Ghid de utilizare
Toate modulele BauFin dintr-o privire
Tablou de bord
Tabloul de bord oferă o privire de ansamblu în timp real asupra performanței afacerii dumneavoastră de construcții. Vedeți KPI-urile anuale inclusiv venituri, cheltuieli și profit dintr-o privire, cu grafice lunare de venituri, clienți de top clasificați după cifra de afaceri și alerte pentru facturile restante care necesită atenție.
Clienți
Gestionați toți clienții dumneavoastră — companii de construcții, antreprenori generali, dezvoltatori imobiliari și proprietari privați. Stocați detalii despre companie, adrese, coduri fiscale și numere de TVA. Clienții marcați ca antreprenori de construcții pot fi folosiți pentru pregătirea indicațiilor Reverse Charge (§13b UStG) pe facturi.
Facturi
Creați, trimiteți și urmăriți facturi pentru lucrări de construcții. Suportă poziții cu diferite unități (ore, m², sumă forfetară, metri liniari), indicații Reverse Charge pentru antreprenorii §13b, facturi colective pentru mai multe comenzi și generare PDF. Livrare email cu PDF atașat și rapoarte de timp.
Cheltuieli
Înregistrați toate cheltuielile de afaceri pentru compania dumneavoastră de construcții. Categorizați costurile pe tip — materiale, unelte, vehicul, asigurare, telefon, birou, deplasări și altele. Fiecare cheltuială alimentează EÜR (situația veniturilor) și reduce sarcina fiscală. Legați chitanțele prin scanare OCR.
Oferte
Creați oferte profesionale pentru proiecte de construcții. Adăugați poziții cu prețuri de vânzare și costuri pentru a urmări marjele planificate. Trimiteți oferte clienților, urmăriți acceptarea sau respingerea și convertiți ofertele acceptate direct în comenzi cu un singur clic.
Extrase bancare
Importați extrase bancare din fișiere CSV sau MT940. Asistentul pregătește sugestii de categorii pentru fiecare tranzacție. Sistemul detectează veniturile potrivite cu facturile și cheltuielile potrivite cu categoriile, cu scoruri de încredere. Verificați, aprobați sau potriviți manual tranzacțiile pentru acuratețe contabilă.
Somații
Detectați automat facturile restante și generați notificări de plată în până la trei niveluri de escaladare. Sistemul urmărește zilele de întârziere, calculează dobânda de întârziere și taxele de somație și generează PDF-uri profesionale de reamintire. Trimiteți prin email sau marcați pentru livrare poștală.
Proiecte
Proiectele sunt containere organizaționale opționale care grupează mai multe comenzi pentru șantiere mari de construcții. Urmăriți bugetul general, orele, veniturile, costurile și marja pe toate comenzile dintr-un proiect. Ideal pentru construcții multi-fază precum complexuri rezidențiale sau renovări comerciale.
Comenzi
Comenzile de lucru (Aufträge) sunt unitatea operațională de bază — fiecare reprezintă o lucrare specifică pe un șantier. Create din oferte acceptate sau independent, ele urmăresc statusul, tipul de facturare (pe oră sau tarif fix), fotografii, documente, costuri și note. Introducere vocală prin KOJI pentru notare fără mâini pe șantier.
Pontaj
Urmăriți orele de lucru per angajat per comandă. Înregistrați ora de început, ora de sfârșit și durata pauzei pentru fiecare zi. Pentru comenzile pe oră, câștigurile zilnice sunt calculate automat din tariful orar. Tipăriți sumarele de timp pentru clienți ca dovadă a muncii efectuate.
Jurnal de km
Mențineți un jurnal de vehicul (Fahrtenbuch) pentru documentarea folosirii vehiculelor de firmă în Germania. Înregistrați fiecare deplasare cu kilometrajul de pornire și sosire, traseul și scopul. Distingeți între deplasările de afaceri și private pentru a pregăti procentul de utilizare de afaceri pentru verificarea costurilor cu vehiculul.
OCR / Chitanțe
Scanați chitanțe folosind camera telefonului sau încărcați fișiere, iar asistentul extrage datele cheie — sumă, dată, furnizor, categorie și TVA. Sistemul creează o înregistrare de cheltuială după confirmare. Verificați și corectați câmpurile incerte înainte de aprobare.
Planificare
Planificare centrală cu trei vizualizări: tablă Kanban, diagramă Gantt și orar de resurse.
Angajați
Gestionați muncitorii din construcții și personalul de birou. Gestionați Sofortmeldung (înregistrare instantanee conform §28a SGB IV — obligatorie pentru muncitorii din construcții ÎNAINTE de a începe lucrul). Urmăriți datele personale, numerele de asigurare socială, codurile fiscale, orele de lucru și salarizarea.
Subcontractori
Gestionați subcontractorii de construcții cu urmărire completă de documente, certificate și verificări fiscale. Sistemul monitorizează valabilitatea certificatelor de scutire fiscală (§48b EStG) și poate pregăti calculul Bauabzugsteuer de 15% când nu există scutire pe fișier. Evaluările și istoricul comenzilor vă ajută să alegeți parteneri de încredere.
Administrare fiscală
Hub central pentru toată administrarea fiscală din afacerea dumneavoastră de construcții. Gestionați declarațiile de TVA (USt-Voranmeldung), plățile anticipate de impozit, tabele de amortizare vehicule, urmărirea dobânzilor la credite și certificatele de scutire fiscală (Freistellungsbescheinigung) necesare pentru Reverse Charge §13b.
Situația veniturilor
Generați automat EÜR (Einnahmenüberschussrechnung — situația simplificată de profit și pierdere pentru afaceri mici). Veniturile din facturi și cheltuielile sunt agregate în categorii structurate pentru verificare și depunere. Exportați fișiere DATEV trimestriale pentru contabilul dumneavoastră.
Flux de numerar
Previzionați fluxul de numerar pe baza facturilor restante, cheltuielilor viitoare și plăților planificate. Vizualizați datele ca listă cronologică sau calendar pentru a identifica potențiale goluri de lichiditate înainte de a se produce — critic pentru afacerile de construcții cu plăți anticipate mari de materiale.
Prognoză de lichiditate
Priviți 3 până la 12 luni înainte și identificați problemele de lichiditate înainte de a se produce. Prognoza calculează veniturile așteptate din facturile deschise, plățile anticipate de impozit viitoare și ratele la credite — și vă avertizează automat când soldul este pe punctul de a deveni negativ.
Ghid Financiar
Ghidul Financiar parcurge 21 de reguli de optimizare pentru meseriile din construcții în Germania. După o diagnoză scurtă, BauFin arată ce reguli se pot aplica, potențialul estimat și prețul raportului complet.
Controlling
Analiză financiară: evoluție lunară, profitabilitatea clienților și compararea comenzilor (planificat vs. real).
Export date Pro
Export zilnic automat al tuturor datelor de afaceri ca ZIP. Email cu link de descărcare, stocare criptată în UE.
Arhivă
Arhivă de documente cu funcții orientate spre GoBD și structură trimestrială de dosare (Q1–Q4). Stocați documentele de afaceri — facturi, chitanțe, contracte, decizii fiscale, polițe de asigurare și corespondență. Căutare full-text în documentele procesate OCR, cu perioade de retenție cerute legal.
Acces contabil
Un portal dedicat doar-citire pentru contabilul dumneavoastră extern (Steuerberater). Furnizați un token bearer pentru ca contabilul să acceseze facturi, cheltuieli, EÜR, extrase bancare, jurnale de deplasări și arhiva de documente — fără a putea modifica date.
Setări
Configurați toate setările la nivel de companie pentru afacerea dumneavoastră de construcții. Gestionați datele de bază ale companiei, codurile fiscale, conturile bancare, branding-ul facturilor (logo, culori, prefix, termene de plată), preferințe de notificare și accesul contabilului — totul într-un singur loc.
BauFin folosește ntfy — un sistem deschis de notificări care nu necesită număr de telefon sau cont Meta. În loc de grupuri WhatsApp primești un canal separat pentru alerte despre facturi, plăți și termene. Instalează aplicația ntfy, scanează codul QR și alege ce notificări vrei să primești.
De ce nu WhatsApp? Aflați mai multe →BUFNIȚA — Cineva trebuie să-ți urmărească termenele de plată!
BUFNIȚA este un modul bonus pentru gestionarea costurilor lunare recurente — chirie, leasing, asigurare, telefon, internet etc. O foaie calendar cu 31 de zile arată dintr-o privire când fiecare plată este scadentă. Reamintirile automate ntfy te ajută să ții termenele sub control. De ce BUFNIȚA? …pentru că o rată întârziată doare mai mult decât un ceas deșteptător.
