Інструкція користувача
Усі модулі BauFin!app в одному місці
Для фізичних осіб-підприємців (Einzelunternehmer) та товариств (GbR) у будівельній галузі та сфері послуг — плиточників, мулярів, малярів, покрівельників, електриків та всіх інших ремісників. BauFin!app використовує EÜR (спрощений облік), який застосовує більшість ремісничих підприємств.
Панель
Панель — це твій кокпіт, перше, що ти бачиш після входу в систему. На одному екрані у тебе є картина всієї фірми за поточний робочий рік: скільки зароблено (дохід із замовлень), скільки витратили (матеріали, субпідрядники, транспорт), що залишилося чистими (прибуток) і скільки треба сплатити податковій із ПДВ. Місячний графік і тренд показують, які місяці були сильними, а які слабкими. Мапа замовлень показує, де цього року виконувалися роботи. Панель сама підсвітить прострочені рахунки (хто і скільки заборгував), а також найближчі терміни. тобі не потрібно нічого рахувати — дані завантажуються самі, а рік ти перемикаєш одним кліком.
Клієнти
База всіх Твоїх клієнтів в одному місці — як фірм, так і приватних осіб. Тут Ти тримаєш адреси, телефони, електронні пошти, податкові номери та Steuernummer. Найважливіше поле — це позначка §13b — Ти ставиш її, коли клієнт є будівельним підприємцем. Чому це важливо? Бо таким клієнтам Ти виставляєш рахунки без ПДВ (Reverse Charge), а якщо помилитеся, податкова може причепитися. З картки клієнта Ти одразу виставиш йому пропозицію або рахунок — дані підставляються самі, нічого не потрібно переписувати вдруге.
Постачальники
Оптові бази та фірми, у яких ти купуєш матеріал — разом з умовами, які ти там виторгував. Найважливіший рядок — знижка: багато майстрів мають на будівельній базі 15, 20 або 30 відсотків, але по-різному для кожної групи товарів. Саме для цього є групи знижок. Впиши те, що справді отримуєш, і програма при прийманні товару рахуватиме твоєю ціною, а не прайсовою. Далі умови оплати: сконто і термін. Два відсотки сконто за десять днів у річному вимірі дають більше, ніж більшість гадає — система нагадає, поки термін триває.
Каталог послуг (VOB)
Твій прайс на роботу, побудований за VOB/C — тобто за порядком, який знають архітектори та державні замовники. Замість того щоб у кожній пропозиції знову писати «укладання плитки», ти обираєш позицію з каталогу: код, назва, одиниця і твоя ціна вже визначені. Каталог має до кожної позиції орієнтовну ціну, але вирішальний стовпець — «моя ціна», твоя, а не з книжки. Хто раз заповнить як слід, далі пише пропозиції за кілька хвилин і більше ніколи не рахує двох різних цін за ту саму роботу.
Пропозиції
Пропозиція (Angebot) — це Твій кошторис для клієнта: письмово Ти показуєш, що і за скільки зробиш. Кожну позицію Ти вписуєш з ціною закупівлі та продажу, тож одразу бачиш маржу й не беретеся за роботу собі в збиток. Для будівельних фірм система підготує Reverse Charge ПДВ (§13b). У PDF Ти можеш показати розбивку на матеріал і роботу — це важливо для приватного клієнта, бо роботу він може відрахувати з податку (§35a EStG). Пропозицію Ти надсилаєш поштою у вигляді PDF, а система відстежує, чи клієнт її відкрив. Коли клієнт хоче змін, Ти робиш клон пропозиції як нову версію (v2, v3...) з посиланням на оригінал — не втрачаючи історії переговорів. Прийняту пропозицію Ти одним кліком перетворюєш на замовлення. Ти можеш встановити відсоткову передоплату та скопіювати пропозицію для іншого клієнта.
Договори
Створюй договори з юридичною силою — усі, яких потребує будівельна фірма, а не лише ті з клієнтами. Договори підряду (як субпідрядник для генерального підрядника за VOB/B, як головний підрядник для клієнта-фірми, або ремонт для приватного клієнта за BGB), договір із Твоїм субпідрядником, а також кадрові договори: трудовий (зокрема Minijob), учнівський, про практику і з вільним співробітником, а на додачу передання службового автомобіля, угоду про розірвання, оренду й договір обслуговування. Система сама підставляє дані з профілю клієнта, працівника, субпідрядника або транспортного засобу й стежить за вимогами закону (Reverse Charge ПДВ §13b, довідка про звільнення §48b, мінімальна зарплата). Договір спочатку підписує Твоя фірма, потім інша сторона — клієнт у порталі клієнта.
Проєкти
Проєкт — це папка, яка об'єднує кілька пов'язаних замовлень в одну більшу роботу — велике замовлення, виконання якого вимагає багатьох етапів (напр. будівництво будинку: фундамент, стіни, оздоблення — кожне окремим замовленням). Проєкт не заміняє замовлення, він є надбудовою над ними. На одній панелі Ти бачиш підсумовані години, дохід, витрати та маржу з усіх етапів одразу, а окремо — прогрес (план проти виконання) і кешфлоу проєкту, тобто грошові рухи. До проєкту Ти прив'язуєш клієнта й адресу будівництва, замовлення додаєш та відкріплюєш в будь-який момент, а кожна зміна потрапляє до журналу.
Замовлення
Замовлення (Auftrag) — це базова одиниця Твоєї роботи: одна робота в одного клієнта і фундамент кожного рахунку. Воно може постати з прийнятої пропозиції або Ти заведеш його вручну. Замовлення проходить етапи: Нове → У виконанні → Завершено → Виставлено рахунок. Ти розраховуєш його погодинно (ставка за годину) або паушально, а при більших роботах виставляєш передоплатний рахунок (Abschlag) і кінцевий рахунок. До замовлення Ти додаєш години роботи бригади, витрати на матеріал, фото з будівництва, документи, нотатки (можеш диктувати їх голосом) і поїздки з GPS. Коли Ти береш схожу роботу, Ти клонуєш замовлення одним кліком — постає нове з тими самими даними (система не дозволить склонувати двічі того самого дня). Ти також можеш створити замовлення-продовження, а ланцюг зв'язків (що з чого постало — клон, продовження, сторно) завжди у Тебе під рукою. Кожна зміна потрапляє до журналу, що важливо, якби прийшла перевірка.
Планування
Планування — це Твій графік робіт у трьох виглядах, щоб нічого не збіглося в часі й не пропало. Дошка (Kanban) показує замовлення як картки в колонках за статусом — Ти перетягуєш їх з «Зробити» до «У процесі» та «Готово». Часова вісь (Gantt) показує замовлення як смуги в календарі, тож одразу видно, чи дві роботи не накладаються на ті самі дні. Розклад ресурсів дозволяє прив'язати працівників до замовлень, щоб не відправити ту саму бригаду у два місця одночасно. Усе ти фільтруєш за роком, клієнтом, проєктом і статусом.
Робочий час
Реєстрація робочого часу Твоєї бригади — для кожного працівника й кожного замовлення окремо. Ти вписуєш час приходу, виходу та перерву, а система сама рахує відпрацьовані години та денну оплату за ставкою. До запису Ти можеш додати фото з будівництва. Вигляд календаря показує цілий місяць — дні з роботою підсвічені зеленим. Ці дані входять прямо до розрахунку погодинних замовлень, до звітів годин для клієнта (Stundennachweis), а також до обліку, потрібного при митній перевірці (MiLoG) і касою будівельних відпусток (SOKA-BAU). Система попереджає, коли години порушують приписи про робочий час.
Каталог
Твій власний прайс-лист будівельних матеріалів — гіпсокартон, цемент, плитка, кабелі й усе інше, що Ти монтуєш. Замість вписувати все наново в кожній пропозиції, Ти раз додаєш матеріал із ціною закупівлі та продажу, а потім лише вибираєш його зі списку — опис, одиниця та ціна підставляються самі, а маржа одразу видима. Система сама надає номер артикулу і створює німецьку назву для пропозицій і рахунків. Увесь прайс-лист від оптовика Ти завантажиш з файлу DATANORM, а самі оновлення цін — з файлу DATPREIS, з переглядом того, що нове, а де змінилася ціна, перш ніж Ти затвердиш.
Автопарк
Керування всім автопарком фірми в одному місці — кожен автомобіль, бус чи причіп. Система стежить за Тебе за всіма термінами: техогляду (HU/AU, тобто TÜV/DEKRA), страхування OC і Kasko, податку на транспорт (Kfz) та лізингового договору. За кілька тижнів до закінчення Ти отримуєш попередження, щоб жоден термін Тебе не заскочив. Тут Ти збираєш рахунки з майстерні та ремонти, чеки за пальне, ведеш Fahrtenbuch, а система рахує повну вартість володіння транспортом (TCO) і амортизацію (AfA). Кожен транспорт Ти позначаєш як службовий або приватний — це визначає, скільки витрат Ти відрахуєш з податку.
Сканер / Чеки
Кінець переписуванню чеків. Ти робиш фото чека або рахунку (за матеріал, інструменти, пальне), а асистент сам зчитує суму, дату, продавця й категорію. Ти лише перевіряєш, чи правильно зчитано, і затверджуєш — система одразу створює з цього фірмову витрату, готову до проведення. Окремо він розпізнає чеки за заправку і прив'язує їх до транспорту. Якщо зчитування непевне або фото не схоже на документ, Ти отримуєш попередження. Ти також можеш переглянути сирий текст, який система побачила на фото, і стежити за статистикою відсканованих документів.
Технічні огляди
Огляд усього, що незабаром випливає з твоїх договорів на обслуговування — і в кого. Тут ти нічого не створюєш вручну: щойно є договір з інтервалом огляду, терміни з'являються самі. Це різниця між договором на обслуговування, який приносить гроші, і таким, про який забули в теці. Прострочені терміни стоять угорі й кажуть, скільки днів вони висять. Кожен рядок показує суму за огляд, тож ти з одного погляду бачиш, скільки передбачуваного обороту лежить у найближчих місяцях.
Рахунки
Виставлення та стеження за рахунками за будівельні роботи. Позиції в різних одиницях (години, м², штуки, паушал), а для будівельних фірм — Reverse Charge ПДВ (§13b). При великих роботах Ти виставляєш рахунки етапами: передоплатний рахунок (Abschlag), частковий прийом (Teilschluss) і кінцевий рахунок (Schluss) з розрахунком сплачених передоплат — усе згідно з §14 UStG. Рахунок Ти надсилаєш поштою у вигляді PDF, а також як e-рахунок ZUGFeRD (якого дедалі частіше вимагають фірми та установи). Коли Ти помиляєтесь, Ти не видаляєш рахунок — Ти робиш сторно, яке створює коригувальний рахунок з обов'язковою причиною (сторнований рахунок уже неможливо реактивувати, цього вимагає закон). Схожий рахунок Ти клонуєш як новий. Після затвердження рахунок отримує номер і блокування редагування; коли клієнт не платить, система підкаже нагадування.
Інші надходження
Не кожне надходження фірми — це рахунок за роботу. Тут Ти вписуєш всі інші гроші, які надходять до фірми: повернення внеску SOKA-BAU, дотації, страхові відшкодування, відсотки з рахунку чи дохід від оренди обладнання. Це важливо, бо ці суми теж є доходом фірми і мають потрапити до річного розрахунку (звіту про результати), інакше книги не зійдуться. Ти вписуєш суму, дату, категорію та короткий опис, а система додасть це до доходів поряд з рахунками. Система сама знає, які з цих надходжень підлягають ПДВ, а які ні — повернення SOKA-BAU, дотація, відшкодування та відсотки не підлягають, тож вона не внесе їх до декларації ПДВ. При оренді обладнання ми питаємо, бо там залежить від договору.
Витрати підприємства
Усі гроші, які Ти витрачаєш на фірму — матеріали, пальне, інструменти, страхування, телефон. Кожну витрату Ти прив'язуєш до категорії та позначаєш як фірмову, щоб вона знизила податок. Система розділяє нетто й ПДВ — цей ПДВ (Vorsteuer) Ти повертаєш від податкової, за умови, що маєш належний документ. Витрату Ти впишеш вручну, завантажиш фото чека (OCR) або імпортуєш як e-рахунок (XRechnung/ZUGFeRD) — тоді дані входять самі, без переписування. Ти також можеш планувати більші закупівлі заздалегідь і позначати їх як куплені або скасувати план.
Касова книга
Касова книга (Kassenbuch) — це облік готівки фірми, кожне євро, яке надходить до каси або з неї виходить. Якщо Ти береш або платиш готівкою, Ти маєш це тут записати. Це не звичайний блокнот — німецька податкова (§146 AO) вимагає запису того самого дня, а каса не може опуститися нижче нуля. Наприкінці дня Ти робиш закриття дня (Tagesabschluss) — після нього записи цього дня вже не змінюються. Коли Ти помилитесь у записі, Ти не видаляєш його — Ти робиш сторно, яке створює зворотний запис з обов'язковою причиною. Якщо Ти не оперуєш готівкою, модуль залишається порожнім.
Виписки з рахунку
Імпорт виписок із Твого фірмового рахунку — замість вручну переписувати кожну транзакцію, Ти завантажуєш файл CSV з банку (Revolut, Commerzbank, Sparkasse, Deutsche Bank, N26, Wise, ING, Postbank, Volksbank/Raiffeisen — а якщо Твого банку немає у списку, програма прочитає звичайний файл CSV), а асистент сам пропонує категорію для кожної позиції й підбирає платежі до Твоїх рахунків і витрат. Це надзвичайно скорочує проведення. Певні транзакції Ти затверджуєш гуртом, а непевні перевіряєш вручну. Система стежить, щоб повторний імпорт не задублював ті самі транзакції, а приватні перекази Ти можеш проігнорувати.
Нагадування про оплату
Коли клієнт не платить у термін, система сама це виловить і допоможе Тобі повернути гроші. Вона виявляє прострочені рахунки й показує, на скільки днів клієнт запізнюється. Нагадування йдуть по черзі в чотирьох ступенях ескалації: м'яке нагадування, перше нагадування, друге нагадування та остаточне — на кожному Ти можеш нарахувати відсотки за прострочення (рахуються від актуальної базової ставки Bundesbank) і плату за нагадування. Кожне нагадування — це PDF, який Ти надсилаєш поштою, звичайною поштою або обома способами одразу; Ти також можеш налаштувати, щоб система надсилала їх автоматично через певну кількість днів від терміну. Коли клієнт заплатить, Ти позначаєш рахунок як оплачений, і нагадування закривається саме.
Гарантійні утримання
При великих роботах для фірм (B2B) клієнт часто затримує частину Твоєї оплати як гарантійне утримання (Sicherheitseinbehalt §17 VOB/B) — забезпечення на випадок дефектів, зазвичай на період гарантії, навіть до 5 років. Про таке утримання легко забути й втратити гроші. Цей модуль стежить за ними за Тебе: утримання створюється автоматично після оплати рахунку B2B з активним застереженням, а система нагадає, коли клієнт має Тобі його повернути. Клієнт також може запропонувати через портал заміну утримання на банківську гарантію — Ти приймаєш або відхиляєш одним кліком. Коли Ти повернеш гроші, Ти реєструєш повернення.
Податкове управління
Центральне місце для всіх податкових справ будівельної фірми. Тут Ти тримаєш свідоцтва про звільнення від будівельного податку (Freistellung §48b — завдяки йому клієнт платить Тобі повну суму, без утримання 15%), транспорт з амортизацією (AfA), кредити з планом погашення та відсотками, авансові платежі з податку на прибуток і церковного податку, а також декларації ПДВ. Ти подаєш місячні або квартальні декларації ПДВ (USt-Voranmeldung), а раз на рік генеруєш річну декларацію ПДВ — система її обчислює, а Ти завантажуєш готовий файл XML для надсилання на elster.de і PDF для архіву. Вона враховує спеціальний авансовий платіж (1/11, при продовженні терміну) та експорт за межі ЄС. Система стежить за датами дії свідоцтв і термінами авансів, щоб Тобі нічого не пропало.
EÜR
EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) — це спрощений розрахунок прибутків і збитків, за яким звітує більшість одноосібних будівельних фірм у Німеччині. Кажучи по-людськи: доходи мінус витрати дають результат, від якого рахується податок. Система складає його автоматично з Твоїх рахунків (доходи) і витрат (видатки) — Тобі не потрібно нічого підсумовувати вручну. Рахується день, коли гроші надійшли — не день виставлення рахунку. Рахунок за грудень, оплачений у січні, потрапляє в результат нового року (касовий принцип, §11 EStG). Доходи вона ділить за ставкою ПДВ (19%, 7%, 0% при Reverse Charge), а витрати — за категоріями. Готовий розрахунок Ти можеш експортувати у форматі DATEV і передати бухгалтеру.
Грошовий потік
Грошовий потік (Cashflow) показує, що насправді надійшло до фірми і що з неї вийшло — не з виставлених рахунків, а з банківського рахунку та з каси. Обираєш рік і бачиш місяць за місяцем: скільки увійшло, скільки вийшло, яке сальдо лишилося і як воно наростало. Натискаєш місяць — і розгортається список окремих надходжень та виплат, разом із переказами між рахунками, приватними внесками й поверненнями. Це знімок справжнього стану грошей, а не бухгалтерське наближення. Якщо хочеш побачити те, що аж має надійти, зазирни до Прогнозу.
Контролінг
Контролінг — це аналіз того, на чому ти насправді заробляєш, а на чому втрачаєш. Три речі в одному місці: розвиток фірми місяць за місяцем (доходи й витрати), рентабельність клієнтів (який клієнт приносить прибуток, а який лише роботу) і порівняння замовлень план проти реальності (скільки годин і витрат закладено, а скільки вийшло насправді). Завдяки цьому ти знаєш, яким клієнтам підняти ціни й де ти прораховуєшся при оцінках.
Прогноз
Прогноз дивиться в майбутнє на 3–12 місяців і попереджає про проблеми з ліквідністю, перш ніж вони з'являться. Це симуляція грошових потоків: система рахує очікувані надходження з відкритих рахунків, найближчі податкові аванси та платежі за кредитами, а коли виходить, що сальдо може впасти нижче нуля — сама б'є на сполох. Окремо Ти плануєш річний прибуток: закладаєш ціль і бачиш, чи фірма прямує в правильному напрямку. Це дає Тобі час зреагувати, перш ніж забракне грошей.
Податкова перевірка
Коли податкова оголосить перевірку (Betriebsprüfung), цей модуль рятує тобі шкуру — у тебе в одному місці всі документи та експорти, яких вимагатиме Betriebsprüfer. Замість у паніці шукати папери, ти завантажуєш готові файли: експорт GDPdU (дані для програми перевіряючого IDEA), експорт DATEV для бухгалтера, опис облікових процесів (Verfahrensdokumentation) німецькою й по-твоєму, протокол усіх змін у системі та зведення робочих годин (MiLoG) для митної перевірки. До того ж чек-лист, що підготувати, та окремий доступ для перевіряючого. Усе згідно з вимогою електронної архівації (GoBD §147 AO).
Фінансовий асистент
Податковий вартовий — це твій автоматичний сенсор ризику. Раз на тиждень він переглядає твої рахунки й дані та перевіряє 5 типових податкових ризиків, які можуть закінчитися штрафом від податкової — наприклад, помилки в Reverse Charge ПДВ або перевищення лімітів. Якщо щось починає виглядати небезпечно, ти отримуєш раннє попередження, перш ніж податкова зорієнтується. Це не те саме, що Перевірка заощаджень (той шукає заощадження) — Вартовий стежить, щоб не потрапити в халепу.
Портал бухгалтера
Портал для Твого бухгалтерського бюро або податкового радника (Steuerberater). Замість надсилати бухгалтеру файли поштою, Ти даєш йому безпечний доступ — він бачить рахунки, витрати, EÜR, архів і транспорт. За замовчуванням лише перегляд, але за бажанням можеш окремо дозволити йому дописувати витрати або виправляти рахунки. Він входить власною електронною поштою та паролем, який Ти йому надаєш, а Ти вирішуєш, з якого року дані для нього видимі. Усе, що бухгалтер переглядає, записується в журнал аудиту, тож у Тебе повний контроль.
Приватні внески і зняття
Те, що ти протягом року взяв із фірми для себе, і те, що вклав із власної кишені. Звучить як робота для бухгалтера, а насправді це точка, у яку податкова при одноосібній діяльності дивиться особливо уважно: з внесків і знять випливає, чи відсотки за кредитом фірми ти відрахуєш повністю (§ 4 Abs. 4a EStG). Хто багато знімає і мало вкладає, втрачає частину відрахування відсотків — не зі злості, а тому що так передбачає закон. Той самий облік стоїть і внизу річного розрахунку; цей екран — короткий шлях до нього, під назвою, якою питає податкова.
Архів
Цифровий архів усіх документів фірми, відповідний німецьким правилам зберігання (GoBD) — документи Ти тримаєш стільки, скільки вимагає закон. Рахунки, договори, податкові рішення, чеки, свідоцтва та листування Ти складаєш поквартально (Q1–Q4), щоб легко орієнтуватися. Раз заархівований документ уже неможливо змінити (блокування GoBD) — це Твій захист при перевірці. Пошуковик шукає в усьому, зокрема в тексті, зчитаному зі сканів (OCR), тож будь-який папір Ти знайдеш за кілька секунд.
Конфігурація компанії
Усі дані та документи Твоєї фірми в одному місці — це фундамент, яким користується вся система. Ти вписуєш адресу, податкові номери, звільнення §48b і банківський рахунок, а ці дані потрапляють автоматично на рахунки, пропозиції та нагадування. Тут Ти також тримаєш офіційні документи фірми: реєстрацію діяльності (Gewerbeanmeldung), власне свідоцтво про податкове звільнення та інші — система стежить за їхньою дійсністю. Окрема вкладка — це історія фірми, тобто хронологія найважливіших змін.
AGB (Загальні умови та положення)
Регламент (AGB) — це Твої умови надання послуг, правила, за якими Ти працюєш з клієнтами. Система веде його у версіях: активна версія потрапляє автоматично до кожного договору й до порталу клієнта, а клієнт приймає її при реєстрації (так вимагає закон, §305 BGB). Коли Ти змінюєш умови, постає нова версія, а старі залишаються в історії — завжди відомо, яку версію прийняв даний клієнт. Тобі не потрібно нічого надсилати вручну ані стежити, хто що підписав.
Налаштування
Налаштування — це місце, де Ти налаштовуєш систему під себе й під фірму. Ти конфігуруєш профіль користувача й пароль, двофакторну автентифікацію (2FA) для безпеки, мову інтерфейсу, ставки, нумерацію рахунків, підпис і логотип на документах, банківські рахунки для імпорту виписок, час і вид сповіщень та інтеграції. У Тебе також є журнал активності (хто й коли що робив) і перегляд рахунку. Звідси Ти вмикаєш автоматичний щоденний експорт усіх даних (Експорт Pro) — система раз на день пакує базу й документи в ZIP і надсилає посилання поштою, щоб у Тебе завжди була резервна копія, що зберігається в ЄС.
Перевірка готовності
Перелік того, що має бути налаштовано, перш ніж ти серйозно почнеш працювати з програмою — з відсотком, наскільки ти готовий. Перевірка розрізняє три ступені: блокувальне, відкрите і необов'язкове. Блокувальне означає, що бракує чогось, без чого рахунок не був би юридично надійним — наприклад податкового номера або діапазону номерів рахунків. Відкрите — це те, що знадобиться незабаром, але сьогодні тебе не зупиняє. Суть така: ти не маєш виставити перший рахунок із наполовину налаштованою фірмою і дізнатися про це аж тоді, коли клієнт його поверне.
Експорт даних
Щоночі автоматично створюється повна копія даних твоєї фірми, яку ти можеш завантажити. Чому це важливо: дані належать тобі й ніхто не повинен мати змоги відрізати тебе від них — ми теж. Архів містить і чеки та документи, а не лише таблиці. Коли твоєму податковому консультантові щось потрібно, коли ти хочеш змінити програму або коли податкова оголосить перевірку, у тебе все під рукою. Екран показує також, чи остання автоматична копія пройшла — якщо ні, ти отримаєш попередження і не мусиш сподіватися, що якось воно буде добре.
Модуль користувачі
Кожен працює на своєму обліковому записі й має доступ лише до того, що потрібно для його роботи. Поки працюєш сам, вистачить одного запису. Коли у фірмі вже є секретарка, бухгалтер і троє людей на будові, постає питання: хто має бачити обіг і зарплати, а кому досить внести години й завантажити чек. Кожному створюєш власний обліковий запис і обираєш зі списку, ким ця особа є у фірмі. Решту програма налаштовує сама — ти не проходиш налаштування пункт за пунктом. При кожному виборі одразу бачиш, що ця особа побачить, а чого не побачить. Створюєш стільки записів, скільки потрібно. Ціна не змінюється.
Склад
Складське господарство на основі Твого Каталогу матеріалів. Ти проводиш надходження (що прийшло від оптовика) і видачі (що пішло на будівництво), а система показує залишки в режимі реального часу й попереджає, коли матеріал закінчується. Коли Ти видаєш матеріал на конкретне замовлення, його вартість потрапляє як реальна витрата до рентабельності цього замовлення (Контролінг) — без подвійного рахування в податках. Наприкінці року Ти робиш інвентаризацію (опис з натури). Це додатковий модуль — Ти вмикаєш його, якщо хочеш панувати над матеріалом на залишку.
Працівники
Керування працівниками будівельної фірми — особисті дані, умови працевлаштування, робочий час і розрахунок зарплат. Найважливіша річ — це Sofortmeldung, негайне повідомлення про працівника до соціального страхування (§28a SGB IV), яке в будівництві потрібно подати ПЕРЕД першим робочим днем. Якщо Ти не зробиш цього вчасно, загрожують високі штрафи. Система нагадує про цей обов'язок, стежить за мінімальною оплатою для будівництва (Mindestlohn Bau) і рахує зарплати (брутто, нетто, страхування, податок).
Субпідрядники
База Твоїх субпідрядників разом з документами, сертифікатами та пунктами податкового контролю. Найважливіше: система стежить за дійсністю свідоцтва про звільнення від будівельного податку (§48b). Чому це істотно? Бо якщо субпідрядник не має дійсного звільнення, закон велить Тобі утримати 15% його рахунку й перерахувати податковій (Bauabzugsteuer) — система підготує такий розрахунок. До того ж оцінки та історія співпраці допомагають вибирати перевірених людей, а сповіщення нагадують про документи, що спливають.
Портал клієнта
Портал клієнта — це сторінка, на яку входить Твій клієнт і в режимі реального часу бачить, що діється з його замовленням — без дзвінків і листів з питанням «і як там?». Клієнт підписує в порталі години роботи (підтверджує, що бригада була), переглядає фото з будівництва, будівельний журнал, розрахунки, пропозиції та договори, приймає регламент, повідомляє про дефекти, пише повідомлення й домовляється про терміни. Наприкінці роботи він підтверджує акт прийому робіт (Abnahme) — з цього моменту біжить період гарантії. Він також бачить свої гарантійні утримання. У Тебе спокій, а клієнт має відчуття контролю й професійне обслуговування.
Перевірка заощаджень
Перевірка заощаджень — аналізує твою фірму за 21 правилом оптимізації, скроєне під будівельне ремесло в Німеччині. Ти заповнюєш раз свій профіль (сімейний стан, правова форма, галузь, родина, працівники, податкові дані), а система ставить питання лише про ті правила, які можуть Тебе стосуватися. Перш ніж за щось заплатити, Ти бачиш підсумок: скільки правил підходить, який потенціал заощаджень і скільки коштує повний звіт (15 € за кожне активне правило). Звіт описує все по-людськи, з правовою підставою й питаннями до бухгалтера — Ти несеш його до Steuerberater як готовий список.
GPS-трекер
GPS-трекер — це модуль Premium, який сам веде Твій Fahrtenbuch. Ти вставляєш невеликий пристрій в авто (plug-and-play), а він у режимі реального часу показує локацію транспорту й автоматично записує кожну поїздку — кілометри бере прямо з лічильника авто, тож вони точні до кілометра. Асистент сам розпізнає, чи поїздка була службовою, чи приватною (за адресами клієнтів і годинами), а Ти можеш кожну поїздку вручну перекласифікувати або виправити адресу. Він також розпізнає робочі зупинки (перерви на будівництві). Усе захищено від маніпуляцій і має повний аудиторський слід для податкової (§146 AO). У кокпіті Ти бачиш пробіг, коди несправностей (DTC) і події транспорту. Кінець ручному вписуванню маршрутів.
Сповіщення через ntfy
BauFin!app використовує ntfy — відкриту систему сповіщень без номера телефону й облікового запису Meta. Замість груп WhatsApp Ти отримуєш окремий канал сповіщень про рахунки, платежі та терміни. Ти встановлюєш застосунок ntfy, скануєш QR-код і вибираєш, які сповіщення хочеш отримувати.
Чому не WhatsApp? Дізнайтеся більше →СОВА — хтось мусить стежити за Твоїми термінами платежів!
СОВА — хтось мусить стежити за Твоїми термінами платежів!
СОВА — це бонусний модуль для керування постійними місячними витратами — оренда, лізинг, страхування, телефон, інтернет тощо. Аркуш календаря з 31 днем показує з першого погляду, коли який платіж потрібний. Автоматичні нагадування ntfy допомагають стежити за термінами. Чому СОВА? …бо запізнілий платіж болить сильніше, ніж будильник.
