Upute za korištenje
Svi BauFin moduli na jednom mjestu
Nadzorna ploča
Nadzorna ploča je vaš kokpit — prva stvar koju vidite nakon prijave. Na jednom ekranu imate sliku cijele tvrtke za tekuću radnu godinu: koliko ste zaradili (prihod od naloga), koliko ste potrošili (materijal, podizvođači, vozila), što je ostalo na čisto (dobit) i koliko dugujete uredu po osnovi PDV-a. Mjesečni grafikon i trend pokazuju koji su mjeseci bili jaki, a koji slabi. Karta naloga pokazuje gdje ste ove godine radili. Nadzorna ploča sama će istaknuti dospjele račune (tko i koliko duguje) te nadolazeće rokove. Ne morate ništa računati — podaci se učitavaju sami, a godinu prebacujete jednim klikom.
Klijenti
Baza svih vaših klijenata na jednom mjestu — kako tvrtki, tako i privatnih osoba. Ovdje čuvate adrese, telefone, e-mailove, porezne brojeve i USt-ID. Najvažnije polje je oznaka §13b — označavate je kad je klijent građevinski poduzetnik. Zašto je to važno? Zato što takvim klijentima izdajete račune bez PDV-a (Reverse Charge), a ako pogriješite, ured se može prikvačiti. S kartice klijenta odmah mu izdajete ponudu ili račun — podaci uskaču sami, ništa ne prepisujete drugi put.
Ponude
Ponuda (Angebot) je vaš troškovnik za klijenta — pisano pokazujete što ćete i za koliko napraviti. Svaku stavku unosite s nabavnom i prodajnom cijenom, pa odmah vidite maržu i ne ulazite u posao ispod crte. Za građevinske tvrtke sustav priprema Reverse Charge PDV-a (§13b). U PDF-u možete prikazati razdvajanje na materijal i rad — to je važno za privatnog klijenta jer rad može odbiti od poreza (§35a EStG). Ponudu šaljete e-mailom kao PDF, a sustav prati je li je klijent otvorio. Kad klijent traži izmjene, radite klon ponude kao novu verziju (v2, v3...) s poveznicom na original — ne gubite povijest pregovora. Prihvaćenu ponudu jednim klikom pretvarate u nalog. Možete postaviti postotnu Anzahlung i kopirati ponudu za drugog klijenta.
Ugovori
Stvarajte ugovore s pravnom snagom — sve koje građevinska tvrtka treba, ne samo one s klijentima. Ugovore o djelu (kao podizvođač za generalnog izvođača prema VOB/B, kao glavni izvođač za poslovnog klijenta, ili renovaciju za privatnog klijenta prema BGB), ugovor s vašim podizvođačem, te uz to kadrovske ugovore: o radu (uključujući Minijob), o naukovanju, o praksi i s vanjskim suradnikom, a povrh toga predaju službenog automobila, sporazum o raskidu, najam i ugovor o održavanju. Sustav automatski popunjava podatke iz profila klijenta, radnika, podizvođača ili vozila i pazi na zakonske zahtjeve (Reverse Charge PDV §13b, potvrda o oslobođenju §48b, minimalna plaća). Ugovor prvo potpisuje vaša tvrtka, zatim druga strana — klijent u portalu klijenta.
Projekti
Projekt je fascikl koji povezuje nekoliko povezanih naloga u jedan veći posao — velik nalog čije izvođenje zahtijeva mnogo faza (npr. gradnja kuće: temelj, zidovi, dovršetak — svaki zaseban nalog). Projekt ne zamjenjuje nalog, on je nadgradnja nad njima. Na jednoj nadzornoj ploči vidite zbrojene sate, prihod, troškove i maržu iz svih faza odjednom, a zasebno napredak (plan naspram izvedbe) i cashflow projekta, odnosno novčane tokove. Projektu pridružujete klijenta i adresu gradilišta, naloge dodajete i odvajate u bilo kojem trenutku, a svaka promjena ide u dnevnik.
Nalozi
Nalog (Auftrag) je osnovna jedinica vašeg rada — jedan posao kod jednog klijenta i temelj svakog računa. Može nastati iz prihvaćene ponude ili ga otvorite ručno. Nalog prolazi kroz faze: Novi → U izvedbi → Završen → Fakturiran. Obračunavate ga po satu (satnica) ili paušalno, a kod većih poslova fakturirate predujmom (Abschlag) i konačnim računom. U nalog dodajete radne sate ekipe, troškove materijala, fotografije s gradilišta, dokumente, bilješke (možete ih diktirati glasom) i vožnje s GPS-a. Kad preuzimate sličan posao, klonirate nalog jednim klikom — nastaje novi s istim podacima (sustav ne dopušta klonirati isto dvaput istog dana). Možete i stvoriti nalog-nastavak, a lanac povezanosti (što je iz čega nastalo — klon, nastavak, storno) uvijek imate pri ruci. Svaka promjena završava u dnevniku, što je važno ako dođe inspekcija.
Planiranje
Planiranje je vaš raspored radova u tri prikaza, da se ništa ne poklopi u vremenu niti propadne. Ploča (Kanban) prikazuje naloge kao kartice u stupcima prema statusu — povlačite ih iz „Za napraviti" u „U tijeku" i „Gotovo". Vremenska os (Gantt) prikazuje naloge kao trake u kalendaru, pa odmah vidite preklapaju li vam se dva posla na iste dane. Raspored resursa omogućuje pridruživanje radnika nalozima da ne pošaljete istu ekipu na dva mjesta odjednom. Sve filtrirate po godini, klijentu, projektu i statusu.
Radno vrijeme
Evidencija radnog vremena vaše ekipe — za svakog radnika i svaki nalog zasebno. Unosite vrijeme ulaska, izlaska i pauzu, a sustav sam računa odrađene sate i dnevnicu prema satnici. Uz unos možete priložiti fotografije s gradilišta. Prikaz kalendara pokazuje cijeli mjesec — dani s radom osvijetljeni zeleno. Ti podaci ulaze izravno u obračun naloga po satu, u izvještaje sati za klijenta (Stundennachweis) te u evidenciju koju traži carinska inspekcija (MiLoG) i građevinska blagajna za godišnji odmor (SOKA-BAU). Sustav upozorava kad sati krše propise o radnom vremenu.
Katalog
Vaš vlastiti cjenik građevinskog materijala — gipsane ploče, cement, pločice, kabeli i sve drugo što ugrađujete. Umjesto da sve upisujete iznova u svakoj ponudi, jednom dodate materijal s nabavnom i prodajnom cijenom, a zatim ga samo odaberete s popisa — opis, jedinica i cijena uskaču sami, a marža je odmah vidljiva. Sustav sam dodjeljuje broj artikla i stvara njemački naziv za ponude i račune. Cijeli cjenik od veletrgovine učitavate iz datoteke DATANORM, a same ažuriranja cijena iz datoteke DATPREIS — s pregledom što je novo, a gdje se cijena promijenila, prije nego što potvrdite.
Vozni park
Upravljanje cijelim voznim parkom tvrtke na jednom mjestu — svaki automobil, kombi ili prikolica. Sustav pazi umjesto vas na sve rokove: tehničkog pregleda (HU/AU, odnosno TÜV/DEKRA), osiguranja od odgovornosti i Kasko, poreza na vozilo (Kfz) te ugovora o leasingu. Nekoliko tjedana prije isteka dobivate upozorenje da vas nijedan rok ne iznenadi. Ovdje skupljate račune iz radionice i popravke, račune za gorivo, vodite putni radni list (Fahrtenbuch), a sustav računa ukupni trošak posjedovanja vozila (TCO) i amortizaciju. Svako vozilo označavate kao poslovno ili privatno — to odlučuje koliko troškova odbijate od poreza.
OCR / Računi
Kraj prepisivanju računa. Napravite fotografiju računa (za materijal, alat, gorivo), a asistent sam očita iznos, datum, prodavatelja i kategoriju. Vi samo provjerite je li dobro očitao i potvrdite — sustav odmah iz toga stvara poslovni trošak spreman za knjiženje. Zasebno prepoznaje račune za gorivo i povezuje ih s vozilom. Ako je očitavanje nesigurno ili fotografija ne izgleda kao dokument, dobivate upozorenje. Možete pregledati i sirovi tekst koji je sustav vidio na fotografiji i pratiti statistiku skeniranih dokumenata.
Računi
Izdavanje i praćenje računa za građevinske radove. Stavke u raznim jedinicama (sati, m², komadi, paušal), a za građevinske tvrtke Reverse Charge PDV-a (§13b). Kod velikih poslova fakturirate u fazama: predujmni račun (Abschlag), djelomični obračun (Teilschluss) i konačni račun (Schluss) s obračunom uplaćenih predujmova — sve u skladu s §14 UStG. Račun šaljete e-mailom kao PDF, također kao e-račun ZUGFeRD (koji sve češće traže tvrtke i uredi). Kad pogriješite, ne brišete račun — radite storno, koji stvara ispravni račun s obveznim razlogom (stornirani se račun više ne može reaktivirati, to zahtijeva zakon). Sličan račun klonirate kao novi. Nakon potvrde račun dobiva broj i blokadu uređivanja; kad klijent ne plati, sustav predlaže opomenu.
Ostali prihodi
Nije svaki prihod tvrtke račun za posao. Ovdje upisujete sav ostali novac koji ulazi u tvrtku: povrat doprinosa SOKA-BAU, potpore, naknade iz osiguranja, kamate s računa ili prihod od najma opreme. To je važno jer su i ti iznosi prihod tvrtke i moraju ući u godišnji obračun (račun dobiti i gubitka), inače se knjige ne slažu. Unosite iznos, datum, kategoriju i kratak opis, a sustav to pridružuje prihodima uz račune.
Poslovni rashodi
Sav novac koji trošite na tvrtku — materijali, gorivo, alati, osiguranja, telefon. Svaki trošak pridružujete kategoriji i označavate kao poslovni da vam smanji porez. Sustav razdvaja neto i PDV — taj PDV (Vorsteuer) vraćate od ureda, pod uvjetom da imate ispravan dokument. Trošak upisujete ručno, učitavate fotografijom računa (OCR) ili uvozite kao e-račun (XRechnung/ZUGFeRD) — tada podaci ulaze sami, bez prepisivanja. Možete i planirati veće kupnje unaprijed te ih označavati kao kupljene ili otkazati plan.
Blagajnička knjiga
Blagajnička knjiga (Kassenbuch) je evidencija gotovine tvrtke — svaki euro koji ulazi u blagajnu ili iz nje izlazi. Ako uzimate ili plaćate gotovinom, morate to ovdje zabilježiti. To nije obična bilježnica — njemački ured (§146 AO) zahtijeva zapis istog dana, a blagajna ne smije pasti ispod nule. Na kraju dana radite Tagesabschluss (zaključenje dana) — nakon njega se unosi tog dana više ne mijenjaju. Kad pogriješite u unosu, ne brišete ga — radite storno, koji stvara protuknjiženje s obveznim razlogom. Ako ne poslujete gotovinom, modul ostaje prazan.
Bankovni izvodi
Uvoz izvoda s vašeg poslovnog računa — umjesto ručnog prepisivanja svake transakcije, učitate CSV datoteku iz banke (Revolut, Sparkasse i druge), a asistent sam predlaže kategoriju za svaku stavku i uparuje plaćanja s vašim računima i troškovima. To ogromno skraćuje knjiženje. Sigurne transakcije potvrđujete skupno, a nesigurne provjeravate ručno. Sustav pazi da ponovni uvoz ne udvostruči iste transakcije, a privatne transfere možete zanemariti.
Opomene
Kad klijent ne plati na vrijeme, sustav to sam uhvati i pomogne vam vratiti novac. Otkriva dospjele račune i pokazuje koliko dana klijent kasni. Opomene idu redom u četiri stupnja eskalacije: blago podsjećanje, prva opomena, druga opomena i konačna — na svakoj možete dodati zatezne kamate (računate od aktualne bazne stope Bundesbanke) te naknadu za opomenu. Svaka opomena je PDF koji šaljete e-mailom, poštom ili oboje odjednom; možete i postaviti da ih sustav šalje automatski nakon određenog broja dana od roka. Kad klijent plati, označite račun kao plaćen i opomena se sama zatvara.
Garancijska zadržavanja
Kod velikih poslova za tvrtke (B2B) klijent često zadrži dio vaše naplate kao garancijsko zadržavanje (Sicherheitseinbehalt §17 VOB/B) — osiguranje za slučaj nedostataka, obično na jamstveni period, čak do 5 godina. Lako je zaboraviti na takvo zadržavanje i izgubiti novac. Ovaj modul pazi na njih umjesto vas: zadržavanje se stvara automatski nakon plaćanja B2B računa s aktivnom klauzulom, a sustav podsjeća kad bi vam ga klijent trebao vratiti. Klijent može i predložiti putem portala zamjenu zadržavanja za bankovnu garanciju — prihvaćate ili odbijate jednim klikom. Kad povratite novac, evidentirate povrat.
Upravljanje porezima
Središnje mjesto za sve porezne poslove građevinske tvrtke. Ovdje čuvate potvrde o oslobođenju od građevinskog poreza (Freistellung §48b — zahvaljujući njoj klijent vam plaća puni iznos, bez zadržavanja 15%), vozila s amortizacijom (AfA), kredite s planom otplate i kamatama, predujmove poreza na dohodak i crkvenog poreza te PDV prijave. Podnosite mjesečne ili tromjesečne PDV prijave (USt-Voranmeldung), a jednom godišnje generirate godišnju PDV prijavu — sustav je izračuna, a vi preuzimate gotovu XML datoteku za slanje na elster.de te PDF za arhiv. Uzima u obzir posebni predujam (1/11, kod produljenja roka) i izvoz izvan EU. Sustav pazi na datume valjanosti potvrda i rokove predujmova da vam ništa ne propadne.
EÜR (porezna prijava)
EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) je pojednostavljeni račun dobiti i gubitka po kojem se obračunava većina jednočlanih građevinskih tvrtki u Njemačkoj. Ljudski rečeno: prihodi minus troškovi daju rezultat od kojeg se računa porez. Sustav ga sastavlja automatski iz vaših računa (prihodi) i troškova (rashodi) — ne morate ništa ručno zbrajati. Prihode dijeli prema stopi PDV-a (19%, 7%, 0% kod Reverse Charge), a troškove prema kategoriji. Gotov obračun možete izvesti u formatu DATEV i predati računovođi.
Novčani tijek
Novčani tijek (Cashflow) pokazuje kada i koliko novca ulazi, a koliko izlazi iz tvrtke — u prikazu popisa ili kalendara. Sustav uzima u obzir izdane račune (očekivane uplate), planirane troškove i obveze, da unaprijed vidite kad bi moglo postati tijesno s gotovinom. To je alat koji upozorava prije nego što ponestane za plaće ili materijal.
Kontroling
Kontroling je analiza na čemu zapravo zarađujete, a na čemu gubite. Tri stvari na jednom mjestu: razvoj tvrtke iz mjeseca u mjesec (prihodi i troškovi), profitabilnost klijenata (koji klijent donosi dobit, a koji samo posao) i usporedba naloga plan naspram stvarnosti (koliko ste sati i troškova pretpostavili, a koliko je stvarno ispalo). Zahvaljujući tome znate kojim klijentima podići cijene i gdje se preračunavate pri procjenama.
Prognoza
Prognoza gleda u budućnost na 3 do 12 mjeseci i upozorava na probleme s likvidnošću prije nego što se pojave. To je simulacija novčanih tokova: sustav računa očekivane uplate iz otvorenih računa, nadolazeće porezne predujmove i rate kredita, a kad ispadne da saldo može pasti ispod nule — sam podiže uzbunu. Zasebno planirate godišnju dobit: postavljate cilj i vidite ide li tvrtka u dobrom smjeru. To vam daje vremena da reagirate prije nego što ponestane novca.
Porezna inspekcija
Kad porezni ured najavi inspekciju (Betriebsprüfung), ovaj modul vam spašava kožu — na jednom mjestu imate sve dokumente i izvoze koje će Betriebsprüfer zatražiti. Umjesto da u panici tražite papire, preuzimate gotove datoteke: izvoz GDPdU (podaci za program inspektora IDEA), izvoz DATEV za računovođu, opis računovodstvenih procesa (Verfahrensdokumentation) na njemačkom i vašem jeziku, protokol svih promjena u sustavu te pregled radnih sati (MiLoG) za carinsku inspekciju. Uz to popis za provjeru što pripremiti i zaseban pristup za inspektora. Sve u skladu sa zahtjevom elektroničke arhivacije (GoBD §147 AO).
Porezni stražar
Porezni stražar je vaš automatski senzor rizika. Jednom tjedno pregledava vaše račune i podatke te provjerava 5 tipičnih poreznih rizika koji mogu završiti kaznom od ureda — na primjer pogreške u Reverse Charge PDV-a ili prekoračenje limita. Ako nešto počne izgledati opasno, dobivate rano upozorenje prije nego što se ured snađe. To nije isto što i Financijski savjetnik (on traži uštede) — Stražar pazi da ne upadnete u nevolje.
Portal računovođe
Portal za vaš računovodstveni ured ili poreznog savjetnika (Steuerberater). Umjesto da računovođi šaljete datoteke e-mailom, dajete mu siguran pristup samo za čitanje — vidi račune, troškove, račun dobiti, arhiv i vozila, ali ništa ne mijenja. Prijavljuje se posebnim tokenom (bez lozinke), a vi odlučujete od koje su godine podaci za njega vidljivi. Sve što računovođa pregleda zapisuje se u revizijski dnevnik, pa imate potpunu kontrolu.
Arhiv
Digitalni arhiv svih dokumenata tvrtke, u skladu s njemačkim pravilima čuvanja (GoBD) — dokumente držite propisanih 10 godina. Račune, ugovore, porezna rješenja, potvrde i korespondenciju slažete po tromjesečjima (Q1–Q4) da se lako snađete. Jednom arhiviran dokument više se ne može promijeniti (GoBD blokada) — to je vaša zaštita pri inspekciji. Tražilica pretražuje sve, uključujući tekst očitan sa skenova (OCR), pa bilo koji papir pronađete u nekoliko sekundi.
Konfiguracija tvrtke
Svi podaci i dokumenti vaše tvrtke na jednom mjestu — to je temelj kojim se koristi cijeli sustav. Unosite adresu, porezne brojeve, oslobođenje §48b i bankovni račun, a ti podaci automatski idu na račune, ponude i opomene. Ovdje također čuvate službene dokumente tvrtke: upis u obrtni registar (Gewerbeanmeldung), vlastitu potvrdu o poreznom oslobođenju i druge — sustav pazi na njihovu valjanost. Zasebna kartica je povijest tvrtke, odnosno kronologija najvažnijih promjena.
Opći uvjeti (AGB)
Opći uvjeti (AGB) su vaši uvjeti pružanja usluga — pravila po kojima radite s klijentima. Sustav ih vodi u verzijama: aktivna verzija automatski ide u svaki ugovor i u portal klijenta, a klijent je prihvaća pri registraciji (tako zahtijeva zakon, §305 BGB). Kad promijenite uvjete, nastaje nova verzija, a stare ostaju u povijesti — uvijek se zna koju je verziju dani klijent prihvatio. Ne morate ništa slati ručno niti paziti tko je što potpisao.
Postavke
Postavke su mjesto gdje sustav prilagođavate sebi i tvrtki. Konfigurirate korisnički profil i lozinku, dvofaktorsku autentifikaciju (2FA) radi sigurnosti, jezik sučelja, satnice, numeraciju računa, podnožje i logo na dokumentima, bankovne račune za uvoz izvoda, vrijeme i vrstu obavijesti te integracije. Imate i dnevnik aktivnosti (tko je i kada što radio) i pregled računa. Odavde uključujete automatski dnevni izvoz svih podataka (Izvoz Pro) — sustav jednom dnevno pakira bazu i dokumente u ZIP i šalje poveznicu e-mailom, da uvijek imate sigurnosnu kopiju pohranjenu u EU.
Skladište
Skladišno poslovanje temeljeno na vašem Katalogu materijala. Knjižite primke (što je stiglo od veletrgovine) i izdatke (što je otišlo na gradilište), a sustav pokazuje stanja u realnom vremenu i upozorava kad materijal ponestaje. Kad izdate materijal na konkretan nalog, njegova vrijednost ide kao stvarni trošak u profitabilnost tog naloga (Kontroling) — bez dvostrukog računanja u porezima. Na kraju godine radite inventuru (popis stanja). To je dodatni modul — uključujete ga ako želite vladati materijalom na zalihi.
Zaposlenici
Upravljanje zaposlenicima građevinske tvrtke — osobni podaci, uvjeti zaposlenja, radno vrijeme i obračuni plaća. Najvažnija stvar je Sofortmeldung — trenutna prijava zaposlenika u socijalno osiguranje (§28a SGB IV), koju u graditeljstvu treba podnijeti PRIJE prvog radnog dana. Ako to ne napravite na vrijeme, prijete visoke kazne. Sustav podsjeća na tu obvezu, pazi na minimalnu plaću za graditeljstvo (Mindestlohn Bau) i računa plaće (bruto, neto, osiguranje, porez).
Podizvođači
Baza vaših podizvođača zajedno s dokumentima, certifikatima i točkama porezne provjere. Najvažnije: sustav pazi na valjanost potvrde o oslobođenju od građevinskog poreza (§48b). Zašto je to bitno? Zato što ako podizvođač nema valjano oslobođenje, zakon vam nalaže da zadržite 15% njegova računa i odvedete uredu (Bauabzugsteuer) — sustav priprema takvu kalkulaciju. Uz to ocjene i povijest suradnje pomažu birati provjerene ljude, a upozorenja podsjećaju na dokumente koji ističu.
Portal klijenta
Portal klijenta je stranica na koju se prijavljuje vaš klijent i u realnom vremenu vidi što se događa s njegovim nalogom — bez telefona i e-mailova s pitanjem „i kako ide?". Klijent u portalu potpisuje radne sate (potvrđuje da je ekipa bila), pregledava fotografije s gradilišta, dnevnik gradnje, obračune, ponude i ugovore, prihvaća opće uvjete, prijavljuje nedostatke, piše poruke i dogovara termine. Na kraju posla potvrđuje zapisnik o primopredaji radova (Abnahme) — od tog trenutka teče jamstveni period. Vidi i svoja garancijska zadržavanja. Vi imate mir, a klijent osjećaj kontrole i profesionalnu uslugu.
Financijski savjetnik
Financijski savjetnik pokazuje vam legalne načine da plaćate manje poreza — 21 pravilo optimizacije skrojeno za građevinsko obrtništvo u Njemačkoj. Popunite jednom svoj profil (bračno stanje, pravni oblik, struka, obitelj, zaposlenici, porezni podaci), a sustav postavlja pitanja samo o onim pravilima koja se mogu odnositi na vas. Prije nego što bilo što platite, vidite sažetak: koliko pravila odgovara, kakav je potencijal uštede i koliko košta potpuni izvještaj (15 € po svakom aktivnom pravilu). Izvještaj sve opisuje ljudski, s pravnom osnovom i pitanjima za računovođu — nosite ga Steuerberateru kao gotov popis.
GPS Tracker
GPS Tracker je Premium modul koji sam vodi vaš putni radni list. Uključite mali uređaj u auto (plug-and-play), a on uživo pokazuje lokaciju vozila i automatski bilježi svaku vožnju — kilometre uzima izravno s brojača u autu, pa su točni do kilometra. Asistent sam prepoznaje je li vožnja bila poslovna ili privatna (po adresama klijenata i satima), a vi svaku vožnju možete ručno preklasificirati ili ispraviti adresu. Prepoznaje i radna zaustavljanja (pauze na gradilištu). Sve je zaštićeno od manipulacije i ima potpuni revizijski trag za ured (§4 EStG). U kokpitu vidite kilometražu, kodove kvarova (DTC) i događaje vozila. Kraj ručnom upisivanju ruta.
Obavijesti putem ntfy
BauFin koristi ntfy — otvoreni sustav obavijesti bez broja telefona i Meta računa. Umjesto WhatsApp grupa dobivate zaseban kanal upozorenja o računima, plaćanjima i rokovima. Instalirate aplikaciju ntfy, skenirate QR kod i birate koje obavijesti želite primati.
Zašto ne WhatsApp? Saznajte više →SOWA — netko mora paziti na vaše rokove plaćanja!
SOWA — netko mora paziti na vaše rokove plaćanja!
SOWA je bonus modul za upravljanje fiksnim mjesečnim troškovima — najam, leasing, osiguranje, telefon, internet itd. Kalendarska tablica s 31 danom pokazuje na prvi pogled kad je koje plaćanje dospjelo. Automatski ntfy podsjetnici pomažu paziti na rokove. Zašto SOWA? …jer zakašnjela rata boli više nego budilica.
