Uputstvo za korištenje
Svi BauFin moduli na jednom mjestu
Nadzorna ploča
Nadzorna ploča je središnji pregled financija tvoje građevinske tvrtke. Ovdje vidiš ključne pokazatelje (KPI) za tekuću godinu: prihodi od građevinskih narudžbi, troškovi za materijale i podizvođače, neto dobit te obvezu PDV-a. Mjesečni grafikon omogućuje brzu procjenu sezonske dinamike građevinskih radova.
Klijenti
Modul za upravljanje bazom klijenata građevinske tvrtke — i tvrtki (B2B) i privatnih klijenata. Ovdje pohranjuješ adrese, porezne brojeve, PDV ID i oznaku §13b UStG (građevinski poduzetnik). Točni podaci klijenta ključni su za pravilno izdavanje faktura s obratnim opterećenjem.
Fakture
Stvaranje i upravljanje fakturama za građevinske usluge. Sustav može pripremiti napomene za obratno opterećenje (Reverse Charge §13b) za klijente označene kao građevinski poduzetnici; poreznu klasifikaciju treba provjeriti. Možeš definirati stavke s različitim jedinicama (sati, m², paušal), generirati PDF i slati fakture e-mailom.
Troškovi
Bilježenje svih troškova građevinske tvrtke — od građevinskih materijala do troškova vozila, alata i osiguranja. Svaki trošak je kategoriziran i uključen u godišnji račun dobiti i gubitka (EÜR). Pravilno bilježenje troškova omogućuje odbitak ulaznog PDV-a (Vorsteuer).
Ponude
Stvaranje profesionalnih ponuda (Angebote) za građevinske usluge — od suhe gradnje do renovacijskih radova. Svaka ponuda sadrži detaljne stavke s nabavnim i prodajnim cijenama, što omogućuje kontrolu marže. Prihvaćena ponuda može se automatski pretvoriti u narudžbu.
Bankovni izvodi
Uvoz bankovnih izvoda iz CSV datoteka — asistent priprema prijedloge kategorija za transakcije. Prilagođava plaćanja fakturama i troškovima, što značajno ubrzava knjigovodstvo. Ručno prilagođavanje moguće je za transakcije koje zahtijevaju dodatnu provjeru.
Opomene
Automatsko otkrivanje nepodmirenih faktura i generiranje opomena (Mahnungen). Sustav podržava 3 razine eskalacije: podsjetnik na plaćanje, prva opomena i druga opomena s kamatama. Svaka opomena može se generirati kao PDF i poslati e-mailom ili poštom.
Projekti
Projekti su opcionalni organizacijski spremnik koji grupira više povezanih narudžbi — npr. velika višefazna gradnja gdje je svaka faza zasebna narudžba. Nadzorna ploča projekta agregira KPI iz svih dodijeljenih narudžbi: ukupni sati, prihod, troškovi i marža. Projekt NE zamjenjuje narudžbu — to je nadgradnja.
Narudžbe
Narudžbe (Aufträge) su osnovna jedinica rada u građevinskoj tvrtki. Narudžba može nastati iz prihvaćene ponude ili biti stvorena samostalno. Svaka narudžba ima tok statusa: Nova → U tijeku → Završena → Fakturirana. Možeš obračunavati po satu ili paušalno, dodavati fotografije s gradilišta, dokumente, troškove i bilješke.
Radno vrijeme
Bilježenje radnog vremena građevinskih radnika — po radniku i po narudžbi. Bilježiš sat početka, kraja i pauzu. Sustav automatski izračunava dnevnicu pri satnoj naknadi. Podaci o radnom vremenu napajaju obračune narudžbi i izvještaje za klijente (Stundennachweis).
Knjiga vožnji
Knjiga vožnji (Fahrtenbuch) koristi se za dokumentiranje poslovnih vozila u Njemačkoj. Bilježiš svaku vožnju: odakle, kamo, svrha, km početak/kraj, tip (službena/privatna). Sustav priprema kilometražu i postotni udio službenih vožnji na temelju unosa — za provjeru pri obračunu troškova vozila.
Skener / Dokumenti
Skeniranje računa i faktura pomoću kamere ili učitane datoteke. Asistent očitava iznos, datum, prodavača i kategoriju. Nakon provjere sustav stvara trošak — bez ručnog prepisivanja podataka s računa za građevinske materijale, alate ili gorivo.
Planiranje
Središnje planiranje s tri prikaza: Kanban ploča, Ganttov dijagram i raspored resursa.
Zaposlenici
Upravljanje zaposlenicima građevinske tvrtke — osobni podaci, uvjeti zaposlenja, radno vrijeme i obračun plaća. Ključna funkcija je Sofortmeldung — trenutna prijava zaposlenika u socijalno osiguranje (§28a SGB IV), obvezna u građevinskoj branši PRIJE početka rada.
Podizvođači
Upravljanje građevinskim podizvođačima — baza tvrtki, dokumenti, certifikati i porezne kontrolne točke. Sustav podržava praćenje valjanosti potvrde o oslobođenju od građevinskog poreza (§48b EStG) i može pripremiti izračun Bauabzugsteuer (15%) u nedostatku oslobođenja. Ocjene i povijest narudžbi pomažu pri odabiru provjerenih partnera.
Porezi
Središnje upravljanje svim poreznim pitanjima građevinske tvrtke. Obuhvaća potvrde o oslobođenju od građevinskog poreza (Freistellungsbescheinigung §48b EStG), vozila s amortizacijom, kredite s planom otplate, predujmove poreza na dohodak i crkvenog poreza te PDV prijave (USt-Voranmeldung).
Račun dobiti i gubitka (EÜR)
EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) — pojednostavljeni račun dobiti i gubitka koji koriste mnoge samostalne građevinske tvrtke u Njemačkoj. Sustav automatski generira EÜR na temelju izdanih faktura i evidentiranih troškova. Izvještaj pomaže prikupiti stavke za provjeru i predaju.
Novčani tok
Prognoza novčanog toka (Cashflow) — pregled nadolazećih uplata i isplata u obliku liste ili kalendara. Sustav uključuje izdane fakture (očekivani prihodi), planirane troškove i obveze. Omogućuje predviđanje kad bi građevinska tvrtka mogla imati problem s likvidnošću.
Prognoza likvidnosti
Prognoza za 3 do 12 mjeseci unaprijed — prepoznaj probleme likvidnosti prije nego nastanu. Sustav izračunava očekivane uplate iz otvorenih faktura, nadolazeće porezne predujmove i kreditne rate — i automatski upozorava kad bi saldo mogao pasti ispod nule.
Financijski vodič
Financijski vodič prolazi kroz 21 pravilo optimizacije za građevinske obrte u Njemačkoj. Nakon kratke dijagnoze BauFin pokazuje koja se pravila mogu primijeniti, procijenjeni potencijal i cijenu punog izvještaja.
Kontroling
Financijska analiza: mjesečni razvoj, profitabilnost klijenata i usporedba narudžbi (plan vs stvarno).
Izvoz podataka Pro
Automatski svakodnevni izvoz svih poslovnih podataka kao ZIP. E-mail s linkom za preuzimanje, šifrirana pohrana u EU.
Arhiva
Digitalna arhiva dokumenata s GoBD-orijentiranim funkcijama za sljedivost i kontrolu promjena. Kvartalna struktura (Q1-Q4) olakšava organizaciju. Ovdje čuvaš fakture, ugovore, porezna rješenja, račune, potvrde i korespondenciju. Cjelotekstno pretraživanje (uključujući OCR tekst) omogućuje brzo pronalaženje svakog dokumenta.
Pristup knjigovođe
Portal za vanjski knjigovodstveni ured ili poreznog savjetnika (Steuerberater). Knjigovođa se prijavljuje Bearer tokenom i dobiva pristup samo za čitanje — vidi fakture, troškove, EÜR, arhivu i evidenciju vozila. Vlasnik tvrtke kontrolira od koje godine su podaci vidljivi i prati aktivnost u dnevniku audita.
Postavke
Konfiguracija građevinske tvrtke: osnovni podaci (naziv, adresa, vlasnik), porezni podaci (porezni broj, PDV ID, porezna uprava), bankovni podaci (IBAN, BIC), postavke faktura (prefiks numeriranja, rok plaćanja, podnožje), logo tvrtke, bankovni računi za uvoz CSV te upravljanje obavijestima.
BauFin koristi ntfy — otvoreni sustav obavijesti bez broja telefona i Meta računa. Umjesto WhatsApp grupa dobivaš zaseban kanal za upozorenja o fakturama, plaćanjima i rokovima. Instaliraj ntfy aplikaciju, skeniraj QR kod i odaberi koje obavijesti želiš primati.
Zašto ne WhatsApp? Saznaj više →SOVA — netko mora paziti na tvoje rokove plaćanja!
SOVA je bonus modul za upravljanje stalnim mjesečnim troškovima — najam, leasing, osiguranje, telefon, internet itd. Kalendarska tablica s 31 danom pokazuje na prvi pogled kada se koja uplata treba izvršiti. Automatski podsjetnici ntfy pomažu pratiti rokove. Zašto SOVA? …jer zakašnjela rata boli više od budilice.
