Kullanım kılavuzu
Tüm BauFin!app modülleri tek bir yerde
İnşaat ve hizmet sektöründeki bireysel girişimciler (Einzelunternehmer) ve ortaklıklar (GbR) için — fayansçılar, duvarcılar, boyacılar, çatıcılar, elektrikçiler ve diğer tüm zanaatkarlar. BauFin!app, çoğu zanaat işletmesinin kullandığı EÜR (basitleştirilmiş muhasebe) kullanır.
Pano
Pano senin kokpitin — giriş yaptıktan sonra gördüğün ilk şey. Tek bir ekranda içinde bulunduğun çalışma yılı için tüm firmanın resmini görürsün: ne kadar kazandın (işlerden gelen gelir), ne kadar harcadın (malzeme, alt yükleniciler, araçlar), net olarak ne kaldı (kâr) ve KDV nedeniyle daireye ne kadar borçlusun. Aylık grafik ve trend, hangi ayların güçlü hangilerinin zayıf olduğunu gösterir. İş haritası bu yıl nerede çalıştığını gösterir. Pano, vadesi geçmiş faturaları (kim ne kadar borçlu) ve yaklaşan tarihleri kendisi öne çıkarır. Hiçbir şey hesaplamana gerek yok — veriler kendiliğinden yüklenir, yılı ise tek tıkla değiştirirsin.
Müşteriler
Tüm müşterilerin tek bir yerde — hem firmalar hem de özel kişiler. Burada adresleri, telefonları, e-postaları, vergi numaralarını ve vergi kimlik numaralarını tutarsın. En önemli alan §13b işaretidir — müşteri bir inşaat girişimcisi olduğunda bunu işaretlersin. Bu neden önemli? Çünkü böyle müşterilere KDV'siz fatura kesersin (ters ödeme), ve eğer yanılırsan daire sana takılabilir. Müşteri kartından ona hemen bir teklif ya da fatura düzenleyebilirsin — veriler kendiliğinden gelir, hiçbir şeyi ikinci kez yazmazsın.
Tedarikçiler
Malzeme aldığın toptancılar ve firmalar — onlarla pazarlık ettiğin koşullarla birlikte. En önemlisi iskonto satırı: birçok usta yapı marketinde yüzde 15, 20 veya 30 iskonto alır, ama her ürün grubunda farklı oranla. İskonto grupları tam bunun için var. Gerçekte ne aldığını yaz, program mal girişinde liste fiyatıyla değil senin fiyatınla hesaplasın. Sonra ödeme koşulları: erken ödeme indirimi ve vade. On günde yüzde iki indirim, yıl bazında çoğu kişinin sandığından fazla eder — süre işlerken sistem sana hatırlatır.
Hizmet kataloğu (VOB)
İşçilik fiyat listen, VOB/C düzenine göre kurulmuş — yani mimarların ve kamu işverenlerinin bildiği düzene göre. Her teklife yeniden „fayans döşeme" yazmak yerine kalemi katalogdan seçersin: kod, tanım, birim ve senin fiyatın bellidir. Katalog her kalem için yol gösterici bir fiyat taşır, ama belirleyici olan „benim fiyatım" sütunudur — seninki, kitaptaki değil. Bir kez düzgün dolduran, sonra teklifleri dakikalar içinde yazar ve aynı iş için bir daha iki farklı fiyat hesaplamaz.
Teklifler
Teklif (Angebot) müşteriye yönelik maliyet hesabındır — neyi ne kadara yapacağını yazılı olarak gösterirsin. Her kalemi alış ve satış fiyatıyla girersin, böylece kâr marjını hemen görürsün ve zararına iş almazsın. İnşaat firmaları için sistem KDV ters ödemesini (§13b) hazırlar. PDF'te malzeme ile işçilik ayrımını gösterebilirsin — bu özel müşteri için önemlidir, çünkü işçiliği vergisinden düşebilir (§35a EStG). Teklifi PDF olarak e-postayla gönderirsin ve sistem müşterinin açıp açmadığını izler. Müşteri değişiklik istediğinde teklifin bir kopyasını yeni bir sürüm olarak (v2, v3...) orijinale bağlantıyla oluşturursun — pazarlık geçmişini kaybetmezsin. Kabul edilen teklifi tek tıkla bir işe dönüştürürsün. Yüzde olarak bir peşinat (Anzahlung) ayarlayabilir ve teklifi başka bir müşteri için kopyalayabilirsin.
Sözleşmeler
Hukuki bağlayıcılığı olan sözleşmeler oluştur — bir inşaat firmasının ihtiyaç duyduğu her sözleşme, yalnızca müşterilerle olanlar değil. Eser sözleşmeleri (genel yüklenici için alt yüklenici olarak VOB/B'ye göre, kurumsal müşteri için ana yüklenici olarak, ya da özel müşteri için BGB'ye göre tadilat), kendi alt yüklenicinle sözleşme, ayrıca personel sözleşmeleri: iş sözleşmesi (Minijob dâhil), çıraklık, staj ve serbest çalışan sözleşmesi, bunlara ek olarak şirket aracı tahsisi, fesih anlaşması, kira ve bakım sözleşmesi. Sistem verileri müşteri, çalışan, alt yüklenici veya araç profilinden otomatik doldurur ve yasal gereklilikleri gözetir (KDV ters ödemesi §13b, §48b muafiyet belgesi, asgari ücret). Sözleşmeyi önce senin firman, sonra karşı taraf imzalar — müşteri, müşteri portalında.
Projeler
Proje, birbiriyle ilişkili birkaç işi tek bir daha büyük işte birleştiren bir dosyadır — birçok aşama gerektiren büyük bir iş (örneğin ev inşaatı: temel, duvarlar, ince işçilik — her biri ayrı iş olarak). Proje işin yerini almaz, onların üstünde bir katmandır. Tek bir panoda tüm aşamaların toplanmış saatlerini, gelirini, maliyetlerini ve kâr marjını aynı anda görürsün, ayrıca ayrı olarak ilerlemeyi (plan ve gerçekleşme) ve projenin nakit akışını, yani para hareketlerini görürsün. Projeye bir müşteri ve şantiye adresi atarsın, işleri istediğin an ekler ve çıkarırsın, her değişiklik günlüğe düşer.
Siparişler
İş (Auftrag) çalışmanın temel birimidir — bir müşteride yapılan tek bir iş ve her faturanın temeli. Kabul edilmiş bir tekliften oluşabilir ya da onu elle oluşturursun. İş şu aşamalardan geçer: Yeni → Devam ediyor → Tamamlandı → Faturalandı. Onu saatlik (saat ücreti) ya da götürü olarak hesaplarsın, daha büyük işlerde peşinat faturası (Abschlag) ve nihai fatura ile fatura kesersin. İşe ekibin çalışma saatlerini, malzeme maliyetlerini, şantiye fotoğraflarını, belgeleri, notları (sesle dikte edebilirsin) ve GPS'ten gelen sürüşleri eklersin. Benzer bir iş aldığında işi tek tıkla klonlarsın — aynı verilerle yeni bir iş oluşur (sistem aynı gün aynı işi iki kez klonlamana izin vermez). Devam işi de oluşturabilirsin, ve ilişki zincirini (neyin neyden oluştuğu — klon, devam, storno) her zaman elinin altında bulundurursun. Her değişiklik günlüğe düşer, bu da bir denetim gelirse önemlidir.
Planlama
Planlama, hiçbir şeyin zamanda çakışmaması ve kaybolmaması için üç görünümde iş programındır. Pano (Kanban), işleri duruma göre sütunlarda kartlar olarak gösterir — onları "Yapılacak"tan "Devam ediyor" ve "Tamam"a sürüklersin. Zaman çizelgesi (Gantt), işleri takvimde çubuklar olarak gösterir, böylece iki işin aynı günlere denk gelip gelmediğini hemen görürsün. Kaynak çizelgesi, çalışanları işlere atamanı sağlar, böylece aynı ekibi aynı anda iki yere göndermezsin. Her şeyi yıla, müşteriye, projeye ve duruma göre filtrelersin.
Çalışma saatleri
Ekibinin çalışma saatlerinin kaydı — her çalışan ve her iş için ayrı ayrı. Giriş saatini, çıkış saatini ve molayı girersin, sistem çalışılan saatleri ve ücrete göre yevmiyeyi kendisi hesaplar. Kayda şantiye fotoğrafları ekleyebilirsin. Takvim görünümü tüm ayı gösterir — çalışılan günler yeşille öne çıkarılır. Bu veriler doğrudan saatlik işlerin hesabına, müşteriye yönelik saat raporlarına (Stundennachweis) ve gümrük denetiminde (MiLoG) ile inşaat izin kasası (SOKA-BAU) tarafından talep edilen kayda girer. Saatler çalışma süresi mevzuatını ihlal ettiğinde sistem uyarır.
Katalog
Kendi inşaat malzemeleri fiyat listen — alçıpan levhalar, çimento, fayanslar, kablolar ve monte ettiğin diğer her şey. Her teklifte her şeyi baştan yazmak yerine, malzemeyi alış ve satış fiyatıyla bir kez eklersin, sonra sadece listeden seçersin — açıklama, birim ve fiyat kendiliğinden gelir, kâr marjı ise hemen görünür. Sistem malzeme numarasını kendisi verir ve teklifler ile faturalar için Almanca bir ad oluşturur. Toptancıdan gelen tüm fiyat listesini DATANORM dosyasından, yalnızca fiyat güncellemelerini ise DATPREIS dosyasından yüklersin — onaylamadan önce neyin yeni, nerede fiyatın değiştiğini önizleyebilirsin.
Araçlar
Firmanın tüm filosunu tek bir yerde yönet — her otomobil, minibüs veya römork. Sistem senin yerine tüm tarihleri takip eder: muayene (HU/AU, yani TÜV/DEKRA), zorunlu ve kasko sigorta, araç vergisi ve leasing sözleşmesi. Süresi dolmadan birkaç hafta önce bir uyarı alırsın, böylece hiçbir tarih seni şaşırtmaz. Burada atölye faturaları ve tamirleri, yakıt fişlerini toplarsın, kilometre defteri (Fahrtenbuch) tutarsın, sistem ise aracın toplam sahip olma maliyetini (TCO) ve amortismanı hesaplar. Her aracı iş amaçlı ya da özel olarak işaretlersin — bu, kaç maliyeti vergiden düşeceğini belirler.
Tarayıcı
Fişleri elle yazma dönemi bitti. Bir fişin ya da faturanın (malzeme, alet, yakıt için) fotoğrafını çekersin, asistan tutarı, tarihi, satıcıyı ve kategoriyi kendisi okur. Sen sadece doğru okuyup okumadığını kontrol edip onaylarsın — sistem hemen bundan kaydedilmeye hazır bir işletme gideri oluşturur. Yakıt fişlerini ayrı olarak tanır ve araca bağlar. Okuma belirsizse ya da fotoğraf bir belgeye benzemiyorsa bir uyarı alırsın. Sistemin fotoğrafta gördüğü ham metni de önizleyebilir ve taranan belgelerin istatistiklerini izleyebilirsin.
Bakımlar
Bakım sözleşmelerinden yakında ne çıkacağının ve kimde olduğunun toplu görünümü. Burada elle bir şey oluşturmazsın: bakım aralığı olan bir sözleşme var olur olmaz tarihler kendiliğinden belirir. Para kazandıran bakım sözleşmesiyle klasörde unutulan arasındaki fark budur. Gecikmiş tarihler en üstte durur ve kaç gündür beklediklerini söyler. Her satır bakım başına tutarı gösterir, böylece önümüzdeki aylarda ne kadar öngörülebilir ciro olduğunu bir bakışta görürsün.
Faturalar
İnşaat işleri için fatura kesme ve takip. Farklı birimlerde kalemler (saat, m², adet, götürü), inşaat firmaları için ise KDV ters ödemesi (§13b). Büyük işlerde aşamalar hâlinde fatura kesersin: peşinat faturası (Abschlag), kısmi teslim (Teilschluss) ve ödenmiş peşinatların mahsuplaştığı nihai fatura (Schluss) — hepsi §14 UStG'ye uygun. Faturayı PDF olarak, ayrıca giderek daha çok firma ve dairenin talep ettiği ZUGFeRD e-faturası olarak da e-postayla gönderirsin. Yanılırsan faturayı silmezsin — zorunlu bir gerekçeyle düzeltme faturası oluşturan bir storno yaparsın (storno yapılan fatura artık yeniden etkinleştirilemez, bunu yasa gerektirir). Benzer faturayı yeni bir fatura olarak klonlarsın. Onaydan sonra fatura bir numara ve düzenleme kilidi alır; müşteri ödemediğinde sistem bir hatırlatma önerir.
Diğer gelirler
Firmanın her geliri bir iş faturası değildir. Burada firmaya giren diğer tüm paraları girersin: SOKA-BAU aidat iadesi, hibeler, sigorta tazminatları, hesap faizi ya da ekipman kiralama geliri. Bu önemlidir, çünkü bu tutarlar da firmanın geliridir ve yıllık hesaba (gelir tablosuna) girmesi gerekir, aksi hâlde defterler tutmaz. Tutarı, tarihi, kategoriyi ve kısa bir açıklamayı girersin, sistem ise bunu faturaların yanında gelirlere ekler. Sistem bu girişlerden hangilerinin KDV'ye tabi olduğunu, hangilerinin olmadığını kendisi bilir — SOKA-BAU iadesi, hibe, tazminat ve faiz tabi değildir, bu yüzden onları KDV beyanına yazmaz. Ekipman kiralamada soruyoruz, çünkü orada sözleşmeye bağlıdır.
İşletme giderleri
Firmaya harcadığın tüm paralar — malzemeler, yakıt, aletler, sigortalar, telefon. Her gideri bir kategoriye atarsın ve vergiyi düşürmesi için iş amaçlı olarak işaretlersin. Sistem net ve KDV'yi ayırır — düzgün bir belgen varsa bu KDV'yi (Vorsteuer) daireden geri alırsın. Gideri elle girer, fişin fotoğrafıyla (OCR) yükler ya da e-fatura (XRechnung/ZUGFeRD) olarak içe aktarırsın — o zaman veriler yazmadan kendiliğinden gelir. Daha büyük alımları önceden planlayabilir ve satın alındı olarak işaretleyebilir ya da planı iptal edebilirsin.
Kasa defteri
Kasa (Kassenbuch) firmanın nakit kaydıdır — kasaya giren ya da kasadan çıkan her euro. Nakit alıyor ya da nakit ödüyorsan bunu burada kaydetmelisin. Bu sıradan bir defter değildir — Alman dairesi (§146 AO) aynı gün kayıt yapılmasını gerektirir, ve kasa sıfırın altına inemez. Gün sonunda gün kapanışı (Tagesabschluss) yaparsın — bundan sonra o günün kayıtları artık değiştirilmez. Bir kayıtta yanılırsan onu silmezsin — zorunlu bir gerekçeyle ters kayıt oluşturan bir storno yaparsın. Nakitle işin yoksa modül boş kalır.
Hesap özetleri
Firma hesabından ekstrelerin içe aktarımı — her işlemi elle yazmak yerine, bankadan (Revolut, Commerzbank, Sparkasse, Deutsche Bank, N26, Wise, ING, Postbank, Volksbank/Raiffeisen — bankan listede yoksa program normal bir CSV dosyasını okur) bir CSV dosyası yüklersin, asistan her kalem için bir kategori önerir ve ödemeleri faturalarına ve giderlerine eşleştirir. Bu, kayıt tutmayı muazzam ölçüde kısaltır. Kesin işlemleri topluca onaylarsın, belirsizleri ise elle kontrol edersin. Sistem, tekrar içe aktarmanın aynı işlemleri çoğaltmamasını sağlar, özel havaleleri ise yok sayabilirsin.
Hatırlatmalar
Müşteri zamanında ödemediğinde sistem bunu kendisi yakalar ve parayı geri almana yardımcı olur. Vadesi geçmiş faturaları tespit eder ve müşterinin kaç gün geciktiğini gösterir. Hatırlatmalar dört kademeli tırmanma ile sırayla gider: yumuşak hatırlatma, birinci ihtar, ikinci ihtar ve son ihtar — her birinde gecikme faizi (Bundesbank'ın güncel temel oranından hesaplanır) ile ihtar ücreti ekleyebilirsin. Her hatırlatma bir PDF'tir, onu e-postayla, postayla ya da ikisiyle birden gönderirsin; ayrıca sistemin bunları vadeden belirli bir gün sonra otomatik göndermesini ayarlayabilirsin. Müşteri ödediğinde faturayı ödendi olarak işaretlersin ve hatırlatma kendiliğinden kapanır.
Teminat tutarları
Firmalara (B2B) yönelik büyük işlerde müşteri, ödemenin bir kısmını sıklıkla teminat tutarı olarak (Sicherheitseinbehalt §17 VOB/B) alıkoyar — kusurlara karşı bir güvence, genellikle garanti süresi boyunca, hatta 5 yıla kadar. Böyle bir teminatı unutmak ve para kaybetmek kolaydır. Bu modül onları senin yerine takip eder: teminat, aktif maddeli bir B2B faturasının ödenmesinden sonra otomatik oluşur, sistem ise müşterinin onu sana ne zaman iade etmesi gerektiğini hatırlatır. Müşteri portal üzerinden teminatı bir banka teminatıyla değiştirmeyi de önerebilir — tek tıkla kabul eder ya da reddedersin. Parayı geri aldığında iadeyi kaydedersin.
Vergi yönetimi
İnşaat firmasının tüm vergi işleri için merkezi yer. Burada inşaat vergisi muafiyet belgelerini (Freistellung §48b — bu sayede müşteri sana %15 kesmeden tam tutarı öder), amortismanlı (AfA) araçları, ödeme planları ve faizli kredileri, gelir vergisi ve kilise vergisi ön ödemelerini ve KDV beyannamelerini tutarsın. Aylık ya da üç aylık KDV beyannameleri (Voranmeldung) verirsin, yılda bir kez de yıllık KDV beyannamesi oluşturursun — sistem onu hesaplar, sen ise elster.de'ye göndermek için hazır XML dosyasını ve arşiv için PDF'i indirirsin. Özel ön ödemeyi (1/11, süre uzatımında) ve AB dışına ihracatı dikkate alır. Sistem belgelerin geçerlilik tarihlerini ve ön ödeme tarihlerini takip eder, böylece hiçbir şey kaybolmaz.
EÜR
EÜR (Einnahmenüberschussrechnung), Almanya'daki çoğu tek kişilik inşaat firmasının vergi hesabını yaptığı basitleştirilmiş bir kâr-zarar hesabıdır. İnsanca söylersek: gelirler eksi giderler, üzerinden verginin hesaplandığı sonucu verir. Sistem onu faturalarından (gelirler) ve giderlerinden (harcamalar) otomatik oluşturur — hiçbir şeyi elle toplamana gerek yok. Paranın hesaba geçtiği gün geçerlidir — faturanın kesildiği gün değil. Aralık ayında kesilip ocakta ödenen bir fatura yeni yılın sonucuna girer (tahsilat esası, §11 EStG). Gelirleri KDV oranına göre (%19, %7, ters ödemede %0), giderleri ise kategoriye göre böler. Hazır hesabı DATEV formatında dışa aktarıp muhasebeciye verebilirsin.
Nakit akışı
Nakit akışı (Cashflow), firmaya gerçekten ne girdiğini ve ne çıktığını gösterir — kesilmiş faturalardan değil, banka hesabından ve kasadan. Yılı seçersin ve ay ay görürsün: ne girdi, ne çıktı, hangi bakiye kaldı ve nasıl birikti. Bir aya tıklarsın ve tek tek giriş ile çıkışların listesi açılır — hesaplar arası aktarmalar, özel yatırmalar ve iadelerle birlikte. Bu, paranın gerçek durumunun fotoğrafıdır, muhasebe yaklaşıklığı değil. Daha gelecek olanı görmek istersen Tahmin bölümüne bak.
Kontrol
Kontrol, gerçekte neyden kazandığının, neyden kaybettiğinin analizidir. Tek bir yerde üç şey: firmanın ay ay gelişimi (gelirler ve giderler), müşteri kârlılığı (hangi müşteri kâr getiriyor, hangisi sadece iş) ve işlerin plan ile gerçekleşme karşılaştırması (kaç saat ve maliyet öngördün, gerçekte ne kadar oldu). Bu sayede hangi müşterilere fiyat artıracağını ve tekliflerde nerede yanıldığını bilirsin.
Tahmin
Tahmin, 3 ila 12 ay ileriye bakar ve likidite sorunlarını, ortaya çıkmadan önce uyarır. Bu bir nakit akışı simülasyonudur: sistem açık faturalardan beklenen girişleri, yaklaşan vergi ön ödemelerini ve kredi taksitlerini hesaplar, bakiyenin sıfırın altına inebileceği ortaya çıktığında ise kendisi alarm verir. Yıllık kârı ayrı olarak planlarsın: bir hedef koyar ve firmanın iyi yönde gidip gitmediğini görürsün. Bu, para bitmeden tepki vermen için sana zaman kazandırır.
Vergi denetimi
Vergi dairesi bir denetim (Betriebsprüfung) duyurduğunda bu modül seni kurtarır — denetçinin talep edeceği tüm belgeler ve dışa aktarımlar tek bir yerde olur. Panik içinde kâğıt aramak yerine hazır dosyaları indirirsin: GDPdU dışa aktarımı (denetçinin IDEA programı için veriler), muhasebeci için DATEV dışa aktarımı, muhasebe süreçlerinin açıklaması (Verfahrensdokumentation) Almanca ve senin dilinde, sistemdeki tüm değişikliklerin kaydı ve gümrük denetimi için çalışma saatleri dökümü (MiLoG). Buna ek olarak neyi hazırlayacağını gösteren bir kontrol listesi ve denetçi için ayrı bir erişim. Her şey elektronik arşivleme zorunluluğuna (GoBD §147 AO) uygun.
Vergi Bekçisi
Vergi Bekçisi otomatik risk sensöründür. Haftada bir kez faturalarını ve verilerini gözden geçirir ve daireden ceza ile sonuçlanabilecek 5 tipik vergi riskini kontrol eder — örneğin KDV ters ödemesindeki hatalar ya da limitlerin aşılması. Bir şey tehlikeli görünmeye başlarsa, daire fark etmeden önce erken bir uyarı alırsın. Bu, Tasarruf Kontrolü ile aynı şey değildir (o tasarruf arar) — Bekçi başını belaya sokmamanı sağlar.
Muhasebeci portalı
Muhasebe büron ya da vergi danışmanın (Steuerberater) için portal. Muhasebeciye dosyaları e-postayla göndermek yerine, ona güvenli bir erişim verirsin — faturaları, giderleri, EÜR'ü, arşivi ve araçları görür. Varsayılan olarak yalnızca görüntüleme, ama istersen ona ayrıca gider ekleme ya da fatura düzeltme izni verebilirsin. Kendi e-postası ve senin belirlediğin bir parolayla giriş yapar, sen ise verilerin ona hangi yıldan itibaren görünür olacağına karar verirsin. Muhasebecinin gözden geçirdiği her şey denetim günlüğüne kaydedilir, böylece tam kontrol sende olur.
Özel yatırma ve çekmeler
Yıl boyunca firmadan kendine aldıkların ve kendi cebinden koyduklerin. Muhasebeci işi gibi duruyor ama şahıs işletmelerinde vergi dairesinin özellikle dikkatle baktığı nokta burasıdır: yatırma ve çekmelerden, işletme kredisinin faizini tam olarak indirip indiremeyeceğin çıkar (§ 4 Abs. 4a EStG). Çok çeken ve az koyan, faiz indiriminin bir kısmını kaybeder — kötülükten değil, kanun böyle öngördüğü için. Aynı kayıt yıllık hesabın altında da durur; bu ekran ona kısa yol, hem de vergi dairesinin yazısında kullandığı adla.
Arşiv
Alman saklama kurallarına (GoBD) uygun, firmanın tüm belgelerinin dijital arşivi — belgeleri yasanın gerektirdiği süre boyunca tutarsın. Faturaları, sözleşmeleri, vergi kararlarını, fişleri, belgeleri ve yazışmaları, kolayca yön bulmak için üç aylık dönemlere (Q1–Q4) göre düzenlersin. Bir kez arşivlenen belge artık değiştirilemez (GoBD kilidi) — bu, denetimdeki korumandır. Arama motoru her şeyi tarar, taramalardan okunan metni (OCR) de, böylece herhangi bir kâğıdı birkaç saniyede bulursun.
Firma yapılandırması
Firmanın tüm verileri ve belgeleri tek bir yerde — bu, tüm sistemin kullandığı temeldir. Adresi, vergi numaralarını, §48b muafiyetini ve banka hesabını girersin, bu veriler faturalara, tekliflere ve hatırlatmalara otomatik gider. Burada ayrıca firmanın resmi belgelerini de tutarsın: ticaret siciline kaydı (Gewerbeanmeldung), kendi vergi muafiyet belgeni ve diğerlerini — sistem geçerliliklerini takip eder. Ayrı bir sekme firma geçmişidir, yani en önemli değişikliklerin kronolojisi.
Genel İşlem Koşulları (AGB)
Genel İşlem Koşulları (AGB), hizmet verme koşullarındır — müşterilerle hangi kurallarla çalıştığındır. Sistem onu sürümler hâlinde yürütür: aktif sürüm her sözleşmeye ve müşteri portalına otomatik gider, müşteri ise kayıt sırasında onu kabul eder (yasa böyle gerektirir, §305 BGB). Koşulları değiştirdiğinde yeni bir sürüm oluşur, eskiler ise geçmişte kalır — belirli bir müşterinin hangi sürümü kabul ettiği her zaman bellidir. Hiçbir şeyi elle göndermene ya da kimin neyi imzaladığını takip etmene gerek yok.
Ayarlar
Ayarlar, sistemi kendine ve firmana göre ince ayar yaptığın yerdir. Kullanıcı profilini ve parolayı, güvenlik için iki adımlı kimlik doğrulamayı (2FA), arayüz dilini, ücretleri, fatura numaralandırmasını, belgelerdeki alt bilgi ve logoyu, ekstre içe aktarımı için banka hesaplarını, bildirim saatini ve türünü, ayrıca entegrasyonları yapılandırırsın. Ayrıca bir etkinlik günlüğün (kim ne zaman ne yaptı) ve fatura önizlemen olur. Buradan tüm verilerin otomatik günlük dışa aktarımını (Export Pro) açarsın — sistem günde bir kez veritabanını ve belgeleri ZIP'e paketler ve maille bir bağlantı gönderir, böylece her zaman AB'de saklanan bir güvenlik yedeğin olur.
Hazırlık kontrolü
Programla ciddi biçimde çalışmaya başlamadan önce ayarlanması gerekenlerin listesi — ne kadar hazır olduğunu gösteren yüzdeyle birlikte. Kontrol üç düzey ayırır: engelleyici, açık ve isteğe bağlı. Engelleyici, olmadan faturanın hukuken sağlam olmayacağı bir şeyin eksik olması demektir — örneğin vergi numarası veya fatura numara aralığı. Açık olanlar yakında gerekecek ama bugün seni durdurmayan şeylerdir. Amaç şu: ilk faturanı yarı ayarlanmış bir firmayla kesip bunu ancak müşteri geri gönderdiğinde öğrenmeyesin.
Veri dışa aktarımı
Her gece firma verilerinin tam bir kopyası otomatik olarak oluşturulur ve indirebilirsin. Neden önemli: veriler senindir ve kimse seni onlardan koparabilecek durumda olmamalı — biz de dahil. Arşiv yalnızca tabloları değil, fişleri ve belgeleri de içerir. Mali müşavirin bir şey istediğinde, program değiştirmek istediğinde ya da vergi dairesi denetim bildirdiğinde her şey elinin altındadır. Ekran ayrıca son otomatik yedeğin tamamlanıp tamamlanmadığını gösterir — tamamlanmadıysa uyarılırsın ve „herhalde iyidir" diye ummak zorunda kalmazsın.
Kullanıcılar modülü
Herkes kendi hesabıyla çalışır ve yalnızca işi için gerekene erişir. Tek başına çalıştığın sürece bir hesap yeterlidir. Firmada bir büro elemanı, mali müşavir ve şantiyede üç kişi olunca şu soru gelir: ciroyu ve maaşları kim görmeli, kime saat girmek ve fiş yüklemek yeter. Herkese kendi hesabını açarsın ve listeden o kişinin firmada kim olduğunu seçersin. Gerisini program kendisi ayarlar — ayarları tek tek gezmezsin. Her seçimde o kişinin neyi göreceğini ve neyi görmeyeceğini hemen görürsün. İhtiyacın kadar hesap açarsın. Fiyat değişmez.
Depo
Malzeme kataloğuna dayalı depo yönetimi. Girişleri (toptancıdan gelenler) ve çıkışları (şantiyeye gidenler) kaydedersin, sistem stokları güncel gösterir ve malzeme bittiğinde alarm verir. Malzemeyi belirli bir işe çıkardığında değeri, o işin kârlılığına (Kontrol) gerçek bir maliyet olarak girer — vergilerde çift hesaplama olmadan. Yıl sonunda envanter (fiili sayım) yaparsın. Bu ek bir modüldür — stoktaki malzemeye hâkim olmak istiyorsan onu açarsın.
Çalışanlar
İnşaat firmasının çalışanlarını yönetme — kişisel veriler, istihdam koşulları, çalışma saatleri ve ücret hesapları. En önemli şey Sofortmeldung'dur — çalışanın sosyal güvenliğe anında bildirimi (§28a SGB IV), inşaatta işin ilk gününden ÖNCE verilmesi gerekir. Bunu zamanında yapmazsan yüksek cezalar tehdit eder. Sistem bu yükümlülüğü hatırlatır, inşaat için asgari ücreti (Mindestlohn Bau) takip eder ve ücretleri (brüt, net, sigorta, vergi) hesaplar.
Alt yükleniciler
Alt yüklenicilerinin veri tabanı, belgeler, sertifikalar ve vergi kontrol noktalarıyla birlikte. En önemlisi: sistem inşaat vergisi muafiyet belgesinin (§48b) geçerliliğini takip eder. Bu neden önemli? Çünkü alt yüklenicinin geçerli bir muafiyeti yoksa, yasa faturasının %15'ini kesip daireye ödemeni gerektirir (Bauabzugsteuer) — sistem böyle bir hesaplama hazırlar. Buna ek olarak, değerlendirmeler ve işbirliği geçmişi güvenilir insanları seçmene yardımcı olur, uyarılar ise süresi dolan belgeleri hatırlatır.
Müşteri portalı
Müşteri portalı, müşterinin giriş yaptığı ve işiyle ne olduğunu güncel olarak gördüğü sayfadır — "peki nasıl gidiyor?" diye soran telefonlar ve mailler olmadan. Müşteri portalda çalışma saatlerini imzalar (ekibin orada olduğunu onaylar), şantiye fotoğraflarını, şantiye günlüğünü, hesapları, teklifleri ve sözleşmeleri gözden geçirir, koşulları kabul eder, kusur bildirir, mesaj yazar ve randevu ayarlar. İşin sonunda işin teslim tutanağını (Abnahme) onaylar — bu andan itibaren garanti süresi başlar. Kendi teminat tutarlarını da görür. Sen huzurlu olursun, müşteri ise kontrol hissi ve profesyonel bir hizmet edinir.
Tasarruf Kontrolü
Tasarruf Kontrolü — firmanızı Almanya'daki inşaat zanaatına göre uyarlanmış 21 kurala göre inceler. Profilini bir kez doldurursun (medeni durum, hukuki biçim, branş, aile, çalışanlar, vergi verileri), sistem ise yalnızca seni ilgilendirebilecek kurallar hakkında sorular sorar. Herhangi bir şey için ödeme yapmadan önce bir özet görürsün: kaç kural uyuyor, tasarruf potansiyeli nedir ve tam rapor ne kadara mal oluyor (her aktif kural için 15 €). Rapor her şeyi insanca anlatır, hukuki dayanak ve muhasebeciye sorularla — onu Steuerberater'e hazır bir liste olarak götürürsün.
GPS Takip
GPS Takip, kilometre defterini kendisi tutan bir Premium modüldür. Araca küçük bir cihaz takarsın (tak-çalıştır), o da aracın konumunu canlı gösterir ve her sürüşü otomatik kaydeder — kilometreyi doğrudan aracın sayacından alır, böylece kilometresi kesindir. Asistan, sürüşün iş amaçlı mı özel mi olduğunu kendisi tanır (müşteri adreslerine ve saatlere göre), sen ise her sürüşü elle yeniden sınıflandırabilir ya da adresi düzeltebilirsin. İş molalarını (şantiyede aralar) da tanır. Her şey manipülasyona karşı korunur ve daire için tam bir denetim izi vardır (§146 AO). Kokpitte kilometre, arıza kodları (DTC) ve araç olaylarını görürsün. Güzergâhları elle girme dönemi bitti.
ntfy ile bildirimler
BauFin!app, ntfy kullanır — telefon numarası ve Meta hesabı olmadan açık bir bildirim sistemi. WhatsApp grupları yerine faturalar, ödemeler ve tarihler hakkında ayrı bir uyarı kanalı alırsın. ntfy uygulamasını kurar, QR kodunu tarar ve hangi bildirimleri almak istediğini seçersin.
Neden WhatsApp değil? Daha fazla bilgi →BAYKUŞ — birinin ödeme tarihlerini takip etmesi gerek!
BAYKUŞ — birinin ödeme tarihlerini takip etmesi gerek!
BAYKUŞ, sabit aylık giderleri yönetmek için bir bonus modüldür — kira, leasing, sigorta, telefon, internet vb. 31 günlü takvim tablosu, hangi ödemenin ne zaman gerektiğini ilk bakışta gösterir. Otomatik ntfy hatırlatmaları tarihleri takip etmeye yardımcı olur. Neden BAYKUŞ? …çünkü geciken bir taksit çalar saatten daha çok acıtır.
