Pełnomocnictwo do obsługi wniosków RODO

(1) Niniejsze pełnomocnictwo uzupełnia zawartą między stronami umowę powierzenia przetwarzania danych (AVV) zgodnie z art. 28 RODO. (2) Administrator upoważnia BauFin — zgodnie z art. 28 ust. 3 zd. 2 lit. e RODO w związku z pisemnym uregulowaniem — do operacyjnej obsługi i udzielania odpowiedzi w imieniu i według udokumentowanych poleceń Administratora na wnioski osób, których dane dotyczą, w zakresie praw: art. 15 (dostęp), art. 16 (sprostowanie), art. 17 (usunięcie), art. 18 (ograniczenie przetwarzania), art. 20 (przenoszenie danych), art. 21 (sprzeciw), art. 22 (prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu). (3) Obsługa odbywa się w imieniu, na zlecenie i według udokumentowanych poleceń Administratora przez przeszkolony personel. Pełnomocnictwo obejmuje wyszukiwanie w danych Administratora w ramach platformy BauFin, przygotowanie i wysłanie odpowiedzi oraz dokumentację w dzienniku audytowym (art. 5 ust. 2, art. 12 ust. 3 RODO). Rejestr czynności z art. 30 RODO pozostaje nienaruszony.

(1) BauFin jest uprawniony: a) przyjmować wnioski, weryfikować tożsamość (art. 12 ust. 6 RODO) i oceniać ich wiarygodność; b) wyszukiwać, prostować, usuwać, ograniczać lub eksportować dane w obszarze (tenancie) Administratora — o ile wniosek jest zasadny; c) odpowiadać w ustawowym terminie jednego miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO, z możliwością przedłużenia o dwa miesiące); d) opatrywać odpowiedź podpisem „na zlecenie i z pełnomocnictwa Administratora, reprezentowanego przez BauFin / Krone Baustein e.K."; e) dokumentować wpływ, obsługę, decyzję i odpowiedź w dzienniku audytowym. (2) Pełnomocnictwo NIE obejmuje: a) decyzji wykraczających poza samą obsługę wniosku (np. zakończenia umowy z osobą, której dane dotyczą); b) reakcji na skargi do organów nadzorczych (art. 77 RODO) — niezwłoczne przekazanie Administratorowi; c) informacji o danych spoza platformy BauFin (papier, inne systemy, dane lokalne); d) wniosków z wątpliwościami co do tożsamości — przekazanie Administratorowi do wyjaśnienia.

(1) BauFin obsługuje każdy wniosek starannie i zgodnie z prawem, według rozdziału III RODO (art. 12–23). (2) BauFin sprawdza, czy ustawowe obowiązki przechowywania (w szczególności § 147 AO — 10 lat dla faktur, § 257 HGB — 6 lat dla korespondencji handlowej) nie stoją na przeszkodzie usunięciu; osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana (art. 17 ust. 3 lit. b RODO). (3) BauFin niezwłocznie informuje Administratora o: a) wnioskach wykraczających poza standardowy zakres; b) naruszeniach ochrony danych (art. 33 RODO) — w ciągu 48 godzin; c) wnioskach niewykonalnych technicznie lub organizacyjnie. (4) BauFin udostępnia miesięczne raporty o wszystkich obsłużonych wnioskach (liczba, rodzaj, status, czas obsługi). (5) Personel jest przeszkolony i zobowiązany do poufności (art. 28 ust. 3 lit. b RODO).

(1) Administrator pozostaje — zgodnie z art. 4 pkt 7 i art. 5 ust. 2 RODO — prawnie odpowiedzialny za przetwarzanie danych w swoim obszarze (tenancie). (2) Administrator dba o kompletność i aktualność danych zapisanych na platformie. (3) Administrator informuje osoby, których dane dotyczą, w swojej polityce prywatności, że wnioski RODO obsługuje BauFin jako upoważniony usługodawca. (4) Wnioski otrzymane bezpośrednio (np. pocztą) Administrator może wprowadzić do BauFin albo obsłużyć samodzielnie; pełnomocnictwo nie działa automatycznie poza platformą.

(1) Odpowiedzialność BauFin reguluje art. 82 RODO oraz ogólne postanowienia umowy powierzenia (AVV). (2) BauFin odpowiada za winę umyślną i rażące niedbalstwo; odpowiedzialność za lekkie niedbalstwo jest ograniczona do szkód typowych i przewidywalnych. (2a) Roszczenia osób, których dane dotyczą, z art. 82 RODO oraz bezwzględnie obowiązujące przepisy o odpowiedzialności wobec osób trzecich pozostają nienaruszone. (3) BauFin utrzymuje ubezpieczenie OC zawodowe IT z wystarczającym pokryciem. (4) W stosunkach wewnętrznych: wzajemne informowanie o grożących karach (art. 83 RODO) i uzgodniona obrona wobec organów nadzorczych.

(1) Administrator może odwołać pełnomocnictwo w każdej chwili, bez podania przyczyn, w formie tekstowej — w szczególności e-mailem na [email protected]. (2) Odwołanie działa ze skutkiem natychmiastowym dla nowych wniosków; wnioski w toku — według wyboru Administratora — BauFin kończy albo przekazuje wraz ze stanem obsługi. (3) Po odwołaniu nowe wnioski są automatycznie przekazywane Administratorowi.

(1) Pełnomocnictwo wchodzi w życie z chwilą przyjęcia przez Administratora (elektroniczne kliknięcie z zapisem daty i adresu IP) i obowiązuje do odwołania lub zakończenia umowy SaaS. (2) Zmiany wymagają formy tekstowej (§ 126b BGB); aktualizacje są zapowiadane z 30-dniowym wyprzedzeniem i uznaje się je za przyjęte przy braku sprzeciwu (opt-out). (3) Klauzula salwatoryjna: nieważność pojedynczych postanowień nie narusza pozostałych. (4) Obowiązuje prawo niemieckie. Sądem właściwym jest Hamburg.