Інструкція користувача
Усі модулі BauFin в одному місці
Панель
Панель — це Ваш кокпіт, перше, що Ви бачите після входу в систему. На одному екрані у Вас є картина всієї фірми за поточний робочий рік: скільки Ви заробили (дохід із замовлень), скільки витратили (матеріали, субпідрядники, транспорт), що залишилося чистими (прибуток) і скільки Ви винні податковій із ПДВ. Місячний графік і тренд показують, які місяці були сильними, а які слабкими. Мапа замовлень показує, де Ви цього року працювали. Панель сама підсвітить прострочені рахунки (хто і скільки заборгував), а також найближчі терміни. Вам не потрібно нічого рахувати — дані завантажуються самі, а рік Ви перемикаєте одним кліком.
Клієнти
База всіх Ваших клієнтів в одному місці — як фірм, так і приватних осіб. Тут Ви тримаєте адреси, телефони, електронні пошти, податкові номери та Steuernummer. Найважливіше поле — це позначка §13b — Ви ставите її, коли клієнт є будівельним підприємцем. Чому це важливо? Бо таким клієнтам Ви виставляєте рахунки без ПДВ (Reverse Charge), а якщо помилитеся, податкова може причепитися. З картки клієнта Ви одразу виставите йому пропозицію або рахунок — дані підставляються самі, нічого не потрібно переписувати вдруге.
Пропозиції
Пропозиція (Angebot) — це Ваш кошторис для клієнта: письмово Ви показуєте, що і за скільки зробите. Кожну позицію Ви вписуєте з ціною закупівлі та продажу, тож одразу бачите маржу й не беретеся за роботу собі в збиток. Для будівельних фірм система підготує Reverse Charge ПДВ (§13b). У PDF Ви можете показати розбивку на матеріал і роботу — це важливо для приватного клієнта, бо роботу він може відрахувати з податку (§35a EStG). Пропозицію Ви надсилаєте поштою у вигляді PDF, а система відстежує, чи клієнт її відкрив. Коли клієнт хоче змін, Ви робите клон пропозиції як нову версію (v2, v3...) з посиланням на оригінал — не втрачаючи історії переговорів. Прийняту пропозицію Ви одним кліком перетворюєте на замовлення. Ви можете встановити відсоткову передоплату та скопіювати пропозицію для іншого клієнта.
Договори
Створюйте договори з юридичною силою — усі, яких потребує будівельна фірма, а не лише ті з клієнтами. Договори підряду (як субпідрядник для генерального підрядника за VOB/B, як головний підрядник для клієнта-фірми, або ремонт для приватного клієнта за BGB), договір із Вашим субпідрядником, а також кадрові договори: трудовий (зокрема Minijob), учнівський, про практику і з вільним співробітником, а на додачу передання службового автомобіля, угоду про розірвання, оренду й договір обслуговування. Система сама підставляє дані з профілю клієнта, працівника, субпідрядника або транспортного засобу й стежить за вимогами закону (Reverse Charge ПДВ §13b, довідка про звільнення §48b, мінімальна зарплата). Договір спочатку підписує Ваша фірма, потім інша сторона — клієнт у порталі клієнта.
Проєкти
Проєкт — це папка, яка об'єднує кілька пов'язаних замовлень в одну більшу роботу — велике замовлення, виконання якого вимагає багатьох етапів (напр. будівництво будинку: фундамент, стіни, оздоблення — кожне окремим замовленням). Проєкт не заміняє замовлення, він є надбудовою над ними. На одній панелі Ви бачите підсумовані години, дохід, витрати та маржу з усіх етапів одразу, а окремо — прогрес (план проти виконання) і кешфлоу проєкту, тобто грошові рухи. До проєкту Ви прив'язуєте клієнта й адресу будівництва, замовлення додаєте та відкріплюєте в будь-який момент, а кожна зміна потрапляє до журналу.
Замовлення
Замовлення (Auftrag) — це базова одиниця Вашої роботи: одна робота в одного клієнта і фундамент кожного рахунку. Воно може постати з прийнятої пропозиції або Ви заведете його вручну. Замовлення проходить етапи: Нове → У виконанні → Завершено → Виставлено рахунок. Ви розраховуєте його погодинно (ставка за годину) або паушально, а при більших роботах виставляєте передоплатний рахунок (Abschlag) і кінцевий рахунок. До замовлення Ви додаєте години роботи бригади, витрати на матеріал, фото з будівництва, документи, нотатки (можете диктувати їх голосом) і поїздки з GPS. Коли Ви берете схожу роботу, Ви клонуєте замовлення одним кліком — постає нове з тими самими даними (система не дозволить склонувати двічі того самого дня). Ви також можете створити замовлення-продовження, а ланцюг зв'язків (що з чого постало — клон, продовження, сторно) завжди у Вас під рукою. Кожна зміна потрапляє до журналу, що важливо, якби прийшла перевірка.
Планування
Планування — це Ваш графік робіт у трьох виглядах, щоб нічого не збіглося в часі й не пропало. Дошка (Kanban) показує замовлення як картки в колонках за статусом — Ви перетягуєте їх з «Зробити» до «У процесі» та «Готово». Часова вісь (Gantt) показує замовлення як смуги в календарі, тож одразу видно, чи дві роботи не накладаються на ті самі дні. Розклад ресурсів дозволяє прив'язати працівників до замовлень, щоб Ви не відправили ту саму бригаду у два місця одночасно. Усе Ви фільтруєте за роком, клієнтом, проєктом і статусом.
Робочий час
Реєстрація робочого часу Вашої бригади — для кожного працівника й кожного замовлення окремо. Ви вписуєте час приходу, виходу та перерву, а система сама рахує відпрацьовані години та денну оплату за ставкою. До запису Ви можете додати фото з будівництва. Вигляд календаря показує цілий місяць — дні з роботою підсвічені зеленим. Ці дані входять прямо до розрахунку погодинних замовлень, до звітів годин для клієнта (Stundennachweis), а також до обліку, потрібного при митній перевірці (MiLoG) і касою будівельних відпусток (SOKA-BAU). Система попереджає, коли години порушують приписи про робочий час.
Каталог
Ваш власний прайс-лист будівельних матеріалів — гіпсокартон, цемент, плитка, кабелі й усе інше, що Ви монтуєте. Замість вписувати все наново в кожній пропозиції, Ви раз додаєте матеріал із ціною закупівлі та продажу, а потім лише вибираєте його зі списку — опис, одиниця та ціна підставляються самі, а маржа одразу видима. Система сама надає номер артикулу і створює німецьку назву для пропозицій і рахунків. Увесь прайс-лист від оптовика Ви завантажите з файлу DATANORM, а самі оновлення цін — з файлу DATPREIS, з переглядом того, що нове, а де змінилася ціна, перш ніж Ви затвердите.
Автопарк
Керування всім автопарком фірми в одному місці — кожен автомобіль, бус чи причіп. Система стежить за Вас за всіма термінами: техогляду (HU/AU, тобто TÜV/DEKRA), страхування OC і Kasko, податку на транспорт (Kfz) та лізингового договору. За кілька тижнів до закінчення Ви отримуєте попередження, щоб жоден термін Вас не заскочив. Тут Ви збираєте рахунки з майстерні та ремонти, чеки за пальне, ведете Fahrtenbuch, а система рахує повну вартість володіння транспортом (TCO) і амортизацію (AfA). Кожен транспорт Ви позначаєте як службовий або приватний — це визначає, скільки витрат Ви відрахуєте з податку.
OCR / Чеки
Кінець переписуванню чеків. Ви робите фото чека або рахунку (за матеріал, інструменти, пальне), а асистент сам зчитує суму, дату, продавця й категорію. Ви лише перевіряєте, чи правильно зчитано, і затверджуєте — система одразу створює з цього фірмову витрату, готову до проведення. Окремо він розпізнає чеки за заправку і прив'язує їх до транспорту. Якщо зчитування непевне або фото не схоже на документ, Ви отримуєте попередження. Ви також можете переглянути сирий текст, який система побачила на фото, і стежити за статистикою відсканованих документів.
Рахунки
Виставлення та стеження за рахунками за будівельні роботи. Позиції в різних одиницях (години, м², штуки, паушал), а для будівельних фірм — Reverse Charge ПДВ (§13b). При великих роботах Ви виставляєте рахунки етапами: передоплатний рахунок (Abschlag), частковий прийом (Teilschluss) і кінцевий рахунок (Schluss) з розрахунком сплачених передоплат — усе згідно з §14 UStG. Рахунок Ви надсилаєте поштою у вигляді PDF, а також як e-рахунок ZUGFeRD (якого дедалі частіше вимагають фірми та установи). Коли Ви помиляєтесь, Ви не видаляєте рахунок — Ви робите сторно, яке створює коригувальний рахунок з обов'язковою причиною (сторнований рахунок уже неможливо реактивувати, цього вимагає закон). Схожий рахунок Ви клонуєте як новий. Після затвердження рахунок отримує номер і блокування редагування; коли клієнт не платить, система підкаже нагадування.
Інші надходження
Не кожне надходження фірми — це рахунок за роботу. Тут Ви вписуєте всі інші гроші, які надходять до фірми: повернення внеску SOKA-BAU, дотації, страхові відшкодування, відсотки з рахунку чи дохід від оренди обладнання. Це важливо, бо ці суми теж є доходом фірми і мають потрапити до річного розрахунку (звіту про результати), інакше книги не зійдуться. Ви вписуєте суму, дату, категорію та короткий опис, а система додасть це до доходів поряд з рахунками.
Витрати підприємства
Усі гроші, які Ви витрачаєте на фірму — матеріали, пальне, інструменти, страхування, телефон. Кожну витрату Ви прив'язуєте до категорії та позначаєте як фірмову, щоб вона знизила податок. Система розділяє нетто й ПДВ — цей ПДВ (Vorsteuer) Ви повертаєте від податкової, за умови, що маєте належний документ. Витрату Ви впишете вручну, завантажите фото чека (OCR) або імпортуєте як e-рахунок (XRechnung/ZUGFeRD) — тоді дані входять самі, без переписування. Ви також можете планувати більші закупівлі заздалегідь і позначати їх як куплені або скасувати план.
Касова книга
Касова книга (Kassenbuch) — це облік готівки фірми, кожне євро, яке надходить до каси або з неї виходить. Якщо Ви берете або платите готівкою, Ви маєте це тут записати. Це не звичайний блокнот — німецька податкова (§146 AO) вимагає запису того самого дня, а каса не може опуститися нижче нуля. Наприкінці дня Ви робите закриття дня (Tagesabschluss) — після нього записи цього дня вже не змінюються. Коли Ви помилитесь у записі, Ви не видаляєте його — Ви робите сторно, яке створює зворотний запис з обов'язковою причиною. Якщо Ви не оперуєте готівкою, модуль залишається порожнім.
Виписки з рахунку
Імпорт виписок із Вашого фірмового рахунку — замість вручну переписувати кожну транзакцію, Ви завантажуєте файл CSV з банку (Revolut, Sparkasse та інші), а асистент сам пропонує категорію для кожної позиції й підбирає платежі до Ваших рахунків і витрат. Це надзвичайно скорочує проведення. Певні транзакції Ви затверджуєте гуртом, а непевні перевіряєте вручну. Система стежить, щоб повторний імпорт не задублював ті самі транзакції, а приватні перекази Ви можете проігнорувати.
Нагадування про оплату
Коли клієнт не платить у термін, система сама це виловить і допоможе Вам повернути гроші. Вона виявляє прострочені рахунки й показує, на скільки днів клієнт запізнюється. Нагадування йдуть по черзі в чотирьох ступенях ескалації: м'яке нагадування, перше нагадування, друге нагадування та остаточне — на кожному Ви можете нарахувати відсотки за прострочення (рахуються від актуальної базової ставки Bundesbank) і плату за нагадування. Кожне нагадування — це PDF, який Ви надсилаєте поштою, звичайною поштою або обома способами одразу; Ви також можете налаштувати, щоб система надсилала їх автоматично через певну кількість днів від терміну. Коли клієнт заплатить, Ви позначаєте рахунок як оплачений, і нагадування закривається саме.
Гарантійні утримання
При великих роботах для фірм (B2B) клієнт часто затримує частину Вашої оплати як гарантійне утримання (Sicherheitseinbehalt §17 VOB/B) — забезпечення на випадок дефектів, зазвичай на період гарантії, навіть до 5 років. Про таке утримання легко забути й втратити гроші. Цей модуль стежить за ними за Вас: утримання створюється автоматично після оплати рахунку B2B з активним застереженням, а система нагадає, коли клієнт має Вам його повернути. Клієнт також може запропонувати через портал заміну утримання на банківську гарантію — Ви приймаєте або відхиляєте одним кліком. Коли Ви повернете гроші, Ви реєструєте повернення.
Податкове управління
Центральне місце для всіх податкових справ будівельної фірми. Тут Ви тримаєте свідоцтва про звільнення від будівельного податку (Freistellung §48b — завдяки йому клієнт платить Вам повну суму, без утримання 15%), транспорт з амортизацією (AfA), кредити з планом погашення та відсотками, авансові платежі з податку на прибуток і церковного податку, а також декларації ПДВ. Ви подаєте місячні або квартальні декларації ПДВ (USt-Voranmeldung), а раз на рік генеруєте річну декларацію ПДВ — система її обчислює, а Ви завантажуєте готовий файл XML для надсилання на elster.de і PDF для архіву. Вона враховує спеціальний авансовий платіж (1/11, при продовженні терміну) та експорт за межі ЄС. Система стежить за датами дії свідоцтв і термінами авансів, щоб Вам нічого не пропало.
EÜR
EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) — це спрощений розрахунок прибутків і збитків, за яким звітує більшість одноосібних будівельних фірм у Німеччині. Кажучи по-людськи: доходи мінус витрати дають результат, від якого рахується податок. Система складає його автоматично з Ваших рахунків (доходи) і витрат (видатки) — Вам не потрібно нічого підсумовувати вручну. Доходи вона ділить за ставкою ПДВ (19%, 7%, 0% при Reverse Charge), а витрати — за категоріями. Готовий розрахунок Ви можете експортувати у форматі DATEV і передати бухгалтеру.
Грошовий потік
Грошовий потік (Cashflow) показує, коли й скільки грошей надійде, а скільки вийде з фірми — у вигляді списку або календаря. Система враховує виставлені рахунки (очікувані надходження), заплановані витрати та зобов'язання, щоб Ви заздалегідь бачили, коли може стати тісно з готівкою. Це інструмент, який попереджає, перш ніж забракне на зарплати чи матеріал.
Контролінг
Контролінг — це аналіз того, на чому Ви насправді заробляєте, а на чому втрачаєте. Три речі в одному місці: розвиток фірми місяць за місяцем (доходи й витрати), рентабельність клієнтів (який клієнт приносить прибуток, а який лише роботу) і порівняння замовлень план проти реальності (скільки годин і витрат Ви закладали, а скільки вийшло насправді). Завдяки цьому Ви знаєте, яким клієнтам підняти ціни й де Ви прораховуєтеся при оцінках.
Прогноз
Прогноз дивиться в майбутнє на 3–12 місяців і попереджає про проблеми з ліквідністю, перш ніж вони з'являться. Це симуляція грошових потоків: система рахує очікувані надходження з відкритих рахунків, найближчі податкові аванси та платежі за кредитами, а коли виходить, що сальдо може впасти нижче нуля — сама б'є на сполох. Окремо Ви плануєте річний прибуток: закладаєте ціль і бачите, чи фірма прямує в правильному напрямку. Це дає Вам час зреагувати, перш ніж забракне грошей.
Податкова перевірка
Коли податкова оголосить перевірку (Betriebsprüfung), цей модуль рятує Вам шкуру — у Вас в одному місці всі документи та експорти, яких вимагатиме Betriebsprüfer. Замість у паніці шукати папери, Ви завантажуєте готові файли: експорт GDPdU (дані для програми перевіряючого IDEA), експорт DATEV для бухгалтера, опис облікових процесів (Verfahrensdokumentation) німецькою й по-Вашому, протокол усіх змін у системі та зведення робочих годин (MiLoG) для митної перевірки. До того ж чек-лист, що підготувати, та окремий доступ для перевіряючого. Усе згідно з вимогою електронної архівації (GoBD §147 AO).
Фінансовий асистент
Податковий вартовий — це Ваш автоматичний сенсор ризику. Раз на тиждень він переглядає Ваші рахунки й дані та перевіряє 5 типових податкових ризиків, які можуть закінчитися штрафом від податкової — наприклад, помилки в Reverse Charge ПДВ або перевищення лімітів. Якщо щось починає виглядати небезпечно, Ви отримуєте раннє попередження, перш ніж податкова зорієнтується. Це не те саме, що Фінансовий радник (той шукає заощадження) — Вартовий стежить, щоб Ви не потрапили в халепу.
Портал бухгалтера
Портал для Вашого бухгалтерського бюро або податкового радника (Steuerberater). Замість надсилати бухгалтеру файли поштою, Ви даєте йому безпечний доступ лише для читання — він бачить рахунки, витрати, EÜR, архів і транспорт, але нічого не змінить. Він входить спеціальним токеном (без пароля), а Ви вирішуєте, з якого року дані для нього видимі. Усе, що бухгалтер переглядає, записується в журнал аудиту, тож у Вас повний контроль.
Архів
Цифровий архів усіх документів фірми, відповідний німецьким правилам зберігання (GoBD) — документи Ви тримаєте необхідні 10 років. Рахунки, договори, податкові рішення, чеки, свідоцтва та листування Ви складаєте поквартально (Q1–Q4), щоб легко орієнтуватися. Раз заархівований документ уже неможливо змінити (блокування GoBD) — це Ваш захист при перевірці. Пошуковик шукає в усьому, зокрема в тексті, зчитаному зі сканів (OCR), тож будь-який папір Ви знайдете за кілька секунд.
Конфігурація компанії
Усі дані та документи Вашої фірми в одному місці — це фундамент, яким користується вся система. Ви вписуєте адресу, податкові номери, звільнення §48b і банківський рахунок, а ці дані потрапляють автоматично на рахунки, пропозиції та нагадування. Тут Ви також тримаєте офіційні документи фірми: реєстрацію діяльності (Gewerbeanmeldung), власне свідоцтво про податкове звільнення та інші — система стежить за їхньою дійсністю. Окрема вкладка — це історія фірми, тобто хронологія найважливіших змін.
AGB (Загальні умови та положення)
Регламент (AGB) — це Ваші умови надання послуг, правила, за якими Ви працюєте з клієнтами. Система веде його у версіях: активна версія потрапляє автоматично до кожного договору й до порталу клієнта, а клієнт приймає її при реєстрації (так вимагає закон, §305 BGB). Коли Ви змінюєте умови, постає нова версія, а старі залишаються в історії — завжди відомо, яку версію прийняв даний клієнт. Вам не потрібно нічого надсилати вручну ані стежити, хто що підписав.
Налаштування
Налаштування — це місце, де Ви налаштовуєте систему під себе й під фірму. Ви конфігуруєте профіль користувача й пароль, двофакторну автентифікацію (2FA) для безпеки, мову інтерфейсу, ставки, нумерацію рахунків, підпис і логотип на документах, банківські рахунки для імпорту виписок, час і вид сповіщень та інтеграції. У Вас також є журнал активності (хто й коли що робив) і перегляд рахунку. Звідси Ви вмикаєте автоматичний щоденний експорт усіх даних (Експорт Pro) — система раз на день пакує базу й документи в ZIP і надсилає посилання поштою, щоб у Вас завжди була резервна копія, що зберігається в ЄС.
Склад
Складське господарство на основі Вашого Каталогу матеріалів. Ви проводите надходження (що прийшло від оптовика) і видачі (що пішло на будівництво), а система показує залишки в режимі реального часу й попереджає, коли матеріал закінчується. Коли Ви видаєте матеріал на конкретне замовлення, його вартість потрапляє як реальна витрата до рентабельності цього замовлення (Контролінг) — без подвійного рахування в податках. Наприкінці року Ви робите інвентаризацію (опис з натури). Це додатковий модуль — Ви вмикаєте його, якщо хочете панувати над матеріалом на залишку.
Працівники
Керування працівниками будівельної фірми — особисті дані, умови працевлаштування, робочий час і розрахунок зарплат. Найважливіша річ — це Sofortmeldung, негайне повідомлення про працівника до соціального страхування (§28a SGB IV), яке в будівництві потрібно подати ПЕРЕД першим робочим днем. Якщо Ви не зробите цього вчасно, загрожують високі штрафи. Система нагадує про цей обов'язок, стежить за мінімальною оплатою для будівництва (Mindestlohn Bau) і рахує зарплати (брутто, нетто, страхування, податок).
Субпідрядники
База Ваших субпідрядників разом з документами, сертифікатами та пунктами податкового контролю. Найважливіше: система стежить за дійсністю свідоцтва про звільнення від будівельного податку (§48b). Чому це істотно? Бо якщо субпідрядник не має дійсного звільнення, закон велить Вам утримати 15% його рахунку й перерахувати податковій (Bauabzugsteuer) — система підготує такий розрахунок. До того ж оцінки та історія співпраці допомагають вибирати перевірених людей, а сповіщення нагадують про документи, що спливають.
Портал клієнта
Портал клієнта — це сторінка, на яку входить Ваш клієнт і в режимі реального часу бачить, що діється з його замовленням — без дзвінків і листів з питанням «і як там?». Клієнт підписує в порталі години роботи (підтверджує, що бригада була), переглядає фото з будівництва, будівельний журнал, розрахунки, пропозиції та договори, приймає регламент, повідомляє про дефекти, пише повідомлення й домовляється про терміни. Наприкінці роботи він підтверджує акт прийому робіт (Abnahme) — з цього моменту біжить період гарантії. Він також бачить свої гарантійні утримання. У Вас спокій, а клієнт має відчуття контролю й професійне обслуговування.
Фінансовий радник (Doradca)
Фінансовий радник показує Вам легальні способи платити менше податку — 21 правило оптимізації, скроєне під будівельне ремесло в Німеччині. Ви заповнюєте раз свій профіль (сімейний стан, правова форма, галузь, родина, працівники, податкові дані), а система ставить питання лише про ті правила, які можуть Вас стосуватися. Перш ніж за щось заплатити, Ви бачите підсумок: скільки правил підходить, який потенціал заощаджень і скільки коштує повний звіт (15 € за кожне активне правило). Звіт описує все по-людськи, з правовою підставою й питаннями до бухгалтера — Ви несете його до Steuerberater як готовий список.
GPS-трекер
GPS-трекер — це модуль Premium, який сам веде Ваш Fahrtenbuch. Ви вставляєте невеликий пристрій в авто (plug-and-play), а він у режимі реального часу показує локацію транспорту й автоматично записує кожну поїздку — кілометри бере прямо з лічильника авто, тож вони точні до кілометра. Асистент сам розпізнає, чи поїздка була службовою, чи приватною (за адресами клієнтів і годинами), а Ви можете кожну поїздку вручну перекласифікувати або виправити адресу. Він також розпізнає робочі зупинки (перерви на будівництві). Усе захищено від маніпуляцій і має повний аудиторський слід для податкової (§4 EStG). У кокпіті Ви бачите пробіг, коди несправностей (DTC) і події транспорту. Кінець ручному вписуванню маршрутів.
Сповіщення через ntfy
BauFin використовує ntfy — відкриту систему сповіщень без номера телефону й облікового запису Meta. Замість груп WhatsApp Ви отримуєте окремий канал сповіщень про рахунки, платежі та терміни. Ви встановлюєте застосунок ntfy, скануєте QR-код і вибираєте, які сповіщення хочете отримувати.
Чому не WhatsApp? Дізнайтеся більше →SOWA — хтось мусить стежити за Вашими термінами платежів!
SOWA — хтось мусить стежити за Вашими термінами платежів!
SOWA — це бонусний модуль для керування постійними місячними витратами — оренда, лізинг, страхування, телефон, інтернет тощо. Аркуш календаря з 31 днем показує з першого погляду, коли який платіж потрібний. Автоматичні нагадування ntfy допомагають стежити за термінами. Чому SOWA? …бо запізнілий платіж болить сильніше, ніж будильник.
