Instrukcja obsługi
Wszystkie moduły BauFin!app w jednym miejscu
Dla jednoosobowych działalności (Einzelunternehmer) i spółek cywilnych (GbR) w branży budowlanej i usługowej — glazurnicy, murarze, malarze, dekarze, elektrycy i inni rzemieślnicy. BauFin!app korzysta z EÜR — uproszczonej księgowości dla większości firm rzemieślniczych.
Pulpit
Pulpit to Twój kokpit — pierwsza rzecz, którą widzisz po zalogowaniu. Na jednym ekranie masz obraz całej firmy za bieżący rok pracy: ile zarobiłeś (przychód ze zleceń), ile wydałeś (materiały, podwykonawcy, pojazdy), co zostało na czysto (zysk) i ile jesteś winien urzędowi z tytułu VAT. Wykres miesięczny i trend pokazują, które miesiące były mocne, a które słabe. Mapa zleceń pokazuje, gdzie w tym roku pracowałeś. Pulpit sam podświetli przeterminowane faktury (kto i ile zalega) oraz nadchodzące terminy. Nie musisz nic liczyć — dane ładują się same, a rok przełączasz jednym kliknięciem.
Klienci
Baza wszystkich Twoich klientów w jednym miejscu — zarówno firm, jak i osób prywatnych. Trzymasz tu adresy, telefony, maile, numery podatkowe i NIP. Najważniejsze pole to oznaczenie §13b — zaznaczasz je, gdy klient jest przedsiębiorcą budowlanym. Dlaczego to ważne? Bo takim klientom wystawiasz faktury bez VAT (odwrotne obciążenie), a jeśli się pomylisz, urząd może się przyczepić. Z karty klienta od razu wystawisz mu ofertę albo fakturę — dane wskakują same, nic nie przepisujesz drugi raz.
Oferty
Oferta (Angebot) to Twój kosztorys dla klienta — na piśmie pokazujesz, co i za ile zrobisz. Każdą pozycję wpisujesz z ceną zakupu i sprzedaży, więc od razu widzisz marżę i nie wchodzisz w robotę pod kreskę. Dla firm budowlanych system przygotuje odwrotne obciążenie VAT (§13b). W PDF możesz pokazać rozbicie na materiał i robociznę — to ważne dla klienta prywatnego, bo robociznę może sobie odliczyć od podatku (§35a EStG). Ofertę wysyłasz mailem jako PDF, a system śledzi, czy klient ją otworzył. Gdy klient chce zmian, robisz klon oferty jako nową wersję (v2, v3...) z linkiem do oryginału — nie tracisz historii negocjacji. Zaakceptowaną ofertę jednym kliknięciem zamieniasz w zlecenie. Możesz ustawić zaliczkę procentową i skopiować ofertę dla innego klienta.
Umowy
Twórz umowy z mocą prawną — wszystkie, których potrzebuje firma budowlana, nie tylko te z klientem. Umowy o dzieło (jako podwykonawca dla generalnego wykonawcy wg VOB/B, jako główny wykonawca dla klienta firmowego, albo remont dla klienta prywatnego wg BGB), umowa z Twoim podwykonawcą, a do tego umowy kadrowe: o pracę (również Minijob), o naukę zawodu, o praktykę i z wolnym współpracownikiem, oraz umowa o powierzenie samochodu służbowego, porozumienie o rozwiązaniu umowy, najem i serwis. System sam podstawia dane z profilu klienta, pracownika, podwykonawcy albo pojazdu i pilnuje wymogów prawa (odwrotne obciążenie VAT §13b, zaświadczenie §48b, płaca minimalna). Umowę najpierw podpisuje Twoja firma, potem druga strona — klient w portalu klienta.
Projekty
Projekt to teczka, która spina kilka powiązanych zleceń w jedną większą robotę — duże zlecenie, którego wykonanie wymaga wielu etapów (np. budowa domu: fundament, ściany, wykończenie — każdy osobnym zleceniem). Projekt nie zastępuje zlecenia, jest nadbudówką nad nimi. Na jednym pulpicie widzisz zsumowane godziny, przychód, koszty i marżę ze wszystkich etapów naraz, a osobno postęp (plan kontra wykonanie) i cashflow projektu, czyli ruchy pieniężne. Do projektu przypisujesz klienta i adres budowy, zlecenia dokładasz i wypinasz w dowolnym momencie, a każda zmiana trafia do dziennika.
Dostawcy
Hurtownie i firmy, w których kupujesz materiał — razem z warunkami, jakie u nich wynegocjowałeś. Najważniejszy jest wiersz z rabatem: wielu rzemieślników ma w składzie budowlanym 15, 20 albo 30 procent, ale w każdej grupie towarowej inaczej. Właśnie po to są grupy rabatowe. Wpisz to, co naprawdę dostajesz, a program przy przyjęciu towaru policzy Twoją cenę, nie cennikową. Do tego warunki płatności: skonto i termin. Dwa procent skonta przy dziesięciu dniach to w skali roku więcej, niż się większości wydaje — system przypomni, dopóki termin biegnie.
Katalog usług (VOB)
Twój cennik robocizny, ułożony według VOB/C — czyli według porządku, który znają architekci i zamawiający publiczni. Zamiast w każdej ofercie wpisywać od nowa „układanie płytek", wybierasz pozycję z katalogu: kod, nazwa, jednostka i Twoja cena są ustalone. Katalog zna do każdej pozycji cenę orientacyjną, ale liczy się kolumna „moja cena" — Twoja, nie ta z książki. Kto raz porządnie uzupełni, pisze potem oferty w kilka minut i nigdy więcej nie liczy dwóch różnych cen za tę samą robotę.
Zlecenia
Zlecenie (Auftrag) to podstawowa jednostka Twojej pracy — jedna robota u jednego klienta i fundament każdej faktury. Może powstać z zaakceptowanej oferty albo założysz je ręcznie. Zlecenie przechodzi przez etapy: Nowe → W realizacji → Zakończone → Zafakturowane. Rozliczasz je godzinowo (stawka za godzinę) albo ryczałtem, a przy większych robotach fakturujesz zaliczką (Abschlag) i fakturą końcową. Do zlecenia dokładasz godziny pracy ekipy, koszty materiału, zdjęcia z budowy, dokumenty, notatki (możesz je dyktować głosem) i przejazdy z GPS. Gdy bierzesz podobną robotę, klonujesz zlecenie jednym kliknięciem — powstaje nowe z tymi samymi danymi (system nie pozwoli sklonować dwa razy tego samego dnia). Możesz też utworzyć zlecenie-kontynuację, a łańcuch powiązań (co z czego powstało — klon, kontynuacja, storno) masz zawsze pod ręką. Każda zmiana ląduje w dzienniku, co jest ważne, gdyby przyszła kontrola.
Planowanie
Planowanie to Twój grafik robót w trzech widokach, żeby nic się nie zgrało w czasie ani nie przepadło. Tablica (Kanban) pokazuje zlecenia jako karteczki w kolumnach według statusu — przeciągasz je z „Do zrobienia" do „W trakcie" i „Gotowe". Oś czasu (Gantt) pokazuje zlecenia jako paski w kalendarzu, więc od razu widzisz, czy dwie roboty Ci się nie nakładają na te same dni. Harmonogram zasobów pozwala przypisać pracowników do zleceń, żebyś nie wysłał tej samej ekipy w dwa miejsca naraz. Wszystko filtrujesz po roku, kliencie, projekcie i statusie.
Czas pracy
Rejestracja czasu pracy Twojej ekipy — dla każdego pracownika i każdego zlecenia osobno. Wpisujesz godzinę wejścia, wyjścia i przerwę, a system sam liczy przepracowane godziny i dniówkę według stawki. Do wpisu możesz dołączyć zdjęcia z budowy. Widok kalendarza pokazuje cały miesiąc — dni z pracą podświetlone na zielono. Te dane wchodzą wprost do rozliczenia zleceń godzinowych, do raportów godzin dla klienta (Stundennachweis) oraz do ewidencji wymaganej przy kontroli celnej (MiLoG) i przez kasę urlopową budowlaną (SOKA-BAU). System ostrzega, gdy godziny łamią przepisy o czasie pracy.
Katalog
Twój własny cennik materiałów budowlanych — płyty gipsowe, cement, płytki, kable i cokolwiek jeszcze montujesz. Zamiast wpisywać wszystko od nowa w każdej ofercie, raz dodajesz materiał z ceną zakupu i sprzedaży, a potem tylko wybierasz go z listy — opis, jednostka i cena wskakują same, a marża jest od razu widoczna. System sam nadaje numer artykułu i tworzy niemiecką nazwę na oferty i faktury. Cały cennik od hurtowni wczytasz z pliku DATANORM, a same aktualizacje cen z pliku DATPREIS — z podglądem, co jest nowe, a gdzie zmieniła się cena, zanim zatwierdzisz.
Pojazdy
Zarządzanie całą flotą firmy w jednym miejscu — każdy samochód, bus czy przyczepa. System pilnuje za Ciebie wszystkich terminów: przeglądu (HU/AU, czyli TÜV/DEKRA), ubezpieczenia OC i AC, podatku od pojazdu oraz umowy leasingu. Na kilka tygodni przed wygaśnięciem dostajesz ostrzeżenie, żeby żaden termin Cię nie zaskoczył. Zbierasz tu faktury z warsztatu i naprawy, paragony za paliwo, prowadzisz kilometrówkę (Fahrtenbuch), a system liczy całkowity koszt posiadania pojazdu (TCO) i amortyzację. Każdy pojazd oznaczasz jako służbowy albo prywatny — to decyduje, ile kosztów odliczysz od podatku.
Skaner
Koniec z przepisywaniem paragonów. Robisz zdjęcie paragonu albo faktury (za materiał, narzędzia, paliwo), a asystent sam odczytuje kwotę, datę, sprzedawcę i kategorię. Ty tylko sprawdzasz, czy dobrze odczytał, i zatwierdzasz — system od razu tworzy z tego koszt firmowy gotowy do księgowania. Osobno rozpoznaje paragony za tankowanie i podpina je pod pojazd. Jeśli odczyt jest niepewny albo zdjęcie nie wygląda na dokument, dostajesz ostrzeżenie. Możesz też podejrzeć surowy tekst, który system zobaczył na zdjęciu, i śledzić statystyki zeskanowanych dokumentów.
Przeglądy
Zestawienie wszystkiego, co wynika z Twoich umów serwisowych i niedługo wypada — oraz u kogo. Nic tu nie zakładasz ręcznie: jak tylko istnieje umowa z okresem przeglądu, terminy pojawiają się same. To jest różnica między umową serwisową, która przynosi pieniądze, a taką, o której zapomniano w segregatorze. Terminy zaległe stoją na górze i mówią, od ilu dni wiszą. Każdy wiersz pokazuje kwotę za przegląd, więc od razu widzisz, ile planowanego obrotu leży w najbliższych miesiącach.
Faktury
Wystawianie i pilnowanie faktur za roboty budowlane. Pozycje w różnych jednostkach (godziny, m², sztuki, ryczałt), a dla firm budowlanych odwrotne obciążenie VAT (§13b). Przy dużych robotach fakturujesz etapami: faktura zaliczkowa (Abschlag), częściowy odbiór (Teilschluss) i faktura końcowa (Schluss) z rozliczeniem wpłaconych zaliczek — wszystko zgodnie z §14 UStG. Fakturę wysyłasz mailem jako PDF, także jako e-fakturę ZUGFeRD (której coraz częściej wymagają firmy i urzędy). Gdy się pomylisz, nie kasujesz faktury — robisz storno, które tworzy fakturę korygującą z obowiązkowym powodem (stornowanej faktury nie da się już reaktywować, tego wymaga prawo). Podobną fakturę klonujesz jako nową. Po zatwierdzeniu faktura dostaje numer i blokadę edycji; gdy klient nie płaci, system podpowie wezwanie.
Pozostałe przychody
Nie każdy przychód firmy to faktura za robotę. Tutaj wpisujesz wszystkie inne pieniądze, które wpływają do firmy: zwrot składki SOKA-BAU, dotacje, odszkodowania z ubezpieczenia, odsetki z konta czy przychód z wynajmu sprzętu. To ważne, bo te kwoty też są przychodem firmy i muszą trafić do rocznego rozliczenia (rachunku wyników), inaczej księgi się nie zgadzają. Wpisujesz kwotę, datę, kategorię i krótki opis, a system dołączy to do przychodów obok faktur. System sam wie, które z tych wpływów są objęte VAT, a które nie — zwrot SOKA-BAU, dotacja, odszkodowanie i odsetki nie są, więc nie doliczy ich do deklaracji. Przy wynajmie sprzętu pytamy, bo to zależy od umowy.
Koszty firmowe
Wszystkie pieniądze, które wydajesz na firmę — materiały, paliwo, narzędzia, ubezpieczenia, telefon. Każdy koszt przypisujesz do kategorii i oznaczasz jako firmowy, żeby obniżył podatek. System rozdziela netto i VAT — ten VAT (Vorsteuer) odzyskujesz od urzędu, o ile masz porządny dokument. Koszt wpiszesz ręcznie, wczytasz zdjęciem paragonu (OCR) albo zaimportujesz jako e-fakturę (XRechnung/ZUGFeRD) — wtedy dane wchodzą same, bez przepisywania. Możesz też planować większe zakupy z wyprzedzeniem i oznaczać je jako kupione albo anulować plan.
Kasa
Kasa (Kassenbuch) to ewidencja gotówki firmy — każde euro, które wpływa do kasy albo z niej wychodzi. Jeśli bierzesz albo płacisz gotówką, musisz to tutaj zapisać. To nie zwykły notatnik — niemiecki urząd (§146 AO) wymaga zapisu tego samego dnia, a kasa nie może zejść poniżej zera. Na koniec dnia robisz zamknięcie dnia (Tagesabschluss) — po nim wpisów z tego dnia już się nie zmienia. Gdy pomylisz się we wpisie, nie kasujesz go — robisz storno, które tworzy zapis przeciwny z obowiązkowym powodem. Jeśli nie obracasz gotówką, moduł zostaje pusty.
Wyciągi bankowe
Import wyciągów z Twojego konta firmowego — zamiast ręcznie przepisywać każdą transakcję, wgrywasz plik CSV z banku (Revolut, Commerzbank, Sparkasse, Deutsche Bank, N26, Wise, ING, Postbank, Volksbank/Raiffeisen — a jeśli Twojego banku nie ma na liście, program przeczyta zwykły plik CSV), a asystent sam proponuje kategorię dla każdej pozycji i dopasowuje płatności do Twoich faktur i kosztów. To ogromnie skraca księgowanie. Transakcje pewne zatwierdzasz hurtem, a niepewne sprawdzasz ręcznie. System pilnuje, żeby ponowny import nie zdublował tych samych transakcji, a prywatne przelewy możesz zignorować.
Wezwania do zapłaty
Gdy klient nie płaci w terminie, system sam to wyłapie i pomoże Ci odzyskać pieniądze. Wykrywa przeterminowane faktury i pokazuje, ile dni klient się spóźnia. Wezwania idą po kolei w czterech stopniach eskalacji: łagodne przypomnienie, pierwsze wezwanie, drugie wezwanie i ostateczne — na każdym możesz doliczyć odsetki za zwłokę (liczone od aktualnej stopy bazowej Bundesbanku) oraz opłatę za upomnienie. Każde wezwanie to PDF, który wysyłasz mailem, pocztą albo obydwoma naraz; możesz też ustawić, żeby system wysyłał je automatycznie po określonej liczbie dni od terminu. Gdy klient zapłaci, oznaczasz fakturę jako opłaconą i wezwanie zamyka się samo.
Kaucje gwarancyjne
Przy dużych robotach dla firm (B2B) klient często zatrzymuje część Twojej zapłaty jako kaucję gwarancyjną (Sicherheitseinbehalt §17 VOB/B) — zabezpieczenie na wypadek wad, zwykle na okres gwarancji, nawet do 5 lat. Łatwo o takiej kaucji zapomnieć i stracić pieniądze. Ten moduł pilnuje ich za Ciebie: kaucja tworzy się automatycznie po zapłacie faktury B2B z aktywną klauzulą, a system przypomni, kiedy klient powinien Ci ją oddać. Klient może też zaproponować przez portal wymianę kaucji na gwarancję bankową — akceptujesz albo odrzucasz jednym kliknięciem. Gdy odzyskasz pieniądze, rejestrujesz zwrot.
Podatki
Centralne miejsce na wszystkie sprawy podatkowe firmy budowlanej. Trzymasz tu zaświadczenia o zwolnieniu z podatku budowlanego (Freistellung §48b — dzięki niemu klient płaci Ci pełną kwotę, bez potrącania 15%), pojazdy z amortyzacją (AfA), kredyty z planem spłat i odsetkami, zaliczki na podatek dochodowy i kościelny oraz deklaracje VAT. Składasz miesięczne albo kwartalne deklaracje VAT (Voranmeldung), a raz w roku generujesz roczną deklarację VAT — system ją wylicza, a Ty pobierasz gotowy plik XML do wysłania na elster.de oraz PDF do archiwum. Uwzględnia zaliczkę specjalną (1/11, przy przedłużeniu terminu) i eksport poza UE. System pilnuje dat ważności zaświadczeń i terminów zaliczek, żeby nic Ci nie przepadło.
Rachunek wyników
EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) to uproszczony rachunek zysków i strat, z którego rozlicza się większość jednoosobowych firm budowlanych w Niemczech. Mówiąc po ludzku: przychody minus koszty daje wynik, od którego liczy się podatek. System składa go automatycznie z Twoich faktur (przychody) i kosztów (wydatki) — nie musisz nic sumować ręcznie. Liczy się dzień, w którym pieniądze wpłynęły — nie dzień wystawienia faktury. Faktura z grudnia zapłacona w styczniu trafia do wyniku nowego roku (zasada kasowa, §11 EStG). Przychody dzieli według stawki VAT (19%, 7%, 0% przy odwrotnym obciążeniu), a koszty według kategorii. Gotowy rachunek możesz wyeksportować w formacie DATEV i przekazać księgowemu.
Przepływy pieniężne
Przepływy pieniężne (Cashflow) pokazują, co naprawdę wpłynęło i wypłynęło z firmy — nie z wystawionych faktur, tylko z konta bankowego i z kasy. Wybierasz rok i widzisz miesiąc po miesiącu: ile weszło, ile wyszło, jakie zostało saldo i jak rosło narastająco. Klikasz miesiąc, a rozwija się lista pojedynczych wpłat i wypłat — razem z przelewami między kontami, wpłatami prywatnymi i zwrotami. To zdjęcie prawdziwego stanu pieniędzy, nie księgowe przybliżenie. Jeśli chcesz zobaczyć, co dopiero nadejdzie, zajrzyj do Prognozy.
Kontroling
Kontroling to analiza, na czym naprawdę zarabiasz, a na czym tracisz. Trzy rzeczy w jednym miejscu: rozwój firmy miesiąc po miesiącu (przychody i koszty), rentowność klientów (który klient przynosi zysk, a który tylko robotę) i porównanie zleceń plan kontra rzeczywistość (ile godzin i kosztów zakładałeś, a ile wyszło naprawdę). Dzięki temu wiesz, którym klientom podnieść ceny i gdzie się przeliczasz przy wycenach.
Prognoza
Prognoza patrzy w przyszłość na 3 do 12 miesięcy i ostrzega przed kłopotami z płynnością, zanim się pojawią. To symulacja przepływów pieniężnych: system liczy spodziewane wpłaty z otwartych faktur, nadchodzące zaliczki podatkowe i raty kredytów, a gdy wychodzi, że saldo może spaść poniżej zera — sam podnosi alarm. Osobno planujesz zysk roczny: zakładasz cel i widzisz, czy firma zmierza w dobrą stronę. To daje Ci czas, żeby zareagować, zanim zabraknie pieniędzy.
Kontrola Finanzamt
Gdy urząd skarbowy zapowie kontrolę (Betriebsprüfung), ten moduł ratuje Ci skórę — masz w jednym miejscu wszystkie dokumenty i eksporty, których zażąda kontroler. Zamiast w panice szukać papierów, pobierasz gotowe pliki: eksport GDPdU (dane do programu kontrolera IDEA), eksport DATEV dla księgowego, opis procesów księgowych (Verfahrensdokumentation) po niemiecku i po Twojemu, protokół wszystkich zmian w systemie oraz zestawienie godzin pracy (MiLoG) dla kontroli celnej. Do tego checklista, co przygotować, i osobny dostęp dla kontrolera. Wszystko zgodnie z wymogiem elektronicznej archiwizacji (GoBD §147 AO).
Strażnik podatkowy
Strażnik podatkowy to Twój automatyczny czujnik ryzyka. Raz w tygodniu przegląda Twoje faktury i dane oraz sprawdza 5 typowych ryzyk podatkowych, które potrafią skończyć się karą z urzędu — na przykład błędy w odwrotnym obciążeniu VAT albo przekroczenie limitów. Jeśli coś zacznie wyglądać niebezpiecznie, dostajesz wczesne ostrzeżenie, zanim urząd się zorientuje. To nie to samo co Przegląd oszczędności (ten szuka oszczędności) — Strażnik pilnuje, żebyś nie wpadł w kłopoty.
Portal księgowego
Portal dla Twojego biura rachunkowego albo doradcy podatkowego (Steuerberater). Zamiast wysyłać księgowemu pliki mailem, dajesz mu bezpieczny dostęp — widzi faktury, koszty, rachunek wyników, archiwum i pojazdy. Domyślnie tylko podgląd, ale jeśli chcesz, możesz mu osobno pozwolić dopisywać koszty albo poprawiać faktury. Loguje się własnym e-mailem i hasłem, które mu nadajesz, a Ty decydujesz, od którego roku dane są dla niego widoczne. Wszystko, co księgowy przegląda, zapisuje się w dzienniku audytu, więc masz pełną kontrolę.
Prywatne wpłaty i wypłaty
To, co w ciągu roku wziąłeś z firmy dla siebie i co włożyłeś z własnej kieszeni. Brzmi jak sprawa dla księgowego, a jest punktem, w którym urząd przy jednoosobowej działalności patrzy szczególnie uważnie: z wpłat i wypłat wynika, czy odsetki od kredytu firmowego odliczysz w całości (§ 4 ust. 4a EStG). Kto dużo wyjmuje, a mało wkłada, traci część odliczenia odsetek — nie ze złośliwości urzędu, tylko dlatego, że tak stanowi ustawa. Ten sam wykaz stoi też na dole rozliczenia rocznego; ten ekran to skrót do niego, pod nazwą, o którą urząd pyta w piśmie.
Archiwum
Cyfrowe archiwum wszystkich dokumentów firmy, zgodne z niemieckimi zasadami przechowywania (GoBD) — dokumenty trzymasz tak długo, jak wymaga tego prawo. Faktury, umowy, decyzje podatkowe, paragony, zaświadczenia i korespondencję układasz po kwartałach (Q1–Q4), żeby łatwo się połapać. Raz zarchiwizowanego dokumentu nie da się już zmienić (blokada GoBD) — to Twoja ochrona przy kontroli. Wyszukiwarka przeszukuje wszystko, także tekst odczytany ze skanów (OCR), więc dowolny papier znajdziesz w kilka sekund.
Konfiguracja firmy
Wszystkie dane i dokumenty Twojej firmy w jednym miejscu — to fundament, z którego korzysta cały system. Wpisujesz adres, numery podatkowe, zwolnienie §48b i rachunek bankowy, a te dane trafiają automatycznie na faktury, oferty i wezwania. Tutaj też trzymasz oficjalne dokumenty firmy: wpis do rejestru działalności (Gewerbeanmeldung), własne zaświadczenie o zwolnieniu podatkowym i inne — system pilnuje ich ważności. Osobna zakładka to historia firmy, czyli chronologia najważniejszych zmian.
Regulamin (AGB)
Regulamin (AGB) to Twoje warunki świadczenia usług — zasady, na jakich pracujesz z klientami. System prowadzi go w wersjach: wersja aktywna trafia automatycznie do każdej umowy i do portalu klienta, a klient akceptuje ją przy rejestracji (tak wymaga prawo, §305 BGB). Gdy zmienisz warunki, powstaje nowa wersja, a stare zostają w historii — zawsze wiadomo, którą wersję zaakceptował dany klient. Nie musisz nic wysyłać ręcznie ani pilnować, kto co podpisał.
Ustawienia
Ustawienia to miejsce, gdzie dostrajasz system pod siebie i pod firmę. Konfigurujesz profil użytkownika i hasło, uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) dla bezpieczeństwa, język interfejsu, stawki, numerację faktur, stopkę i logo na dokumentach, konta bankowe do importu wyciągów, godzinę i rodzaj powiadomień oraz integracje. Masz też dziennik aktywności (kto i kiedy co robił) i podgląd faktury. Stąd włączasz automatyczny codzienny eksport wszystkich danych (Eksport Pro) — system raz dziennie pakuje bazę i dokumenty do ZIP i wysyła link mailem, żebyś zawsze miał kopię bezpieczeństwa przechowywaną w UE.
Sprawdź gotowość
Lista tego, co musi być ustawione, zanim zaczniesz pracować programem na poważnie — z liczbą procent, na ile jesteś gotowy. Sprawdzenie rozróżnia trzy stopnie: blokujące, otwarte i opcjonalne. Blokujące znaczy, że brakuje czegoś, bez czego faktura nie byłaby bezpieczna prawnie — na przykład numeru podatkowego albo zakresu numeracji faktur. Otwarte to rzeczy, które wkrótce będą Ci potrzebne, ale dziś Cię nie zatrzymują. Chodzi o to, żebyś nie wystawił pierwszej faktury z na wpół ustawioną firmą i nie dowiedział się o tym dopiero, gdy klient ją odeśle.
Eksport danych
Każdej nocy powstaje automatycznie pełna kopia danych Twojej firmy, którą możesz pobrać. Dlaczego to ważne: dane należą do Ciebie i nikt nie powinien móc Cię od nich odciąć — my też nie. Archiwum zawiera także paragony i dokumenty, nie tylko tabele. Gdy Twój doradca podatkowy czegoś potrzebuje, gdy chcesz zmienić program albo gdy urząd zapowie kontrolę, masz wszystko pod ręką. Ekran pokazuje też, czy ostatnia automatyczna kopia się udała — jeśli nie, dostajesz ostrzeżenie i nie musisz wierzyć, że pewnie jakoś jest dobrze.
Moduł użytkownicy
Każdy pracuje na swoim koncie i ma dostęp tylko do swojej roboty. Póki pracujesz sam, wystarczy jedno konto. Gdy w firmie jest już sekretarka, biuro rachunkowe i trzech ludzi na budowie, pojawia się pytanie: kto ma widzieć obroty i wynagrodzenia, a komu wystarczy wpisać godziny i wrzucić paragon. Zakładasz każdemu własne konto i wybierasz z listy, kim ta osoba jest w firmie. Resztę program ustawia sam — nie przechodzisz przez ustawienia punkt po punkcie. Przy każdym wyborze od razu widzisz, co ta osoba zobaczy i czego nie zobaczy. Kont zakładasz tyle, ile potrzebujesz. Cena się nie zmienia.
Magazyn
Gospodarka magazynowa oparta na Twoim Katalogu materiałów. Księgujesz przyjęcia (co przyszło z hurtowni) i wydania (co poszło na budowę), a system pokazuje stany na bieżąco i alarmuje, gdy materiał się kończy. Gdy wydasz materiał na konkretne zlecenie, jego wartość trafia jako realny koszt do rentowności tego zlecenia (Kontroling) — bez podwójnego liczenia w podatkach. Na koniec roku robisz remanent (spis z natury). To moduł dodatkowy — włączasz go, jeśli chcesz panować nad materiałem na stanie.
Pracownicy
Zarządzanie pracownikami firmy budowlanej — dane osobowe, warunki zatrudnienia, czas pracy i rozliczenia wynagrodzeń. Najważniejsza rzecz to Sofortmeldung — natychmiastowe zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego (§28a SGB IV), które w budowlance trzeba złożyć PRZED pierwszym dniem pracy. Jeśli nie zrobisz tego na czas, grożą wysokie kary. System przypomina o tym obowiązku, pilnuje płacy minimalnej dla budowlanki (Mindestlohn Bau) i liczy wynagrodzenia (brutto, netto, ubezpieczenie, podatek).
Podwykonawcy
Baza Twoich podwykonawców razem z dokumentami, certyfikatami i punktami kontroli podatkowej. Najważniejsze: system pilnuje ważności zaświadczenia o zwolnieniu z podatku budowlanego (§48b). Dlaczego to istotne? Bo jeśli podwykonawca nie ma ważnego zwolnienia, prawo każe Ci potrącić 15% jego faktury i odprowadzić do urzędu (Bauabzugsteuer) — system przygotuje taką kalkulację. Do tego oceny i historia współpracy pomagają wybierać sprawdzonych ludzi, a alerty przypominają o wygasających dokumentach.
Portal klienta
Portal klienta to strona, na którą loguje się Twój klient i na bieżąco widzi, co się dzieje z jego zleceniem — bez telefonów i maili z pytaniem „i jak tam?". Klient podpisuje w portalu godziny pracy (potwierdza, że ekipa była), przegląda zdjęcia z budowy, dziennik budowy, rozliczenia, oferty i umowy, akceptuje regulamin, zgłasza wady, pisze wiadomości i umawia terminy. Na koniec roboty potwierdza protokół odbioru prac (Abnahme) — od tego momentu biegnie okres gwarancji. Widzi też swoje kaucje gwarancyjne. Ty masz spokój, a klient poczucie kontroli i profesjonalną obsługę.
Przegląd oszczędności
Przegląd oszczędności — sprawdza Twoją firmę pod 21 regułami optymalizacji skrojonych pod rzemiosło budowlane w Niemczech. Wypełniasz raz swój profil (stan cywilny, forma prawna, branża, rodzina, pracownicy, dane podatkowe), a system zadaje pytania tylko o te reguły, które mogą Cię dotyczyć. Zanim za cokolwiek zapłacisz, widzisz podsumowanie: ile reguł pasuje, jaki jest potencjał oszczędności i ile kosztuje pełny raport (15 € za każdą aktywną regułę). Raport opisuje wszystko po ludzku, z podstawą prawną i pytaniami do księgowego — zabierasz go do Steuerberatera jako gotową listę.
Tracker GPS
Tracker GPS to moduł Premium, który sam prowadzi Twoją kilometrówkę. Wpinasz małe urządzenie do auta (plug-and-play), a ono na żywo pokazuje lokalizację pojazdu i automatycznie zapisuje każdą jazdę — kilometry bierze prosto z licznika auta, więc są dokładne co do kilometra. Asystent sam rozpoznaje, czy jazda była służbowa czy prywatna (po adresach klientów i godzinach), a Ty możesz każdą jazdę ręcznie przeklasyfikować albo poprawić adres. Rozpoznaje też postoje robocze (przerwy na budowie). Wszystko jest zabezpieczone przed manipulacją i ma pełny ślad audytowy dla urzędu (§146 AO). W kokpicie widzisz przebieg, kody usterek (DTC) i zdarzenia pojazdu. Koniec z ręcznym wpisywaniem tras.
Powiadomienia przez ntfy
BauFin!app używa ntfy — otwartego systemu powiadomień bez numeru telefonu i konta Meta. Zamiast grup WhatsApp dostajesz osobny kanał alertów o fakturach, płatnościach i terminach. Instalujesz aplikację ntfy, skanujesz kod QR i wybierasz, które powiadomienia chcesz otrzymywać.
Dlaczego nie WhatsApp? Dowiedz się więcej →SOWA — ktoś musi pilnować Twoich terminów płatności!
SOWA — ktoś musi pilnować Twoich terminów płatności!
SOWA to bonusowy moduł do zarządzania stałymi kosztami miesięcznymi — czynsz, leasing, ubezpieczenie, telefon, internet itp. Arkusz kalendarza z 31 dniami pokazuje na pierwszy rzut oka, kiedy która płatność jest wymagana. Automatyczne przypomnienia ntfy pomagają pilnować terminów. Dlaczego SOWA? …bo spóźniona rata boli bardziej niż budzik.
