Upute za korištenje
Svi BauFin!app moduli na jednom mjestu
Za samostalne obrte (Einzelunternehmer) i građanska društva (GbR) u građevinskoj i uslužnoj branši — pločare, zidare, soboslikare, krovopokrivače, električare i ostale majstore. BauFin!app koristi EÜR — pojednostavljeno knjigovodstvo za većinu obrtničkih firmi.
Nadzorna ploča
Nadzorna ploča je tvoj kokpit — prva stvar koju vidiš nakon prijave. Na jednom ekranu imaš sliku cijele tvrtke za tekuću radnu godinu: koliko ste zaradili (prihod od naloga), koliko ste potrošili (materijal, podizvođači, vozila), što je ostalo na čisto (dobit) i koliko dugujete uredu po osnovi PDV-a. Mjesečni grafikon i trend pokazuju koji su mjeseci bili jaki, a koji slabi. Karta naloga pokazuje gdje ste ove godine radili. Nadzorna ploča sama će istaknuti dospjele račune (tko i koliko duguje) te nadolazeće rokove. Ne moraš ništa računati — podaci se učitavaju sami, a godinu prebacujete jednim klikom.
Klijenti
Baza svih tvojih klijenata na jednom mjestu — kako tvrtki, tako i privatnih osoba. Ovdje čuvate adrese, telefone, e-mailove, porezne brojeve i USt-ID. Najvažnije polje je oznaka §13b — označavate je kad je klijent građevinski poduzetnik. Zašto je to važno? Zato što takvim klijentima izdajete račune bez PDV-a (Reverse Charge), a ako pogriješiš, ured se može prikvačiti. S kartice klijenta odmah mu izdajete ponudu ili račun — podaci uskaču sami, ništa ne prepisujete drugi put.
Dobavljači
Veletrgovine i tvrtke od kojih kupuješ materijal — zajedno s uvjetima koje si tamo ispregovarao. Najvažniji je redak s rabatom: mnogi majstori u građevinskom skladištu imaju 15, 20 ili 30 posto, ali različito po skupini robe. Upravo zato postoje rabatne skupine. Upiši ono što stvarno dobivaš i program će pri primitku robe računati s tvojom cijenom, ne s cjenikom. Zatim uvjeti plaćanja: kasa-skonto i rok. Dva posto skonta uz deset dana na godišnjoj razini vrijedi više nego što većina misli — sustav te podsjeti dok rok teče.
Katalog usluga (VOB)
Tvoj cjenik rada, složen po VOB/C — dakle po redu koji poznaju arhitekti i javni naručitelji. Umjesto da u svaku ponudu iznova tipkaš „polaganje pločica", stavku biraš iz kataloga: šifra, naziv, jedinica i tvoja cijena su utvrđeni. Katalog uz svaku stavku nosi orijentacijsku cijenu, ali presudan je stupac „moja cijena" — tvoja, ne ona iz knjige. Tko jednom uredno popuni, ponude poslije piše u nekoliko minuta i nikad više ne računa dvije različite cijene za isti posao.
Ponude
Ponuda (Angebot) je tvoj troškovnik za klijenta — pisano pokazujete što ćeš i za koliko napraviti. Svaku stavku unosiš s nabavnom i prodajnom cijenom, pa odmah vidiš maržu i ne ulaziš u posao ispod crte. Za građevinske tvrtke sustav priprema Reverse Charge PDV-a (§13b). U PDF-u možeš prikazati razdvajanje na materijal i rad — to je važno za privatnog klijenta jer rad može odbiti od poreza (§35a EStG). Ponudu šalješ e-mailom kao PDF, a sustav prati je li je klijent otvorio. Kad klijent traži izmjene, radiš klon ponude kao novu verziju (v2, v3...) s poveznicom na original — ne gubiš povijest pregovora. Prihvaćenu ponudu jednim klikom pretvarate u nalog. Možeš postaviti postotnu Anzahlung i kopirati ponudu za drugog klijenta.
Ugovori
Stvaraj ugovore s pravnom snagom — sve koje građevinska tvrtka treba, ne samo one s klijentima. Ugovore o djelu (kao podizvođač za generalnog izvođača prema VOB/B, kao glavni izvođač za poslovnog klijenta, ili renovaciju za privatnog klijenta prema BGB), ugovor s tvojim podizvođačem, te uz to kadrovske ugovore: o radu (uključujući Minijob), o naukovanju, o praksi i s vanjskim suradnikom, a povrh toga predaju službenog automobila, sporazum o raskidu, najam i ugovor o održavanju. Sustav automatski popunjava podatke iz profila klijenta, radnika, podizvođača ili vozila i pazi na zakonske zahtjeve (Reverse Charge PDV §13b, potvrda o oslobođenju §48b, minimalna plaća). Ugovor prvo potpisuje tvoja tvrtka, zatim druga strana — klijent u portalu klijenta.
Projekti
Projekt je fascikl koji povezuje nekoliko povezanih naloga u jedan veći posao — velik nalog čije izvođenje zahtijeva mnogo faza (npr. gradnja kuće: temelj, zidovi, dovršetak — svaki zaseban nalog). Projekt ne zamjenjuje nalog, on je nadgradnja nad njima. Na jednoj nadzornoj ploči vidiš zbrojene sate, prihod, troškove i maržu iz svih faza odjednom, a zasebno napredak (plan naspram izvedbe) i cashflow projekta, odnosno novčane tokove. Projektu pridružujete klijenta i adresu gradilišta, naloge dodajete i odvajate u bilo kojem trenutku, a svaka promjena ide u dnevnik.
Nalozi
Nalog (Auftrag) je osnovna jedinica tvojeg rada — jedan posao kod jednog klijenta i temelj svakog računa. Može nastati iz prihvaćene ponude ili ga otvori ručno. Nalog prolazi kroz faze: Novi → U izvedbi → Završen → Fakturiran. Obračunavate ga po satu (satnica) ili paušalno, a kod većih poslova fakturirate predujmom (Abschlag) i konačnim računom. U nalog dodajete radne sate ekipe, troškove materijala, fotografije s gradilišta, dokumente, bilješke (možeš ih diktirati glasom) i vožnje s GPS-a. Kad preuzimate sličan posao, klonirate nalog jednim klikom — nastaje novi s istim podacima (sustav ne dopušta klonirati isto dvaput istog dana). Možeš i stvoriti nalog-nastavak, a lanac povezanosti (što je iz čega nastalo — klon, nastavak, storno) uvijek imaš pri ruci. Svaka promjena završava u dnevniku, što je važno ako dođe inspekcija.
Planiranje
Planiranje je tvoj raspored radova u tri prikaza, da se ništa ne poklopi u vremenu niti propadne. Ploča (Kanban) prikazuje naloge kao kartice u stupcima prema statusu — povlači ih iz „Za napraviti" u „U tijeku" i „Gotovo". Vremenska os (Gantt) prikazuje naloge kao trake u kalendaru, pa odmah vidiš preklapaju li ti se dva posla na iste dane. Raspored resursa omogućuje pridruživanje radnika nalozima da ne pošaljete istu ekipu na dva mjesta odjednom. Sve filtrirate po godini, klijentu, projektu i statusu.
Radno vrijeme
Evidencija radnog vremena tvoje ekipe — za svakog radnika i svaki nalog zasebno. Unosiš vrijeme ulaska, izlaska i pauzu, a sustav sam računa odrađene sate i dnevnicu prema satnici. Uz unos možeš priložiti fotografije s gradilišta. Prikaz kalendara pokazuje cijeli mjesec — dani s radom osvijetljeni zeleno. Ti podaci ulaze izravno u obračun naloga po satu, u izvještaje sati za klijenta (Stundennachweis) te u evidenciju koju traži carinska inspekcija (MiLoG) i građevinska blagajna za godišnji odmor (SOKA-BAU). Sustav upozorava kad sati krše propise o radnom vremenu.
Katalog
Tvoj vlastiti cjenik građevinskog materijala — gipsane ploče, cement, pločice, kabeli i sve drugo što ugrađujete. Umjesto da sve upisujete iznova u svakoj ponudi, jednom dodate materijal s nabavnom i prodajnom cijenom, a zatim ga samo odaberete s popisa — opis, jedinica i cijena uskaču sami, a marža je odmah vidljiva. Sustav sam dodjeljuje broj artikla i stvara njemački naziv za ponude i račune. Cijeli cjenik od veletrgovine učitavate iz datoteke DATANORM, a same ažuriranja cijena iz datoteke DATPREIS — s pregledom što je novo, a gdje se cijena promijenila, prije nego što potvrdi.
Vozni park
Upravljanje cijelim voznim parkom tvrtke na jednom mjestu — svaki automobil, kombi ili prikolica. Sustav pazi umjesto te na sve rokove: tehničkog pregleda (HU/AU, odnosno TÜV/DEKRA), osiguranja od odgovornosti i Kasko, poreza na vozilo (Kfz) te ugovora o leasingu. Nekoliko tjedana prije isteka dobivaš upozorenje da te nijedan rok ne iznenadi. Ovdje skupljate račune iz radionice i popravke, račune za gorivo, vodi putni radni list (Fahrtenbuch), a sustav računa ukupni trošak posjedovanja vozila (TCO) i amortizaciju. Svako vozilo označavate kao poslovno ili privatno — to odlučuje koliko troškova odbijate od poreza.
Skener / Računi
Kraj prepisivanju računa. Napravi fotografiju računa (za materijal, alat, gorivo), a asistent sam očita iznos, datum, prodavatelja i kategoriju. Ti samo provjeri je li dobro očitao i potvrdi — sustav odmah iz toga stvara poslovni trošak spreman za knjiženje. Zasebno prepoznaje račune za gorivo i povezuje ih s vozilom. Ako je očitavanje nesigurno ili fotografija ne izgleda kao dokument, dobivaš upozorenje. Možeš pregledati i sirovi tekst koji je sustav vidio na fotografiji i pratiti statistiku skeniranih dokumenata.
Servisi
Pregled svega što iz tvojih ugovora o održavanju uskoro dolazi na red — i kod koga. Ovdje ništa ne unosiš ručno: čim postoji ugovor s intervalom servisa, termini se pojavljuju sami. To je razlika između ugovora o održavanju koji donosi novac i onog zaboravljenog u registratoru. Zakašnjeli termini stoje na vrhu i kažu koliko dana vise. Svaki redak pokazuje iznos po servisu, pa na prvi pogled vidiš koliko predvidivog prometa leži u sljedećim mjesecima.
Računi
Izdavanje i praćenje računa za građevinske radove. Stavke u raznim jedinicama (sati, m², komadi, paušal), a za građevinske tvrtke Reverse Charge PDV-a (§13b). Kod velikih poslova fakturirate u fazama: predujmni račun (Abschlag), djelomični obračun (Teilschluss) i konačni račun (Schluss) s obračunom uplaćenih predujmova — sve u skladu s §14 UStG. Račun šalješ e-mailom kao PDF, također kao e-račun ZUGFeRD (koji sve češće traže tvrtke i uredi). Kad pogriješiš, ne brišete račun — radiš storno, koji stvara ispravni račun s obveznim razlogom (stornirani se račun više ne može reaktivirati, to zahtijeva zakon). Sličan račun klonirate kao novi. Nakon potvrde račun dobiva broj i blokadu uređivanja; kad klijent ne plati, sustav predlaže opomenu.
Ostali prihodi
Nije svaki prihod tvrtke račun za posao. Ovdje upisujete sav ostali novac koji ulazi u tvrtku: povrat doprinosa SOKA-BAU, potpore, naknade iz osiguranja, kamate s računa ili prihod od najma opreme. To je važno jer su i ti iznosi prihod tvrtke i moraju ući u godišnji obračun (račun dobiti i gubitka), inače se knjige ne slažu. Unosiš iznos, datum, kategoriju i kratak opis, a sustav to pridružuje prihodima uz račune. Sustav sam zna koji su od tih priljeva podložni PDV-u, a koji nisu — povrat SOKA-BAU, potpora, naknada i kamate nisu, pa ih ne uvrštava u prijavu PDV-a. Kod najma opreme pitamo, jer ondje ovisi o ugovoru.
Poslovni rashodi
Sav novac koji troši na tvrtku — materijali, gorivo, alati, osiguranja, telefon. Svaki trošak pridružujete kategoriji i označavate kao poslovni da ti smanji porez. Sustav razdvaja neto i PDV — taj PDV (Vorsteuer) vraćate od ureda, pod uvjetom da imaš ispravan dokument. Trošak upisujete ručno, učitavate fotografijom računa (OCR) ili uvoziš kao e-račun (XRechnung/ZUGFeRD) — tada podaci ulaze sami, bez prepisivanja. Možeš i planirati veće kupnje unaprijed te ih označavati kao kupljene ili otkazati plan.
Blagajnička knjiga
Blagajnička knjiga (Kassenbuch) je evidencija gotovine tvrtke — svaki euro koji ulazi u blagajnu ili iz nje izlazi. Ako uzimate ili plaćaš gotovinom, moraš to ovdje zabilježiti. To nije obična bilježnica — njemački ured (§146 AO) zahtijeva zapis istog dana, a blagajna ne smije pasti ispod nule. Na kraju dana radiš Tagesabschluss (zaključenje dana) — nakon njega se unosi tog dana više ne mijenjaju. Kad pogriješiš u unosu, ne brišete ga — radiš storno, koji stvara protuknjiženje s obveznim razlogom. Ako ne poslujete gotovinom, modul ostaje prazan.
Bankovni izvodi
Uvoz izvoda s tvojeg poslovnog računa — umjesto ručnog prepisivanja svake transakcije, učitate CSV datoteku iz banke (Revolut, Commerzbank, Sparkasse, Deutsche Bank, N26, Wise, ING, Postbank, Volksbank/Raiffeisen — a ako tvoje banke nema na popisu, program čita običnu CSV datoteku), a asistent sam predlaže kategoriju za svaku stavku i uparuje plaćanja s tvojim računima i troškovima. To ogromno skraćuje knjiženje. Sigurne transakcije potvrđujete skupno, a nesigurne provjeravate ručno. Sustav pazi da ponovni uvoz ne udvostruči iste transakcije, a privatne transfere možeš zanemariti.
Opomene
Kad klijent ne plati na vrijeme, sustav to sam uhvati i pomogne ti vratiti novac. Otkriva dospjele račune i pokazuje koliko dana klijent kasni. Opomene idu redom u četiri stupnja eskalacije: blago podsjećanje, prva opomena, druga opomena i konačna — na svakoj možeš dodati zatezne kamate (računate od aktualne bazne stope Bundesbanke) te naknadu za opomenu. Svaka opomena je PDF koji šalješ e-mailom, poštom ili oboje odjednom; možeš i postaviti da ih sustav šalje automatski nakon određenog broja dana od roka. Kad klijent plati, označi račun kao plaćen i opomena se sama zatvara.
Garancijska zadržavanja
Kod velikih poslova za tvrtke (B2B) klijent često zadrži dio tvoje naplate kao garancijsko zadržavanje (Sicherheitseinbehalt §17 VOB/B) — osiguranje za slučaj nedostataka, obično na jamstveni period, čak do 5 godina. Lako je zaboraviti na takvo zadržavanje i izgubiti novac. Ovaj modul pazi na njih umjesto te: zadržavanje se stvara automatski nakon plaćanja B2B računa s aktivnom klauzulom, a sustav podsjeća kad bi ti ga klijent trebao vratiti. Klijent može i predložiti putem portala zamjenu zadržavanja za bankovnu garanciju — prihvaćate ili odbijate jednim klikom. Kad povrati novac, evidentirate povrat.
Upravljanje porezima
Središnje mjesto za sve porezne poslove građevinske tvrtke. Ovdje čuvate potvrde o oslobođenju od građevinskog poreza (Freistellung §48b — zahvaljujući njoj klijent ti plaća puni iznos, bez zadržavanja 15%), vozila s amortizacijom (AfA), kredite s planom otplate i kamatama, predujmove poreza na dohodak i crkvenog poreza te PDV prijave. Podnosi mjesečne ili tromjesečne PDV prijave (USt-Voranmeldung), a jednom godišnje generirate godišnju PDV prijavu — sustav je izračuna, a vi preuzimate gotovu XML datoteku za slanje na elster.de te PDF za arhiv. Uzima u obzir posebni predujam (1/11, kod produljenja roka) i izvoz izvan EU. Sustav pazi na datume valjanosti potvrda i rokove predujmova da ti ništa ne propadne.
EÜR (porezna prijava)
EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) je pojednostavljeni račun dobiti i gubitka po kojem se obračunava većina jednočlanih građevinskih tvrtki u Njemačkoj. Ljudski rečeno: prihodi minus troškovi daju rezultat od kojeg se računa porez. Sustav ga sastavlja automatski iz tvojih računa (prihodi) i troškova (rashodi) — ne moraš ništa ručno zbrajati. Vrijedi dan kada je novac sjeo na račun — ne dan izdavanja računa. Račun iz prosinca plaćen u siječnju ulazi u rezultat nove godine (načelo priljeva, §11 EStG). Prihode dijeli prema stopi PDV-a (19%, 7%, 0% kod Reverse Charge), a troškove prema kategoriji. Gotov obračun možeš izvesti u formatu DATEV i predati računovođi.
Novčani tijek
Novčani tijek (Cashflow) pokazuje što je stvarno ušlo u tvrtku i što je izašlo — ne iz izdanih računa, nego s bankovnog računa i iz blagajne. Odabereš godinu i vidiš mjesec po mjesec: koliko je ušlo, koliko izašlo, koji je saldo ostao i kako se zbrajao. Klikneš na mjesec i otvara se popis pojedinačnih uplata i isplata — zajedno s prijenosima među računima, privatnim ulozima i povratima. To je fotografija stvarnog stanja novca, a ne računovodstvena približnost. Želiš li vidjeti što tek dolazi, pogledaj u Prognozu.
Kontroling
Kontroling je analiza na čemu zapravo zarađujete, a na čemu gubite. Tri stvari na jednom mjestu: razvoj tvrtke iz mjeseca u mjesec (prihodi i troškovi), profitabilnost klijenata (koji klijent donosi dobit, a koji samo posao) i usporedba naloga plan naspram stvarnosti (koliko ste sati i troškova pretpostavili, a koliko je stvarno ispalo). Zahvaljujući tome znate kojim klijentima podići cijene i gdje se preračunavate pri procjenama.
Prognoza
Prognoza gleda u budućnost na 3 do 12 mjeseci i upozorava na probleme s likvidnošću prije nego što se pojave. To je simulacija novčanih tokova: sustav računa očekivane uplate iz otvorenih računa, nadolazeće porezne predujmove i rate kredita, a kad ispadne da saldo može pasti ispod nule — sam podiže uzbunu. Zasebno planirate godišnju dobit: postavljate cilj i vidiš ide li tvrtka u dobrom smjeru. To ti daje vremena da reagirate prije nego što ponestane novca.
Porezna inspekcija
Kad porezni ured najavi inspekciju (Betriebsprüfung), ovaj modul ti spašava kožu — na jednom mjestu imaš sve dokumente i izvoze koje će Betriebsprüfer zatražiti. Umjesto da u panici tražiš papire, preuzimate gotove datoteke: izvoz GDPdU (podaci za program inspektora IDEA), izvoz DATEV za računovođu, opis računovodstvenih procesa (Verfahrensdokumentation) na njemačkom i tvojem jeziku, protokol svih promjena u sustavu te pregled radnih sati (MiLoG) za carinsku inspekciju. Uz to popis za provjeru što pripremiti i zaseban pristup za inspektora. Sve u skladu sa zahtjevom elektroničke arhivacije (GoBD §147 AO).
Porezni stražar
Porezni stražar je tvoj automatski senzor rizika. Jednom tjedno pregledava tvoje račune i podatke te provjerava 5 tipičnih poreznih rizika koji mogu završiti kaznom od ureda — na primjer pogreške u Reverse Charge PDV-a ili prekoračenje limita. Ako nešto počne izgledati opasno, dobivaš rano upozorenje prije nego što se ured snađe. To nije isto što i Provjera ušteda (ona traži uštede) — Stražar pazi da ne upadnete u nevolje.
Portal računovođe
Portal za tvoj računovodstveni ured ili poreznog savjetnika (Steuerberater). Umjesto da računovođi šalješ datoteke e-mailom, daješ mu siguran pristup — vidi račune, troškove, račun dobiti, arhiv i vozila. Zadano samo pregled, ali ako želiš, možeš mu posebno dopustiti da dodaje troškove ili ispravlja račune. Prijavljuje se vlastitim e-mailom i lozinkom koju mu ti dodijeliš, a ti odlučuješ od koje su godine podaci za njega vidljivi. Sve što računovođa pregleda zapisuje se u revizijski dnevnik, pa imaš potpunu kontrolu.
Privatni ulozi i podizanja
Ono što si tijekom godine uzeo iz tvrtke za sebe i ono što si uložio iz vlastita džepa. Zvuči kao knjigovodstveni posao, a zapravo je točka u koju porezna kod obrtnika gleda osobito pažljivo: iz uloga i podizanja proizlazi hoćeš li kamate na poslovni kredit odbiti u cijelosti (§ 4 Abs. 4a EStG). Tko puno vadi, a malo ulaže, gubi dio odbitka kamata — ne iz zlobe, nego jer zakon tako propisuje. Isti se prikaz nalazi i na dnu godišnjeg obračuna; ovaj je zaslon prečac do njega, pod nazivom pod kojim porezna pita.
Arhiv
Digitalni arhiv svih dokumenata tvrtke, u skladu s njemačkim pravilima čuvanja (GoBD) — dokumente drži onoliko dugo koliko zakon zahtijeva. Račune, ugovore, porezna rješenja, potvrde i korespondenciju slažete po tromjesečjima (Q1–Q4) da se lako snađete. Jednom arhiviran dokument više se ne može promijeniti (GoBD blokada) — to je tvoja zaštita pri inspekciji. Tražilica pretražuje sve, uključujući tekst očitan sa skenova (OCR), pa bilo koji papir pronađete u nekoliko sekundi.
Konfiguracija tvrtke
Svi podaci i dokumenti tvoje tvrtke na jednom mjestu — to je temelj kojim se koristi cijeli sustav. Unosiš adresu, porezne brojeve, oslobođenje §48b i bankovni račun, a ti podaci automatski idu na račune, ponude i opomene. Ovdje također čuvate službene dokumente tvrtke: upis u obrtni registar (Gewerbeanmeldung), vlastitu potvrdu o poreznom oslobođenju i druge — sustav pazi na njihovu valjanost. Zasebna kartica je povijest tvrtke, odnosno kronologija najvažnijih promjena.
Opći uvjeti (AGB)
Opći uvjeti (AGB) su tvoji uvjeti pružanja usluga — pravila po kojima radiš s klijentima. Sustav ih vodi u verzijama: aktivna verzija automatski ide u svaki ugovor i u portal klijenta, a klijent je prihvaća pri registraciji (tako zahtijeva zakon, §305 BGB). Kad promijeni uvjete, nastaje nova verzija, a stare ostaju u povijesti — uvijek se zna koju je verziju dani klijent prihvatio. Ne moraš ništa slati ručno niti paziti tko je što potpisao.
Postavke
Postavke su mjesto gdje sustav prilagođavate sebi i tvrtki. Konfigurirate korisnički profil i lozinku, dvofaktorsku autentifikaciju (2FA) radi sigurnosti, jezik sučelja, satnice, numeraciju računa, podnožje i logo na dokumentima, bankovne račune za uvoz izvoda, vrijeme i vrstu obavijesti te integracije. Imaš i dnevnik aktivnosti (tko je i kada što radio) i pregled računa. Odavde uključujete automatski dnevni izvoz svih podataka (Izvoz Pro) — sustav jednom dnevno pakira bazu i dokumente u ZIP i šalje poveznicu e-mailom, da uvijek imaš sigurnosnu kopiju pohranjenu u EU.
Provjera spremnosti
Popis onoga što mora biti postavljeno prije nego ozbiljno počneš raditi s programom — s postotkom koliko si daleko. Provjera razlikuje tri stupnja: blokirajuće, otvoreno i neobavezno. Blokirajuće znači da nedostaje nešto bez čega račun ne bi bio pravno siguran — primjerice porezni broj ili raspon brojeva računa. Otvorene su stvari koje će ti uskoro trebati, ali te danas ne zaustavljaju. Smisao je ovaj: ne bi trebao ispostaviti prvi račun s napola postavljenom tvrtkom i doznati to tek kad ti ga kupac vrati.
Izvoz podataka
Svake se noći automatski stvara potpuna kopija podataka tvoje tvrtke koju možeš preuzeti. Zašto je to važno: podaci pripadaju tebi i nitko te ne bi smio moći od njih odsjeći — ni mi. Arhiva sadrži i račune i dokumente, ne samo tablice. Kad tvoj porezni savjetnik nešto zatreba, kad želiš promijeniti program ili kad porezna najavi nadzor, sve ti je pri ruci. Zaslon pokazuje i je li zadnja automatska kopija prošla — ako nije, dobit ćeš upozorenje i nećeš se morati pouzdati u to da je valjda u redu.
Modul korisnici
Svatko radi sa svojim računom i dolazi samo do onoga što mu treba za posao. Dok radiš sam, dovoljan je jedan račun. Kad u tvrtki budu tajnica, knjigovođa i tri čovjeka na gradilištu, javlja se pitanje: tko treba vidjeti promet i plaće, a kome je dovoljno upisati sate i prenijeti račun. Svakome otvoriš vlastiti račun i s popisa odabereš tko je ta osoba u tvrtki. Ostalo program postavi sam — ne prolaziš postavke točku po točku. Kod svakog odabira odmah vidiš što će ta osoba vidjeti, a što neće. Otvoriš onoliko računa koliko trebaš. Cijena se ne mijenja.
Skladište
Skladišno poslovanje temeljeno na tvojem Katalogu materijala. Knjiži primke (što je stiglo od veletrgovine) i izdatke (što je otišlo na gradilište), a sustav pokazuje stanja u realnom vremenu i upozorava kad materijal ponestaje. Kad izdate materijal na konkretan nalog, njegova vrijednost ide kao stvarni trošak u profitabilnost tog naloga (Kontroling) — bez dvostrukog računanja u porezima. Na kraju godine radiš inventuru (popis stanja). To je dodatni modul — uključujete ga ako želiš vladati materijalom na zalihi.
Zaposlenici
Upravljanje zaposlenicima građevinske tvrtke — osobni podaci, uvjeti zaposlenja, radno vrijeme i obračuni plaća. Najvažnija stvar je Sofortmeldung — trenutna prijava zaposlenika u socijalno osiguranje (§28a SGB IV), koju u graditeljstvu treba podnijeti PRIJE prvog radnog dana. Ako to ne napravi na vrijeme, prijete visoke kazne. Sustav podsjeća na tu obvezu, pazi na minimalnu plaću za graditeljstvo (Mindestlohn Bau) i računa plaće (bruto, neto, osiguranje, porez).
Podizvođači
Baza tvojih podizvođača zajedno s dokumentima, certifikatima i točkama porezne provjere. Najvažnije: sustav pazi na valjanost potvrde o oslobođenju od građevinskog poreza (§48b). Zašto je to bitno? Zato što ako podizvođač nema valjano oslobođenje, zakon ti nalaže da zadrži 15% njegova računa i odvedete uredu (Bauabzugsteuer) — sustav priprema takvu kalkulaciju. Uz to ocjene i povijest suradnje pomažu birati provjerene ljude, a upozorenja podsjećaju na dokumente koji ističu.
Portal klijenta
Portal klijenta je stranica na koju se prijavljuje tvoj klijent i u realnom vremenu vidi što se događa s njegovim nalogom — bez telefona i e-mailova s pitanjem „i kako ide?". Klijent u portalu potpisuje radne sate (potvrđuje da je ekipa bila), pregledava fotografije s gradilišta, dnevnik gradnje, obračune, ponude i ugovore, prihvaća opće uvjete, prijavljuje nedostatke, piše poruke i dogovara termine. Na kraju posla potvrđuje zapisnik o primopredaji radova (Abnahme) — od tog trenutka teče jamstveni period. Vidi i svoja garancijska zadržavanja. Ti imaš mir, a klijent osjećaj kontrole i profesionalnu uslugu.
Provjera ušteda
Provjera ušteda — analizira tvoju tvrtku prema 21 pravilu skrojeno za građevinsko obrtništvo u Njemačkoj. Popuni jednom svoj profil (bračno stanje, pravni oblik, struka, obitelj, zaposlenici, porezni podaci), a sustav postavlja pitanja samo o onim pravilima koja se mogu odnositi na tebe. Prije nego što bilo što plati, vidiš sažetak: koliko pravila odgovara, kakav je potencijal uštede i koliko košta potpuni izvještaj (15 € po svakom aktivnom pravilu). Izvještaj sve opisuje ljudski, s pravnom osnovom i pitanjima za računovođu — nosiš ga Steuerberateru kao gotov popis.
GPS Tracker
GPS Tracker je Premium modul koji sam vodi tvoj putni radni list. Uključi mali uređaj u auto (plug-and-play), a on uživo pokazuje lokaciju vozila i automatski bilježi svaku vožnju — kilometre uzima izravno s brojača u autu, pa su točni do kilometra. Asistent sam prepoznaje je li vožnja bila poslovna ili privatna (po adresama klijenata i satima), a vi svaku vožnju možeš ručno preklasificirati ili ispraviti adresu. Prepoznaje i radna zaustavljanja (pauze na gradilištu). Sve je zaštićeno od manipulacije i ima potpuni revizijski trag za ured (§146 AO). U kokpitu vidiš kilometražu, kodove kvarova (DTC) i događaje vozila. Kraj ručnom upisivanju ruta.
Obavijesti putem ntfy
BauFin!app koristi ntfy — otvoreni sustav obavijesti bez broja telefona i Meta računa. Umjesto WhatsApp grupa dobivaš zaseban kanal upozorenja o računima, plaćanjima i rokovima. Instalirate aplikaciju ntfy, skenirate QR kod i birate koje obavijesti želiš primati.
Zašto ne WhatsApp? Saznaj više →SOVA — netko mora paziti na tvoje rokove plaćanja!
SOVA — netko mora paziti na tvoje rokove plaćanja!
SOVA je bonus modul za upravljanje fiksnim mjesečnim troškovima — najam, leasing, osiguranje, telefon, internet itd. Kalendarska tablica s 31 danom pokazuje na prvi pogled kad je koje plaćanje dospjelo. Automatski ntfy podsjetnici pomažu paziti na rokove. Zašto SOVA? …jer zakašnjela rata boli više nego budilica.
