Instrukcja obsługi
Wszystkie moduły BauFin w jednym miejscu
Pulpit
Pulpit to centralny przegląd finansów Twojej firmy budowlanej. Widzisz tu kluczowe wskaźniki (KPI) za bieżący rok: przychody ze zleceń budowlanych, wydatki na materiały i podwykonawców, zysk netto oraz zobowiązanie VAT. Wykres miesięczny pozwala szybko ocenić sezonowość prac budowlanych.
Klienci
Moduł do zarządzania bazą klientów firmy budowlanej — zarówno firm (B2B), jak i klientów prywatnych. Przechowujesz tu adresy, numery podatkowe, nr VAT oraz oznaczenie §13b UStG (przedsiębiorca budowlany). Poprawne dane klienta są kluczowe dla prawidłowego wystawiania faktur z odwrotnym obciążeniem.
Faktury
Tworzenie i zarządzanie fakturami za usługi budowlane. System może przygotować wskazówki odwrotnego obciążenia (Reverse Charge §13b) dla klientów oznaczonych jako przedsiębiorcy budowlani; klasyfikację trzeba zweryfikować. Możesz definiować pozycje z różnymi jednostkami (godziny, m², ryczałt), generować PDF i wysyłać faktury e-mailem.
Wydatki
Rejestracja wszystkich wydatków firmy budowlanej — od materiałów budowlanych po koszty pojazdu, narzędzia i ubezpieczenia. Każdy wydatek jest kategoryzowany i uwzględniany w rocznym rachunku zysków i strat (EÜR). Prawidłowe ewidencjonowanie wydatków pozwala na odliczenie VAT naliczonego (Vorsteuer).
Oferty
Tworzenie profesjonalnych ofert (Angebote) na usługi budowlane — od suchej zabudowy po prace remontowe. Każda oferta zawiera szczegółowe pozycje z cenami zakupu i sprzedaży, co pozwala kontrolować marżę. Zaakceptowana oferta może być automatycznie przekształcona w zlecenie.
Wyciągi bankowe
Import wyciągów bankowych z plików CSV — asystent przygotowuje propozycje kategorii dla transakcji. Dopasowuje płatności do faktur i wydatków, co znacząco przyspiesza księgowanie. Ręczne dopasowanie jest możliwe dla transakcji wymagających dodatkowej weryfikacji.
Wezwania do zapłaty
Automatyczne wykrywanie przeterminowanych faktur i generowanie wezwań do zapłaty (Mahnungen). System obsługuje 3 poziomy eskalacji: przypomnienie o płatności, pierwsze wezwanie i drugie wezwanie z odsetkami. Każde wezwanie można wygenerować jako PDF i wysłać e-mailem lub pocztą.
Projekty
Projekty to opcjonalny organizacyjny kontener grupujący wiele powiązanych zleceń — np. duża budowa wieloetapowa, gdzie każdy etap to osobne zlecenie. Dashboard projektu agreguje KPI ze wszystkich przypisanych zleceń: łączne godziny, przychód, koszty i marżę. Projekt NIE zastępuje zlecenia — to nadbudówka.
Zlecenia
Zlecenia (Aufträge) to podstawowa jednostka pracy w firmie budowlanej. Zlecenie może powstać z zaakceptowanej oferty lub być utworzone samodzielnie. Każde zlecenie ma flow statusów: Nowe → W trakcie → Zakończone → Zafakturowane. Możesz rozliczać godzinowo lub ryczałtowo, dodawać zdjęcia z budowy, dokumenty, koszty i notatki.
Czas pracy
Rejestracja czasu pracy pracowników budowlanych — per pracownik i per zlecenie. Zapisujesz godzinę rozpoczęcia, zakończenia i przerwę. System automatycznie oblicza dniówkę przy stawce godzinowej. Dane z czasu pracy zasilają rozliczenia zleceń i raporty dla klientów (Stundennachweis).
Ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdu (Fahrtenbuch) jest używana przy rozliczaniu pojazdów firmowych. Rejestrujesz każdą jazdę: skąd, dokąd, cel, km start/koniec, typ (służbowy/prywatny). System przygotowuje przebieg i udział procentowy jazd służbowych na podstawie wpisów — do dalszej weryfikacji podatkowej.
OCR / Dokumenty
Skanowanie paragonów i faktur za pomocą aparatu lub przesłanego pliku. Asystent odczytuje kwotę, datę, sprzedawcę i kategorię. Po weryfikacji system tworzy wydatek — bez ręcznego przepisywania danych z paragonów za materiały budowlane, narzędzia czy paliwo.
Planowanie
Centralne planowanie z trzema widokami: tablica Kanban, diagram Gantta i harmonogram zasobów.
Pracownicy
Zarządzanie pracownikami firmy budowlanej — dane osobowe, warunki zatrudnienia, czas pracy i rozliczenia wynagrodzeń. Kluczowa funkcja to Sofortmeldung — natychmiastowe zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego (§28a SGB IV), wymagane w branży budowlanej PRZED rozpoczęciem pracy.
Podwykonawcy
Zarządzanie podwykonawcami budowlanymi — baza firm, dokumenty, certyfikaty i punkty kontroli podatkowej. System wspiera monitorowanie ważności zaświadczenia o zwolnieniu z podatku budowlanego (§48b EStG) i może przygotować kalkulację Bauabzugsteuer (15%) przy braku zwolnienia. Oceny i historia zleceń pomagają wybierać sprawdzonych partnerów.
Podatki
Centralne zarządzanie wszystkimi sprawami podatkowymi firmy budowlanej. Obejmuje zaświadczenia o zwolnieniu z podatku budowlanego (Freistellungsbescheinigung §48b EStG), pojazdy z amortyzacją, kredyty z planem spłat, zaliczki na podatek dochodowy i kościelny oraz deklaracje VAT (USt-Voranmeldung).
Rachunek wyników
EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) — uproszczony rachunek zysków i strat stosowany przez wiele jednoosobowych firm budowlanych w Niemczech. System automatycznie generuje EÜR na podstawie wystawionych faktur i zarejestrowanych wydatków. Raport pomaga zebrać pozycje do weryfikacji i złożenia.
Przepływy pieniężne
Prognoza przepływów pieniężnych (Cashflow) — widok nadchodzących wpłat i wypłat w ujęciu listy lub kalendarza. System uwzględnia wystawione faktury (oczekiwane przychody), zaplanowane wydatki i zobowiązania. Pozwala przewidzieć, kiedy firma budowlana może mieć problem z płynnością.
Prognoza płynności
Prognoza na 3 do 12 miesięcy naprzód — rozpoznaj problemy z płynnością zanim wystąpią. System oblicza oczekiwane wpływy z otwartych faktur, nadchodzące zaliczki podatkowe i raty kredytów — i ostrzega automatycznie, gdy saldo może spaść poniżej zera.
Doradca Finansowy
Doradca Finansowy prowadzi przez 21 reguł optymalizacji podatkowej dla rzemiosła budowlanego w Niemczech. Po krótkiej diagnozie BauFin pokazuje, które reguły mogą dotyczyć Twojej firmy, jaki jest orientacyjny potencjał i ile kosztuje pełny raport.
Kontroling
Analiza finansowa: miesięczny rozwój, rentowność klientów i porównanie zleceń (plan vs. rzeczywistość).
Eksport danych Pro
Automatyczny codzienny eksport wszystkich danych firmowych jako ZIP. E-mail z linkiem do pobrania, zaszyfrowane przechowywanie w UE.
Archiwum
Cyfrowe archiwum dokumentów z zachowaniem zasad GoBD (niemieckie przepisy o przechowywaniu dokumentów). Struktura kwartalna (Q1-Q4) ułatwia porządkowanie. Przechowuj tu faktury, umowy, decyzje podatkowe, paragony, zaświadczenia i korespondencję. Wyszukiwanie pełnotekstowe (w tym tekst OCR) pozwala szybko odnaleźć każdy dokument.
Dostęp księgowego
Portal dla zewnętrznego biura rachunkowego lub doradcy podatkowego (Steuerberater). Księgowy loguje się tokenem Bearer i uzyskuje dostęp tylko do odczytu — widzi faktury, wydatki, EÜR, archiwum i ewidencję pojazdów. Właściciel firmy kontroluje, od którego roku dane są widoczne, i monitoruje aktywność w dzienniku audytu.
Ustawienia
Konfiguracja firmy budowlanej: dane podstawowe (nazwa, adres, właściciel), dane podatkowe (NIP, nr VAT, urząd skarbowy), dane bankowe (IBAN, BIC), ustawienia faktur (prefiks numeracji, termin płatności, stopka), logo firmowe, konta bankowe do importu CSV oraz zarządzanie powiadomieniami.
BauFin używa ntfy — otwartego systemu powiadomień bez numeru telefonu i konta Meta. Zamiast grup WhatsApp dostajesz osobny kanał alertów o fakturach, płatnościach i terminach. Instalujesz aplikację ntfy, skanujesz kod QR i wybierasz, które powiadomienia chcesz otrzymywać.
Dlaczego nie WhatsApp? Dowiedz się więcej →SOWA — ktoś musi pilnować Twoich terminów płatności!
SOWA to bonusowy moduł do zarządzania stałymi kosztami miesięcznymi — czynsz, leasing, ubezpieczenie, telefon, internet itp. Arkusz kalendarza z 31 dniami pokazuje na pierwszy rzut oka, kiedy która płatność jest wymagana. Automatyczne przypomnienia ntfy pomagają pilnować terminów. Dlaczego SOWA? …bo spóźniona rata boli bardziej niż budzik.
