Manual de utilizare
Toate modulele BauFin într-un singur loc
Tablou de bord
Tabloul de bord este cabina ta de comandă — primul lucru pe care îl vezi după autentificare. Pe un singur ecran ai imaginea întregii firme pentru anul de lucru curent: cât ai câștigat (venit din comenzi), cât ai cheltuit (materiale, subantreprenori, vehicule), cât a rămas curat (profit) și cât datorezi la fisc pentru TVA. Graficul lunar și tendința arată ce luni au fost puternice și care slabe. Harta comenzilor arată unde ai lucrat în acest an. Tabloul de bord evidențiază singur facturile restante (cine și cât datorează) și termenele care se apropie. Nu trebuie să calculezi nimic — datele se încarcă singure, iar anul îl schimbi cu un singur clic.
Clienți
Baza tuturor clienților tăi într-un singur loc — atât firme, cât și persoane fizice. Aici păstrezi adrese, telefoane, e-mailuri, numere fiscale și cod fiscal. Cel mai important câmp este marcajul §13b — îl bifezi când clientul este antreprenor în construcții. De ce este important? Pentru că unor astfel de clienți le emiți facturi fără TVA (taxare inversă), iar dacă greșești, fiscul se poate lega. Din fișa clientului îi emiți imediat o ofertă sau o factură — datele se completează singure, nu rescrii nimic a doua oară.
Oferte
Oferta (Angebot) este devizul tău pentru client — arăți în scris ce faci și cu cât. Fiecare poziție o introduci cu prețul de achiziție și de vânzare, așa că vezi imediat marja și nu intri în lucrare sub linie. Pentru firmele de construcții sistemul pregătește taxarea inversă a TVA-ului (§13b). În PDF poți afișa defalcarea pe material și manoperă — asta este important pentru clientul privat, pentru că manopera și-o poate deduce din impozit (§35a EStG). Oferta o trimiți pe e-mail ca PDF, iar sistemul urmărește dacă clientul a deschis-o. Când clientul dorește modificări, faci o clonă a ofertei ca o versiune nouă (v2, v3...) cu legătură către original — nu pierzi istoricul negocierilor. Oferta acceptată o transformi în comandă cu un singur clic. Poți seta un avans procentual și copia oferta pentru alt client.
Contracte
Creezi contracte cu putere juridică — toate cele de care are nevoie o firmă de construcții, nu doar cele cu clienții. Contracte de antrepriză (ca subantreprenor pentru antreprenorul general conform VOB/B, ca antreprenor principal pentru un client firmă, sau o renovare pentru un client privat conform BGB), contract cu subantreprenorul tău, plus contracte de personal: de muncă (inclusiv Minijob), de ucenicie, de practică și cu colaborator liber, iar pe lângă acestea predarea mașinii de serviciu, acordul de încetare, contractul de închiriere și cel de mentenanță. Sistemul completează automat datele din profilul clientului, angajatului, subantreprenorului sau vehiculului și veghează asupra cerințelor legale (taxare inversă TVA §13b, certificat de scutire §48b, salariu minim). Contractul îl semnează mai întâi firma ta, apoi cealaltă parte — clientul în portalul clientului.
Proiecte
Proiectul este un dosar care leagă mai multe comenzi înrudite într-o lucrare mai mare — o comandă mare a cărei execuție necesită mai multe etape (de ex. construcția unei case: fundație, pereți, finisaje — fiecare o comandă separată). Proiectul nu înlocuiește comanda, este o suprastructură deasupra lor. Pe un singur tablou vezi orele însumate, venitul, costurile și marja din toate etapele deodată, iar separat progresul (plan față de execuție) și cashflow-ul proiectului, adică mișcările de bani. La proiect atribui un client și adresa șantierului, comenzile le adaugi și le desprinzi în orice moment, iar fiecare modificare ajunge în jurnal.
Comenzi
Comanda (Auftrag) este unitatea de bază a muncii tale — o singură lucrare la un singur client și temelia fiecărei facturi. Poate lua naștere dintr-o ofertă acceptată sau o creezi manual. Comanda trece prin etape: Nouă → În execuție → Finalizată → Facturată. O deconți pe ore (tarif pe oră) sau la forfetar, iar la lucrările mai mari facturezi cu avans (Abschlag) și factură finală. La comandă adaugi orele de muncă ale echipei, costurile de material, poze de pe șantier, documente, notițe (le poți dicta vocal) și deplasările din GPS. Când preiei o lucrare similară, clonezi comanda cu un singur clic — ia naștere una nouă cu aceleași date (sistemul nu permite clonarea aceleiași comenzi de două ori în aceeași zi). Poți crea și o comandă-continuare, iar lanțul legăturilor (ce din ce a luat naștere — clonă, continuare, storno) îl ai mereu la îndemână. Fiecare modificare ajunge în jurnal, ceea ce este important dacă vine un control.
Planificare
Planificarea este graficul tău de lucrări în trei vizualizări, ca nimic să nu se suprapună în timp și nici să nu se piardă. Tabla (Kanban) arată comenzile ca fișe în coloane după stare — le tragi din „De făcut” în „În lucru” și „Gata”. Axa timpului (Gantt) arată comenzile ca bare în calendar, așa că vezi imediat dacă două lucrări nu se suprapun în aceleași zile. Programul resurselor îți permite să atribui angajați la comenzi, ca să nu trimiți aceeași echipă în două locuri deodată. Totul îl filtrezi după an, client, proiect și stare.
Ore de muncă
Înregistrarea orelor de muncă ale echipei tale — pentru fiecare angajat și fiecare comandă separat. Introduci ora de intrare, de ieșire și pauza, iar sistemul calculează singur orele lucrate și ziua de lucru conform tarifului. La înregistrare poți atașa poze de pe șantier. Vizualizarea calendar arată toată luna — zilele cu muncă evidențiate cu verde. Aceste date intră direct în decontarea comenzilor pe ore, în rapoartele de ore pentru client (Stundennachweis) și în evidența cerută la controlul vamal (MiLoG) și de casa de concedii din construcții (SOKA-BAU). Sistemul avertizează când orele încalcă reglementările privind timpul de muncă.
Catalog
Propriul tău catalog de prețuri pentru materiale de construcții — plăci de gips-carton, ciment, faianță, cabluri și orice altceva mai montezi. În loc să introduci totul de la zero în fiecare ofertă, adaugi o dată materialul cu prețul de achiziție și de vânzare, iar apoi doar îl alegi din listă — descrierea, unitatea și prețul se completează singure, iar marja este vizibilă imediat. Sistemul atribuie singur numărul de articol și creează denumirea în germană pentru oferte și facturi. Întregul catalog de prețuri de la angrosist îl încarci dintr-un fișier DATANORM, iar doar actualizările de prețuri dintr-un fișier DATPREIS — cu previzualizare a ce este nou și unde s-a schimbat prețul, înainte de a confirma.
Parcul auto
Gestionarea întregii flote a firmei într-un singur loc — fiecare mașină, dubă sau remorcă. Sistemul urmărește pentru tine toate termenele: inspecția (HU/AU, adică TÜV/DEKRA), asigurarea RCA și Kasko, impozitul pe vehicul și contractul de leasing. Cu câteva săptămâni înainte de expirare primești un avertisment, ca niciun termen să nu te ia prin surprindere. Aici aduni facturile de la service și reparațiile, bonurile de combustibil, ții foaia de parcurs (Fahrtenbuch), iar sistemul calculează costul total de deținere a vehiculului (TCO) și amortizarea. Fiecare vehicul îl marchezi ca de serviciu sau privat — asta decide cât din costuri deduci din impozit.
OCR / Chitanțe
Gata cu rescrierea bonurilor. Faci o poză a bonului sau facturii (pentru material, unelte, combustibil), iar asistentul citește singur suma, data, vânzătorul și categoria. Tu doar verifici dacă a citit corect și confirmi — sistemul creează imediat din asta o cheltuială de firmă gata de contabilizat. Separat recunoaște bonurile de alimentare și le asociază vehiculului. Dacă citirea este nesigură sau poza nu arată a document, primești un avertisment. Poți vedea și textul brut pe care sistemul l-a văzut pe poză și urmări statisticile documentelor scanate.
Facturi
Emiterea și urmărirea facturilor pentru lucrări de construcții. Poziții în diferite unități (ore, m², bucăți, forfetar), iar pentru firmele de construcții taxare inversă a TVA-ului (§13b). La lucrările mari facturezi pe etape: factură de avans (Abschlag), recepție parțială (Teilschluss) și factură finală (Schluss) cu decontarea avansurilor plătite — totul conform §14 UStG. Factura o trimiți pe e-mail ca PDF, inclusiv ca e-factură ZUGFeRD (pe care tot mai des o cer firmele și autoritățile). Când greșești, nu ștergi factura — faci storno, care creează o factură de corecție cu motiv obligatoriu (o factură stornată nu mai poate fi reactivată, asta o cere legea). O factură similară o clonezi ca una nouă. După confirmare factura primește un număr și blocarea editării; când clientul nu plătește, sistemul îți sugerează o somație.
Alte venituri
Nu orice venit al firmei este o factură pentru o lucrare. Aici introduci toți ceilalți bani care intră în firmă: rambursarea contribuției SOKA-BAU, subvenții, despăgubiri din asigurare, dobânzi din cont sau venituri din închirierea de echipamente. Asta este important, pentru că și aceste sume sunt venit al firmei și trebuie să ajungă în decontul anual (contul de rezultate), altfel registrele nu se potrivesc. Introduci suma, data, categoria și o scurtă descriere, iar sistemul le adaugă la venituri alături de facturi.
Cheltuieli firmă
Toți banii pe care îi cheltuiești pe firmă — materiale, combustibil, unelte, asigurări, telefon. Fiecare cheltuială o atribui unei categorii și o marchezi ca de firmă, ca să reducă impozitul. Sistemul separă neto de TVA — acest TVA (Vorsteuer) îl recuperezi de la fisc, dacă ai un document în regulă. Cheltuiala o introduci manual, o încarci cu poza bonului (OCR) sau o imporți ca e-factură (XRechnung/ZUGFeRD) — atunci datele intră singure, fără rescriere. Poți și planifica achizițiile mai mari din timp și le marchezi ca cumpărate sau anulezi planul.
Casă
Casa (Kassenbuch) este evidența numerarului firmei — fiecare euro care intră în casă sau iese din ea. Dacă încasezi sau plătești cu numerar, trebuie să înregistrezi asta aici. Nu este un simplu carnet de notițe — fiscul german (§146 AO) cere înregistrarea în aceeași zi, iar casa nu poate coborî sub zero. La sfârșitul zilei faci închiderea zilei (Tagesabschluss) — după ea înregistrările din acea zi nu se mai schimbă. Când greșești la o înregistrare, nu o ștergi — faci storno, care creează o înregistrare inversă cu motiv obligatoriu. Dacă nu operezi cu numerar, modulul rămâne gol.
Extrase de cont
Importul extraselor din contul tău de firmă — în loc să rescrii manual fiecare tranzacție, încarci un fișier CSV de la bancă (Revolut, Sparkasse și altele), iar asistentul propune singur o categorie pentru fiecare poziție și potrivește plățile cu facturile și cheltuielile tale. Asta scurtează enorm contabilizarea. Tranzacțiile sigure le confirmi în masă, iar pe cele nesigure le verifici manual. Sistemul are grijă ca un import repetat să nu dubleze aceleași tranzacții, iar transferurile private le poți ignora.
Somații
Când clientul nu plătește la termen, sistemul prinde singur asta și te ajută să-ți recuperezi banii. Detectează facturile restante și arată cu câte zile întârzie clientul. Somațiile merg pe rând în patru trepte de escaladare: reamintire blândă, prima somație, a doua somație și cea finală — la fiecare poți adăuga dobânzi de întârziere (calculate după rata de bază curentă a Bundesbank) și o taxă de somare. Fiecare somație este un PDF pe care îl trimiți pe e-mail, prin poștă sau pe amândouă deodată; poți seta și ca sistemul să le trimită automat după un anumit număr de zile de la termen. Când clientul plătește, marchezi factura ca plătită și somația se închide singură.
Garanții de execuție
La lucrările mari pentru firme (B2B) clientul reține adesea o parte din plata ta ca garanție de execuție (Sicherheitseinbehalt §17 VOB/B) — o asigurare în caz de vicii, de obicei pe perioada de garanție, chiar și până la 5 ani. E ușor să uiți de o astfel de garanție și să pierzi bani. Acest modul le urmărește pentru tine: garanția se creează automat după plata unei facturi B2B cu clauză activă, iar sistemul îți amintește când clientul ar trebui să ți-o restituie. Clientul poate propune și prin portal schimbarea garanției cu o garanție bancară — o accepți sau o respingi cu un singur clic. Când recuperezi banii, înregistrezi restituirea.
Administrare impozite
Locul central pentru toate treburile fiscale ale firmei de construcții. Aici păstrezi certificatele de scutire de impozitul pe construcții (Freistellung §48b — datorită lui clientul îți plătește suma completă, fără să rețină 15%), vehiculele cu amortizare (AfA), creditele cu plan de rambursare și dobânzi, avansurile la impozitul pe venit și impozitul bisericesc, precum și declarațiile de TVA. Depui declarații de TVA lunare sau trimestriale (Voranmeldung), iar o dată pe an generezi declarația anuală de TVA — sistemul o calculează, iar tu descarci fișierul XML gata de trimis pe elster.de și PDF-ul pentru arhivă. Ține cont de avansul special (1/11, la prelungirea termenului) și de exportul în afara UE. Sistemul urmărește datele de valabilitate ale certificatelor și termenele avansurilor, ca nimic să nu-ți scape.
EÜR
EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) este contul simplificat de profit și pierdere din care se decontează majoritatea firmelor de construcții cu asociat unic din Germania. Pe înțelesul tuturor: venituri minus cheltuieli dă rezultatul de la care se calculează impozitul. Sistemul îl întocmește automat din facturile tale (venituri) și cheltuieli (ieșiri) — nu trebuie să însumezi nimic manual. Veniturile le împarte după cota de TVA (19%, 7%, 0% la taxare inversă), iar cheltuielile după categorie. Contul finalizat îl poți exporta în format DATEV și îl predai contabilului.
Flux de numerar
Fluxul de numerar (Cashflow) arată când și cât intră și cât iese din firmă — în vizualizare listă sau calendar. Sistemul ține cont de facturile emise (încasările așteptate), de cheltuielile planificate și de obligații, ca să vezi din timp când s-ar putea strânge cu numerarul. Este un instrument care avertizează înainte să nu mai ai bani de salarii sau de material.
Controlling
Controllingul este analiza a ceea ce câștigi cu adevărat și a ceea ce pierzi. Trei lucruri într-un singur loc: evoluția firmei lună de lună (venituri și costuri), rentabilitatea clienților (care client aduce profit și care doar muncă) și compararea comenzilor plan față de realitate (câte ore și costuri ai presupus și cât a ieșit de fapt). Datorită acestui lucru știi căror clienți să le ridici prețurile și unde te înșeli la estimări.
Prognoză
Prognoza privește în viitor pe 3 până la 12 luni și avertizează despre problemele de lichiditate înainte să apară. Este o simulare a fluxurilor de numerar: sistemul calculează încasările așteptate din facturile deschise, avansurile fiscale care se apropie și ratele creditelor, iar când reiese că soldul ar putea coborî sub zero — dă singur alarma. Separat planifici profitul anual: stabilești o țintă și vezi dacă firma se îndreaptă în direcția bună. Asta îți dă timp să reacționezi înainte să rămâi fără bani.
Control fiscal
Când administrația fiscală anunță un control (Betriebsprüfung), acest modul îți salvează pielea — ai într-un singur loc toate documentele și exporturile pe care le va cere controlorul. În loc să cauți hârtii în panică, descarci fișiere gata făcute: export GDPdU (date pentru programul controlorului IDEA), export DATEV pentru contabil, descrierea proceselor contabile (Verfahrensdokumentation) în germană și pe înțelesul tău, protocolul tuturor modificărilor din sistem și situația orelor de muncă (MiLoG) pentru controlul vamal. În plus o listă de verificare cu ce să pregătești și un acces separat pentru controlor. Totul conform cerinței de arhivare electronică (GoBD §147 AO).
Paznicul fiscal
Paznicul fiscal este senzorul tău automat de risc. O dată pe săptămână îți parcurge facturile și datele și verifică 5 riscuri fiscale tipice care se pot termina cu o amendă de la fisc — de exemplu erori la taxarea inversă a TVA-ului sau depășirea unor plafoane. Dacă ceva începe să arate periculos, primești un avertisment timpuriu, înainte ca fiscul să prindă de veste. Nu este același lucru cu Consilierul Financiar (acela caută economii) — Paznicul are grijă să nu intri în belele.
Portal contabil
Portal pentru biroul tău de contabilitate sau consilierul fiscal (Steuerberater). În loc să trimiți contabilului fișiere pe e-mail, îi dai un acces sigur doar pentru citire — vede facturile, cheltuielile, contul de rezultate, arhiva și vehiculele, dar nu schimbă nimic. Se autentifică cu un token special (fără parolă), iar tu decizi de la ce an sunt vizibile datele pentru el. Tot ce parcurge contabilul se salvează în jurnalul de audit, așa că ai control complet.
Arhivă
Arhiva digitală a tuturor documentelor firmei, conformă cu regulile germane de păstrare (GoBD) — documentele le ții pe cei 10 ani ceruți. Facturi, contracte, decizii fiscale, bonuri, certificate și corespondență le aranjezi pe trimestre (Q1–Q4), ca să te descurci ușor. Un document odată arhivat nu mai poate fi modificat (blocare GoBD) — asta este protecția ta la un control. Motorul de căutare parcurge totul, inclusiv textul citit din scanări (OCR), așa că orice hârtie o găsești în câteva secunde.
Configurare firmă
Toate datele și documentele firmei tale într-un singur loc — este temelia pe care o folosește tot sistemul. Introduci adresa, numerele fiscale, scutirea §48b și contul bancar, iar aceste date ajung automat pe facturi, oferte și somații. Aici păstrezi și documentele oficiale ale firmei: înregistrarea în registrul activității (Gewerbeanmeldung), propriul certificat de scutire fiscală și altele — sistemul urmărește valabilitatea lor. O filă separată este istoricul firmei, adică cronologia celor mai importante modificări.
Condiții generale (AGB)
Condițiile generale (AGB) sunt condițiile tale de prestare a serviciilor — regulile după care lucrezi cu clienții. Sistemul le ține pe versiuni: versiunea activă ajunge automat în fiecare contract și în portalul clientului, iar clientul le acceptă la înregistrare (așa o cere legea, §305 BGB). Când schimbi condițiile, ia naștere o versiune nouă, iar cele vechi rămân în istoric — se știe mereu ce versiune a acceptat un anumit client. Nu trebuie să trimiți nimic manual și nici să urmărești cine ce a semnat.
Setări
Setările sunt locul unde reglezi sistemul pe gustul tău și al firmei. Configurezi profilul de utilizator și parola, autentificarea în doi pași (2FA) pentru securitate, limba interfeței, tarifele, numerotarea facturilor, subsolul și logo-ul de pe documente, conturile bancare pentru importul extraselor, ora și tipul notificărilor, precum și integrările. Ai și un jurnal de activitate (cine și când ce a făcut) și previzualizarea facturii. De aici activezi exportul zilnic automat al tuturor datelor (Export Pro) — sistemul o dată pe zi împachetează baza și documentele într-un ZIP și trimite o legătură pe e-mail, ca să ai mereu o copie de siguranță păstrată în UE.
Depozit
Gestiunea de depozit bazată pe Catalogul tău de materiale. Contabilizezi intrările (ce a venit de la angrosist) și ieșirile (ce a plecat pe șantier), iar sistemul arată stocurile la zi și te alertează când materialul se termină. Când dai material pe o comandă anume, valoarea lui ajunge ca un cost real în rentabilitatea acelei comenzi (Controlling) — fără dublă contabilizare la impozite. La sfârșitul anului faci inventarul (constatarea faptică). Este un modul suplimentar — îl activezi dacă vrei să ai controlul asupra materialului din stoc.
Angajați
Gestionarea angajaților firmei de construcții — date personale, condiții de angajare, ore de muncă și deconturi de salarii. Cel mai important lucru este Sofortmeldung — anunțarea imediată a angajatului la asigurările sociale (§28a SGB IV), care în construcții trebuie depusă ÎNAINTE de prima zi de muncă. Dacă nu faci asta la timp, riști amenzi mari. Sistemul îți amintește de această obligație, urmărește salariul minim din construcții (Mindestlohn Bau) și calculează salariile (brut, net, asigurări, impozit).
Subantreprenori
Baza subantreprenorilor tăi împreună cu documente, certificate și puncte de control fiscal. Cel mai important: sistemul urmărește valabilitatea certificatului de scutire de impozitul pe construcții (§48b). De ce este esențial? Pentru că, dacă subantreprenorul nu are o scutire valabilă, legea îți cere să reții 15% din factura lui și să virezi la fisc (Bauabzugsteuer) — sistemul pregătește un astfel de calcul. În plus, evaluările și istoricul colaborării te ajută să alegi oameni de încredere, iar alertele îți amintesc de documentele care expiră.
Portal client
Portalul clientului este pagina pe care se autentifică clientul tău și vede la zi ce se întâmplă cu comanda lui — fără telefoane și e-mailuri cu întrebarea „și cum merge?”. Clientul semnează în portal orele de muncă (confirmă că echipa a fost prezentă), parcurge pozele de pe șantier, jurnalul de șantier, deconturile, ofertele și contractele, acceptă condițiile generale, raportează vicii, scrie mesaje și stabilește termene. La finalul lucrării confirmă procesul-verbal de recepție a lucrărilor (Abnahme) — din acel moment curge perioada de garanție. Vede și garanțiile lui de execuție. Tu ai liniște, iar clientul un sentiment de control și o servire profesionistă.
Consilier Financiar
Consilierul Financiar îți arată modalități legale de a plăti mai puțin impozit — 21 de reguli de optimizare croite pentru meșteșugul construcțiilor din Germania. Îți completezi o dată profilul (stare civilă, formă juridică, domeniu, familie, angajați, date fiscale), iar sistemul pune întrebări doar despre regulile care te-ar putea privi. Înainte să plătești pentru ceva, vezi un rezumat: câte reguli se potrivesc, care este potențialul de economie și cât costă raportul complet (15 € pentru fiecare regulă activă). Raportul descrie totul pe înțelesul tău, cu temei legal și întrebări pentru contabil — îl duci la Steuerberater ca o listă gata făcută.
Tracker GPS
Trackerul GPS este un modul Premium care îți ține singur foaia de parcurs. Conectezi un dispozitiv mic în mașină (plug-and-play), iar el arată în timp real locația vehiculului și înregistrează automat fiecare cursă — kilometrii îi ia direct din contorul mașinii, așa că sunt exacți la kilometru. Asistentul recunoaște singur dacă o cursă a fost de serviciu sau privată (după adresele clienților și ore), iar tu poți reclasifica manual fiecare cursă sau corecta adresa. Recunoaște și opririle de lucru (pauzele pe șantier). Totul este securizat împotriva manipulării și are o pistă de audit completă pentru fisc (§4 EStG). În cabina de comandă vezi rulajul, codurile de defecte (DTC) și evenimentele vehiculului. Gata cu introducerea manuală a traseelor.
Notificări prin ntfy
BauFin folosește ntfy — un sistem de notificări deschis, fără număr de telefon și fără cont Meta. În loc de grupuri WhatsApp primești un canal separat de alerte despre facturi, plăți și termene. Instalezi aplicația ntfy, scanezi codul QR și alegi ce notificări vrei să primești.
De ce nu WhatsApp? Află mai multe →SOWA — cineva trebuie să-ți urmărească termenele de plată!
SOWA — cineva trebuie să-ți urmărească termenele de plată!
SOWA este un modul bonus pentru gestionarea costurilor fixe lunare — chirie, leasing, asigurare, telefon, internet etc. Foaia de calendar cu 31 de zile arată dintr-o privire când este scadentă fiecare plată. Reamintirile automate ntfy te ajută să urmărești termenele. De ce SOWA? …pentru că o rată întârziată doare mai tare decât ceasul deșteptător.
