Ghid: Conducerea unei firme în Germania

• ●Einzelunternehmen (întreprindere individuală) — cea mai frecventă alegere. Fără capital minim, înregistrare simplă (doar Gewerbeanmeldung), contabilitate prin EÜR (metoda simplificată venituri/cheltuieli). Taxe: impozit pe venit + impozit comercial. Răspundere personală integrală cu patrimoniul privat.

• ●GbR (societate civilă) — pentru 2+ persoane care desfășoară un meșteșug împreună. Fără capital minim, răspundere personală integrală a tuturor asociaților. Formă simplă, fără notar, utilizează tot EÜR.

Ce ai nevoie:

• ●Carte de identitate sau pașaport (cetățeni UE: fără permise suplimentare)
• ●Formularul Gewerbeanmeldung (GewA 1)
• ●Înscrierea în Handwerksrolle (dacă meșteșugul necesită Meister — vezi mai jos)
• ●Taxă: 20-60€ în funcție de municipalitate

După înregistrare, Gewerbeamt notifică automat:

• ●Finanzamt (biroul fiscal) — vei primi un chestionar fiscal
• ●Camera de Comerț (IHK) sau Camera Meșteșugurilor (Handwerkskammer)
• ●Asigurarea de accidente (Berufsgenossenschaft)
• ●Biroul de statistică

• ●Anexa A — meșteșuguri licențiate care necesită Meisterbrief (53 profesii). Exemple construcții: Zidari (Nr. 1), Dulgheri (Nr. 3), Acoperișuri (Nr. 4), Zugravi (Nr. 10), Instalatori (Nr. 24), Electricieni (Nr. 25), Faianțari (Nr. 42).

• ●Anexa B1 — meșteșuguri fără licență (fără Meister necesar). Exemple: Pardoseli, Asfalteri, Rostuitori.

• ●Anexa B2 — meșteșuguri asemănătoare. Fără Meister necesar.

• ●Steuernummer (număr fiscal) — atribuit de biroul fiscal local. Format: XXX/XXX/XXXXX. Obligatoriu pe facturi (§14 UStG), declarații fiscale și corespondență cu biroul fiscal.

• ●USt-IdNr (cod de identificare TVA) — format: DE123456789. Necesar pentru tranzacții intra-UE (cu firme din alte țări UE). Nu este obligatoriu doar pentru piața internă, dar recomandat.

• ●Identifikationsnummer (IdNr) — număr fiscal personal de 11 cifre, atribuit fiecărei persoane înregistrate în Germania. A nu se confunda cu Steuernummer.

Chestionarul întreabă despre:

• ●Venituri și profit estimate în primul an
• ●Dacă dorești să folosești scutirea pentru întreprinderi mici (§19 UStG)
• ●Date bancare
• ●Forma de impozitare

Cont de afaceri:

• ●Întreprinzători individuali — legal nu este necesar un cont separat de afaceri, DAR puternic recomandat. Amestecarea finanțelor private și de afaceri este un coșmar la un audit fiscal.
• ●GmbH/UG — cont separat de afaceri este OBLIGATORIU.
• ●Cost: 0-15€/lună (multe bănci oferă conturi de afaceri gratuite).

Asigurări obligatorii:

• ●Asigurare de sănătate (Krankenversicherung) — OBLIGATORIE pentru toată lumea din Germania. Liber profesioniști: privată (PKV) sau voluntar statutară (GKV). Cost: 200-800€/lună în funcție de venit și plan.
• ●Asigurare de accidente (BG Bau) — asigurare de accidente obligatorie, OBLIGATORIE pentru firmele de construcții. Înregistrare în termen de o săptămână de la începerea activității.
• ●Asigurare de răspundere civilă (Betriebshaftpflicht) — legal nu este obligatorie dar ESENȚIALĂ în practică. Fără ea, nu intri pe majoritatea șantierelor. Protejează împotriva cererilor de despăgubire.

Suplimentare (recomandate):

• ●Asigurare de pensie — obligatorie pentru meșteșugari din Anexa A primii 18 ani (§2 Nr. 8 SGB VI)
• ●Asigurare de protecție juridică
• ●Asigurare de invaliditate

• ●EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) — metoda simplificată: venituri minus cheltuieli = profit. Pentru: întreprinzători individuali, GbR, liber profesioniști cu venituri până la 600.000€ SAU profit până la 60.000€ pe an. Majoritatea meșteșugarilor folosesc EÜR.

• ●Contabilitate în partidă dublă (Bilanz) — contabilitate completă cu bilanț. Obligatorie pentru: GmbH, UG, companii din registrul comercial și afaceri care depășesc pragurile EÜR.

• ●Imuabilitate (Unveränderbarkeit) — odată salvate, documentele nu pot fi modificate sau șterse fără urmă. Fiecare modificare trebuie înregistrată (cine, când, ce).

• ●Numerotare continuă — facturile, documentele, înregistrările trebuie să aibă numere consecutive fără goluri. Goluri = semnal de alarmă pentru auditor.

• ●Păstrare 10 ani — facturi, înregistrări, scrisori comerciale: 10 ani (§147 AO). Bonuri și altă corespondență: 6 ani.

• ●Lizibilitate — documentele trebuie să rămână lizibile pe toată durata perioadei de păstrare.

• ●Documentație procedurală (Verfahrensdokumentation) — trebuie să descrii CUM îți gestionezi contabilitatea.

Când se aplică (§13b Abs. 2 Nr. 4 coroborat cu Abs. 5 UStG):

• ●Serviciu = serviciu de construcții (Bauleistung)
• ●Destinatar = antreprenor de construcții (≥10% din cifra de afaceri totală din servicii de construcții)

Obligatoriu pe facturile §13b:

• ●Toate cele 8 elemente obligatorii din §14 UStG
• ●Sume NETE (fără TVA)
• ●Formula: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (scrisoare BMF 27.01.2023)
• ●Codul TVA al destinatarului

NU este permis pe facturile §13b:

• ●Cota TVA, suma TVA, suma brută

• ●ZUGFeRD — hibrid: PDF/A-3 cu fișier XML încorporat (EN 16931). Destinatarul vede un PDF normal, sistemul contabil citește datele XML automat.

• ●XRechnung — XML pur, standard EN 16931. Obligatoriu pentru facturi către instituții publice (B2G) peste 1.000€.

Cheltuieli tipice de afaceri:

• ●Materiale de construcții, unelte
• ●Combustibil, costuri vehicul
• ●Telefon, internet (porțiunea de afaceri)
• ●Asigurări de afaceri
• ●Chirie birou/atelier
• ●Îmbrăcăminte de lucru
• ●Formare profesională

§4 Abs. 5 EStG limitează anumite deduceri:

• ●Cheltuieli de ospitalitate (Bewirtungskosten) — max 70% deductibil
• ●Cadouri de afaceri — max 50€ per persoană pe an

Cerințe:

• ●Înregistrează fiecare mișcare de numerar: dată, sumă, descriere, sold
• ●Soldul de casă nu trebuie să fie NICIODATĂ negativ
• ●Înregistrările trebuie să fie cronologice și continue
• ●GoBD: imuabilitate — tranzacțiile înregistrate nu pot fi șterse

• ●Alocația de distanță (Entfernungspauschale) — din 2026, 0,38 € pentru fiecare kilometru complet de distanță dus între domiciliu și prima locație de muncă (erste Tätigkeitsstätte, §9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG). Plafonul anual este, de regulă, 4.500 €, cu excepții inclusiv pentru mașina proprie sau pusă la dispoziție.

• ●Jurnal de deplasări (Fahrtenbuch) — documentezi fiecare deplasare: dată, de unde, unde, scop, km start/final. Pregătește ponderea utilizării de afaceri și costurile vehiculului pentru verificare.

• ●Activitate externă/deplasare de serviciu (Auswärtstätigkeit/Dienstreise) — dacă nu există prima locație de muncă și deplasarea este încadrată fiscal ca activitate externă, pentru mașina privată poate fi relevantă rata de 0,30 €/km pentru fiecare kilometru parcurs sau costurile reale ale vehiculului. Diurnele interne germane depind de durata absenței (14 €/28 €).

Cum se corectează corect:

• ●Factură de stornare — anulează整 factura cu sume negative, apoi emiți una nouă.
• ●Factură de corecție — corectează poziții individuale, cu referire la numărul și data originalului.

Drepturi în raporturile B2B:

• ●Dobânzi legale: rata de bază plus 9 puncte procentuale. Rata de bază se schimbă semestrial — de la 1 iulie 2026 este 1,52 %.
• ●Sumă forfetară de 40 € pentru costuri de recuperare, indiferent de valoarea facturii și fără dovezi.

• ●Iarna (Ianuarie-Martie, Decembrie) — 38h/săptămână. Luni-Joi câte 8h, Vineri 6h.
• ●Vara (Aprilie-Noiembrie) — 41h/săptămână. Luni-Joi câte 8,5h, Vineri 7h.

Date fixe:

• ●1 Ianuarie — Anul Nou (Neujahr)
• ●1 Mai — Ziua Muncii (Tag der Arbeit)
• ●3 Octombrie — Ziua Unității Germane
• ●25 Decembrie — Crăciunul
• ●26 Decembrie — A doua zi de Crăciun

Mobile (dependente de Paște):

• ●Vinerea Mare (Karfreitag) — cu 2 zile înainte de Paște
• ●Lunea Paștelui (Ostermontag) — 1 zi după Paște
• ●Înălțarea (Christi Himmelfahrt) — 39 zile după Paște
• ●Lunea Rusaliilor (Pfingstmontag) — 50 zile după Paște

• ●Salariul minim legal (Mindestlohn) — 13,90€/oră brut (din 2026). Se aplică TUTUROR angajaților din Germania, fără excepții.

• ●Salariul minim în construcții (Branchenmindestlohn Bau) — MAI MARE decât minimul legal. Stabilit prin contract colectiv, declarat obligatoriu de BMAS. Se aplică TUTUROR firmelor de construcții din Germania — inclusiv celor fără sindicat.

Ce acoperă SOKA-BAU:

• ●Fond de concediu (Urlaubskasse) — muncitorii din construcții au 30 zile de concediu. Angajatorul plătește contribuțiile, SOKA-BAU plătește indemnizația de concediu.
• ●Pensie suplimentară (Zusatzversorgung) — provizion suplimentar de pensie pentru muncitorii din construcții.
• ●Formare profesională (Berufsbildung) — educație și formare profesională.

Rețineri obligatorii din salariul brut:

• ●Impozit pe venit (Lohnsteuer) — plată anticipată a impozitului pe venit (suma depinde de clasa fiscală a angajatului)
• ●Suprataxă de solidaritate — 5,5% din impozitul pe venit (doar la venituri mai mari)
• ●Impozit bisericesc — 8-9% din impozitul pe venit (dacă angajatul este membru al unei biserici)
• ●Asigurare de sănătate — ~7,3% + contribuție suplimentară (împărțit egal angajator/angajat)
• ●Asigurare de pensie — 9,3% (împărțit egal)
• ●Asigurare de șomaj — 1,3% (împărțit egal)
• ●Asigurare de îngrijire — ~1,7% (împărțit egal, mai mare pentru cei fără copii)

Când ai nevoie:

• ●Comanzi un subcontractor pentru lucrări de construcții
• ●Subcontractorul NU are certificat de scutire — TREBUIE să reții 15% din factura lui și să plătești la biroul fiscal
• ●Subcontractorul ARE un certificat valid — plătești suma integrală

Cum funcționează:

• ●Subcontractorul depune cerere la biroul său fiscal
• ●Biroul fiscal emite certificatul cu dată de valabilitate (de obicei 1-3 ani)
• ●Poți verifica autenticitatea prin BZSt (Biroul Central Federal de Taxe)

Când să reții:

• ●Subcontractorul nu are certificat de scutire
• ●SAU certificatul a expirat

Ce faci cu cele 15% reținute:

• ●Depui o declarație de Bauabzugsteuer la biroul fiscal (până în ziua de 10 a lunii următoare)
• ●Transferi suma reținută la biroul fiscal

• ●Factura este NETĂ (fără TVA)
• ●Pe ea scrie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
• ●TU ca destinatar trebuie să declari TVA-ul în UStVA ta
• ●Simultan poți deduce același TVA (deducere TVA de intrare) — efect net = zero

• ●Contract scris (Werkvertrag sau acord de subcontractare) — domeniu de lucru, termen, plată, condiții
• ●Copie a înregistrării comerciale a subcontractorului (Gewerbeanmeldung)
• ●Copie a certificatului de scutire §48b EStG (actual!)
• ●Copie a asigurării de răspundere (Betriebshaftpflicht)
• ●Certificat A1 (dacă subcontractorul este din altă țară UE)
• ●USt 1 TG (pentru facturi §13b)

Fără aceste documente riști:

• ●Răspundere pentru contribuțiile de asigurări sociale ale subcontractorului (Nachunternehmerhaftung)
• ●Amenzi pentru muncă ilegală (Schwarzarbeit)
• ●Răspundere pentru Bauabzugsteuer

Criterii:

• ●Supunerea la instrucțiuni privind timpul, locul și modul de lucru
• ●Integrarea în organizația beneficiarului, lucrul cu utilajele acestuia
• ●Lipsa riscului economic propriu

Cote de impozitare 2026 (§32a EStG):

• ●Până la 11.784€ — 0% (deducere personală de bază, Grundfreibetrag)
• ●11.785€ - 17.005€ — 14-24% (progresiv)
• ●17.006€ - 66.760€ — 24-42%
• ●66.761€ - 277.825€ — 42%
• ●Peste 277.826€ — 45% (Reichensteuer)

Declarații:

• ●UStVA (declarație anticipată TVA) — declarație preliminară lunară sau trimestrială. Termen: ziua de 10 a lunii următoare. Poate fi prelungit cu o lună (Dauerfristverlängerung).
• ●Declarația anuală TVA — declarație anuală. Același termen ca impozitul pe venit.

Lunar sau trimestrial:

• ●Primul an de activitate — ÎNTOTDEAUNA lunar
• ●Obligație TVA > 7.500€/an — lunar
• ●Obligație TVA 1.000-7.500€ — trimestrial
• ●Obligație TVA < 1.000€ — scutire de UStVA posibilă (doar declarație anuală)

Cerințe (§19 UStG):

• ●Venituri în ANUL PRECEDENT ≤ 25.000€
• ●Venituri în ANUL CURENT ≤ 100.000€ (estimat)

Dacă ambele condiții sunt îndeplinite — poți renunța la perceperea TVA. Consecințe:

• ●Fără TVA pe facturile tale
• ●Fără UStVA (declarații anticipate)
• ●DAR: fără deducere TVA de intrare din facturile de achiziție (fără Vorsteuerabzug)

Calcul:

• ●Baza: profitul afacerii
• ●Scutire (Freibetrag): 24.500€ — pentru întreprinzători individuali și GbR. Câștigi mai puțin = fără impozit comercial.
• ●Rata bazei de impozitare (Steuermessbetrag): 3,5% din suma care depășește scutirea
• ●Multiplicator municipal (Hebesatz): variază pe municipalitate (de ex. Hamburg: 470%, Berlin: 410%)

Impozit bisericesc (Kirchensteuer):

• ●Plătit de membrii bisericii catolice sau protestante din Germania
• ●Cotă: 8% (Bavaria, Baden-Württemberg) sau 9% (alte landuri) din impozitul pe venit
• ●Poți părăsi biserica (Kirchenaustritt) — atunci nu plătești
• ●Pentru mulți meșteșugari străini: dacă nu te-ai înscris într-o biserică în Germania — nu plătești

Suprataxa de solidaritate (Solidaritätszuschlag):

• ●5,5% din impozitul pe venit
• ●Din 2021: doar la venituri mai mari. Majoritatea întreprinzătorilor individuali cu venit tipic de meșteșugar NU plătesc Soli.
• ●Prag: impozit pe venit > 18.130€ (necăsătorit) / 36.260€ (căsătorit) — sub acesta: 0%.

• ●La depunerea LUNARĂ se datorează o plată specială (Sondervorauszahlung) de 1/11 din TVA-ul anului precedent, compensată ulterior în declarația anuală.
• ●La depunerea TRIMESTRIALĂ nu există plată specială.
• ●Cererea se depune electronic prin ELSTER.

• ●GWG (§6 Abs. 2 EStG) — amortizare instantanee a activelor mobile până la 800€ net
• ●IAB (§7g EStG) — deduce 50% din investiția planificată înainte de achiziție (profit ≤ 200.000€)
• ●AfA (§7 EStG) — amortizare liniară sau degresivă conform tabelelor oficiale BMF

• ●Alocație birou acasă: 6€/zi, max 1.260€/an
• ●Telefon/Internet: 20% din factură, max 20€/lună (metoda simplificată)

Cum te pregătești:

• ●Ține contabilitatea la zi — nu lăsa pe ultimul moment
• ●Arhivează TOATE documentele — facturi, bonuri, contracte, corespondență
• ●Menține numerotarea continuă a facturilor
• ●Registrul de casă mereu actualizat, sold niciodată negativ
• ●Documentația procedurală pregătită (vezi mai jos)
• ●Documentele subcontractorilor complete (certificat de scutire, A1, contracte)

• ●Completitudinea veniturilor — sunt toate facturile înregistrate, corespund tranzacțiile bancare cu facturile
• ●Cheltuieli — documentate, legate de afaceri, nu private
• ●Registru de casă — completitudine, sold, coerență cu depunerile/retragerile
• ●Numerotarea facturilor — secvențială, fără goluri
• ●TVA — calculat și virat corect, Reverse Charge aplicat corect
• ●Subcontractori — certificate de scutire, Bauabzugsteuer, A1
• ●Jurnal de deplasări — dacă se revendică costuri de vehicul
• ●GoBD — imuabilitate date, jurnal de modificări, arhivare

Conținut:

• ●Descrierea sistemului contabil (ce software, ce module)
• ●Proceduri: cum se creează facturi, cum se arhivează bonuri, cum se calculează TVA
• ●Drepturi de acces: cine poate accesa datele, cine poate face modificări
• ●Backup: cum și unde sunt salvate datele
• ●Securitate IT: descrierea măsurilor de protecție

Trei niveluri de acces (Z1/Z2/Z3):

• ●Z1 (acces direct) — auditorul vizualizează datele în sistemul tău
• ●Z2 (acces indirect) — auditorul îți solicită generarea de rapoarte
• ●Z3 (transfer pe suport) — auditorul solicită date pe un suport într-un format specificat

Ce trebuie exportat:

• ●Toate facturile (emise și primite)
• ●Înregistrări (EÜR)
• ●Registru de casă
• ●Date clienți și subcontractori
• ●Jurnal de modificări (Audit Trail)