Bedienungsanleitung
Alle BauFin-Module an einem Ort
Dashboard
Das Dashboard ist Ihr Cockpit — das Erste, was Sie nach dem Login sehen. Auf einem Bildschirm haben Sie das Bild Ihrer gesamten Firma für das laufende Arbeitsjahr: wie viel Sie verdient haben (Umsatz aus Aufträgen), wie viel Sie ausgegeben haben (Material, Subunternehmer, Fahrzeuge), was netto übrig bleibt (Gewinn) und wie viel Sie dem Finanzamt an Umsatzsteuer schulden. Das Monatsdiagramm und der Trend zeigen, welche Monate stark und welche schwach waren. Die Auftragskarte zeigt, wo Sie dieses Jahr gearbeitet haben. Das Dashboard hebt überfällige Rechnungen von selbst hervor (wer wie viel schuldet) sowie anstehende Termine. Sie müssen nichts rechnen — die Daten laden sich von selbst, und das Jahr wechseln Sie mit einem Klick.
Kunden
Die Datenbank all Ihrer Kunden an einem Ort — sowohl Firmen als auch Privatpersonen. Hier hinterlegen Sie Adressen, Telefonnummern, E-Mails, Steuernummer und USt-ID. Das wichtigste Feld ist die Kennzeichnung §13b — die setzen Sie, wenn der Kunde ein Bauunternehmer ist. Warum ist das wichtig? Weil Sie solchen Kunden Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellen (Reverse Charge), und wenn Sie sich irren, kann das Finanzamt beanstanden. Aus der Kundenkarte erstellen Sie ihm sofort ein Angebot oder eine Rechnung — die Daten übernehmen sich von selbst, Sie tippen nichts ein zweites Mal.
Angebote
Das Angebot ist Ihr Kostenvoranschlag für den Kunden — schriftlich zeigen Sie, was Sie wofür machen. Jede Position tragen Sie mit Einkaufs- und Verkaufspreis ein, sodass Sie sofort die Marge sehen und keinen Auftrag unter der Grenze annehmen. Für Bauunternehmen bereitet das System das Reverse Charge (§13b) vor. Im PDF können Sie die Aufteilung in Material und Arbeitsleistung zeigen — das ist für Privatkunden wichtig, denn die Arbeitsleistung kann er von der Steuer absetzen (§35a). Das Angebot schicken Sie per E-Mail als PDF, und das System verfolgt, ob der Kunde es geöffnet hat. Wenn der Kunde Änderungen möchte, erstellen Sie einen Klon des Angebots als neue Version (v2, v3 …) mit Link zum Original — Sie verlieren die Verhandlungshistorie nicht. Ein angenommenes Angebot verwandeln Sie mit einem Klick in einen Auftrag. Sie können einen prozentualen Anzahlung festlegen und das Angebot für einen anderen Kunden kopieren.
Verträge
Erstellen Sie rechtskräftige Verträge — alle, die ein Bauunternehmen braucht, nicht nur die mit Kunden. Werkverträge (als Subunternehmer für den Generalunternehmer nach VOB/B, als Hauptauftragnehmer für einen Firmenkunden, oder Renovierung für einen Privatkunden nach BGB), Verträge mit Ihrem Nachunternehmer sowie Personalverträge: Arbeitsvertrag (auch Minijob), Ausbildungsvertrag, Praktikumsvertrag und Freier-Mitarbeiter-Vertrag, dazu Dienstwagenüberlassung, Aufhebungsvertrag, Mietvertrag und Wartungsvertrag. Das System übernimmt die Daten automatisch aus dem Profil des Kunden, Mitarbeiters, Nachunternehmers oder Fahrzeugs und achtet auf die gesetzlichen Vorgaben (Reverse Charge §13b, Freistellungsbescheinigung §48b, Mindestlohn). Den Vertrag unterschreibt zuerst Ihre Firma, dann die Gegenseite — der Kunde im Kundenportal.
Projekte
Ein Projekt ist eine Mappe, die mehrere zusammenhängende Aufträge zu einem größeren Vorhaben bündelt — ein großer Auftrag, dessen Ausführung viele Etappen erfordert (z. B. Hausbau: Fundament, Wände, Ausbau — jede als eigener Auftrag). Das Projekt ersetzt den Auftrag nicht, es ist ein Aufbau darüber. Auf einem Dashboard sehen Sie die summierten Stunden, Umsatz, Kosten und Marge aus allen Etappen auf einmal, und separat den Fortschritt (Plan gegen Ist) und den Cashflow des Projekts, also die Geldbewegungen. Dem Projekt weisen Sie einen Kunden und eine Baustellenadresse zu, Aufträge fügen Sie jederzeit hinzu und lösen sie wieder, und jede Änderung landet im Journal.
Aufträge
Der Auftrag ist die Grundeinheit Ihrer Arbeit — eine Arbeit bei einem Kunden und das Fundament jeder Rechnung. Er kann aus einem angenommenen Angebot entstehen oder Sie legen ihn manuell an. Der Auftrag durchläuft die Etappen: Neu → In Ausführung → Abgeschlossen → Abgerechnet. Sie rechnen ihn stundenweise (Stundensatz) oder pauschal ab, und bei größeren Arbeiten stellen Sie mit Abschlag und Schlussrechnung in Rechnung. Zum Auftrag fügen Sie die Arbeitsstunden des Teams, Materialkosten, Baustellenfotos, Dokumente, Notizen (Sie können sie per Sprache diktieren) und Fahrten aus dem GPS hinzu. Wenn Sie eine ähnliche Arbeit übernehmen, klonen Sie den Auftrag mit einem Klick — es entsteht ein neuer mit denselben Daten (das System lässt nicht zu, denselben Auftrag zweimal am selben Tag zu klonen). Sie können auch einen Folgeauftrag erstellen, und die Verknüpfungskette (was aus was entstanden ist — Klon, Folge, Storno) haben Sie immer griffbereit. Jede Änderung landet im Journal, was wichtig ist, falls eine Prüfung kommt.
Planung
Die Planung ist Ihr Arbeitsplan in drei Ansichten, damit sich zeitlich nichts überschneidet und nichts verloren geht. Das Board (Kanban) zeigt Aufträge als Kärtchen in Spalten nach Status — Sie ziehen sie von „Zu erledigen" nach „In Arbeit" und „Fertig". Die Zeitachse (Gantt) zeigt Aufträge als Balken im Kalender, sodass Sie sofort sehen, ob sich zwei Arbeiten an denselben Tagen überlappen. Der Ressourcenplan erlaubt es, Mitarbeiter Aufträgen zuzuweisen, damit Sie nicht dasselbe Team an zwei Orte gleichzeitig schicken. Alles filtern Sie nach Jahr, Kunde, Projekt und Status.
Arbeitszeiten
Erfassung der Arbeitszeit Ihres Teams — für jeden Mitarbeiter und jeden Auftrag separat. Sie tragen die Uhrzeit von Kommen, Gehen und Pause ein, und das System berechnet die geleisteten Stunden und den Tageslohn nach Stundensatz von selbst. Zum Eintrag können Sie Baustellenfotos anhängen. Die Kalenderansicht zeigt den ganzen Monat — Arbeitstage grün hervorgehoben. Diese Daten fließen direkt in die Abrechnung stundenweiser Aufträge, in die Stundennachweise für den Kunden sowie in die bei der Zollkontrolle (MiLoG) und von der SOKA-BAU geforderte Evidenz. Das System warnt, wenn die Stunden gegen die Arbeitszeitvorschriften verstoßen.
Katalog
Ihre eigene Preisliste für Baumaterialien — Gipsplatten, Zement, Fliesen, Kabel und was Sie sonst noch montieren. Statt in jedem Angebot alles neu einzutragen, fügen Sie das Material einmal mit Einkaufs- und Verkaufspreis hinzu und wählen es dann nur aus der Liste — Beschreibung, Einheit und Preis springen von selbst hinein, und die Marge ist sofort sichtbar. Das System vergibt selbst eine Artikelnummer und erstellt einen deutschen Namen für Angebote und Rechnungen. Die gesamte Preisliste vom Großhandel laden Sie aus einer DATANORM-Datei, und reine Preisaktualisierungen aus einer DATPREIS-Datei — mit Vorschau, was neu ist und wo sich der Preis geändert hat, bevor Sie bestätigen.
Fuhrpark
Verwaltung der gesamten Firmenflotte an einem Ort — jedes Auto, jeder Bus oder Anhänger. Das System behält für Sie alle Termine im Blick: Prüfung (HU/AU, also TÜV/DEKRA), Haftpflicht- und Kaskoversicherung, Kfz-Steuer sowie den Leasingvertrag. Einige Wochen vor Ablauf erhalten Sie eine Warnung, damit Sie kein Termin überrascht. Hier sammeln Sie Werkstattrechnungen und Reparaturen, Tankbelege, führen ein Fahrtenbuch, und das System berechnet die Gesamtkosten des Fahrzeugbesitzes (TCO) und die AfA. Jedes Fahrzeug kennzeichnen Sie als geschäftlich oder privat — das entscheidet, wie viel Kosten Sie von der Steuer absetzen.
OCR / Belege
Schluss mit dem Abtippen von Belegen. Sie fotografieren einen Beleg oder eine Rechnung (für Material, Werkzeug, Kraftstoff), und der Assistent liest Betrag, Datum, Verkäufer und Kategorie von selbst aus. Sie prüfen nur, ob er richtig gelesen hat, und bestätigen — das System erstellt daraus sofort eine buchungsfertige Betriebsausgabe. Separat erkennt es Tankbelege und ordnet sie dem Fahrzeug zu. Wenn das Auslesen unsicher ist oder das Foto nicht wie ein Dokument aussieht, erhalten Sie eine Warnung. Sie können auch den Rohtext ansehen, den das System auf dem Foto erkannt hat, und Statistiken der gescannten Dokumente verfolgen.
Rechnungen
Rechnungen für Bauarbeiten erstellen und im Blick behalten. Positionen in verschiedenen Einheiten (Stunden, m², Stück, Pauschale), und für Bauunternehmen das Reverse Charge (§13b). Bei großen Arbeiten rechnen Sie in Etappen ab: Abschlagsrechnung (Abschlag), Teilabnahme (Teilschluss) und Schlussrechnung (Schluss) mit Verrechnung der geleisteten Anzahlungen — alles gemäß §14 UStG. Die Rechnung schicken Sie per E-Mail als PDF, auch als E-Rechnung ZUGFeRD (die immer häufiger von Firmen und Ämtern gefordert wird). Wenn Sie sich irren, löschen Sie die Rechnung nicht — Sie machen ein Storno, das eine Korrekturrechnung mit obligatorischem Grund erstellt (eine stornierte Rechnung lässt sich nicht mehr reaktivieren, das verlangt das Gesetz). Eine ähnliche Rechnung klonen Sie als neue. Nach der Bestätigung erhält die Rechnung eine Nummer und eine Bearbeitungssperre; wenn der Kunde nicht zahlt, schlägt das System eine Mahnung vor.
Sonstige Einnahmen
Nicht jede Einnahme der Firma ist eine Rechnung für eine Arbeit. Hier tragen Sie alle anderen Gelder ein, die in die Firma fließen: Erstattung des SOKA-BAU-Beitrags, Zuschüsse, Versicherungsentschädigungen, Zinsen vom Konto oder Einnahmen aus Gerätevermietung. Das ist wichtig, denn diese Beträge sind ebenfalls Einnahmen der Firma und müssen in die Jahresabrechnung (Ergebnisrechnung) einfließen, sonst stimmen die Bücher nicht. Sie tragen Betrag, Datum, Kategorie und eine kurze Beschreibung ein, und das System fügt es neben den Rechnungen zu den Einnahmen hinzu.
Betriebsausgaben
Alles Geld, das Sie für die Firma ausgeben — Material, Kraftstoff, Werkzeuge, Versicherungen, Telefon. Jede Ausgabe ordnen Sie einer Kategorie zu und kennzeichnen sie als geschäftlich, damit sie die Steuer senkt. Das System trennt Netto und Umsatzsteuer — diese Umsatzsteuer (Vorsteuer) holen Sie sich vom Finanzamt zurück, sofern Sie einen ordentlichen Beleg haben. Die Ausgabe tragen Sie manuell ein, lesen sie per Belegfoto (OCR) ein oder importieren sie als E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) — dann fließen die Daten von selbst ein, ohne Abtippen. Sie können auch größere Anschaffungen im Voraus planen und sie als gekauft kennzeichnen oder den Plan stornieren.
Kassenbuch
Das Kassenbuch ist die Evidenz der Firmenbarkasse — jeder Euro, der in die Kasse fließt oder aus ihr herausgeht. Wenn Sie bar einnehmen oder zahlen, müssen Sie das hier erfassen. Das ist kein normales Notizbuch — das Finanzamt (§146 AO) verlangt die Erfassung am selben Tag, und die Kasse darf nicht unter null fallen. Am Tagesende machen Sie den Tagesabschluss — danach werden die Einträge dieses Tages nicht mehr geändert. Wenn Sie sich bei einem Eintrag irren, löschen Sie ihn nicht — Sie machen ein Storno, das einen Gegeneintrag mit obligatorischem Grund erstellt. Wenn Sie nicht mit Bargeld arbeiten, bleibt das Modul leer.
Kontoauszüge
Import der Auszüge von Ihrem Firmenkonto — statt jede Transaktion manuell abzutippen, laden Sie eine CSV-Datei von der Bank hoch (Revolut, Sparkasse und andere), und der Assistent schlägt für jede Position selbst eine Kategorie vor und ordnet Zahlungen Ihren Rechnungen und Ausgaben zu. Das verkürzt die Buchhaltung enorm. Sichere Transaktionen bestätigen Sie im Stapel, unsichere prüfen Sie manuell. Das System achtet darauf, dass ein erneuter Import dieselben Transaktionen nicht dupliziert, und private Überweisungen können Sie ignorieren.
Mahnungen
Wenn ein Kunde nicht rechtzeitig zahlt, fängt das System das von selbst ab und hilft Ihnen, das Geld zurückzuholen. Es erkennt überfällige Rechnungen und zeigt, wie viele Tage der Kunde im Verzug ist. Die Mahnungen laufen der Reihe nach in vier Eskalationsstufen: freundliche Erinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung und letzte — auf jeder können Sie Verzugszinsen (berechnet auf Basis des aktuellen Basiszinssatzes der Bundesbank) sowie eine Mahngebühr aufschlagen. Jede Mahnung ist ein PDF, das Sie per E-Mail, per Post oder auf beiden Wegen zugleich versenden; Sie können auch einstellen, dass das System sie automatisch nach einer bestimmten Anzahl von Tagen ab Fälligkeit versendet. Wenn der Kunde zahlt, kennzeichnen Sie die Rechnung als bezahlt und die Mahnung schließt sich von selbst.
Sicherheitseinbehalte
Bei großen Arbeiten für Firmen (B2B) behält der Kunde oft einen Teil Ihrer Zahlung als Sicherheitseinbehalt (§17 VOB/B) ein — eine Absicherung für den Fall von Mängeln, in der Regel für die Gewährleistungszeit, sogar bis zu 5 Jahren. Man vergisst so einen Einbehalt leicht und verliert Geld. Dieses Modul behält sie für Sie im Blick: der Einbehalt entsteht automatisch nach der Zahlung einer B2B-Rechnung mit aktiver Klausel, und das System erinnert Sie, wann der Kunde ihn zurückgeben sollte. Der Kunde kann über das Portal auch vorschlagen, den Einbehalt gegen eine Bankbürgschaft zu tauschen — Sie akzeptieren oder lehnen mit einem Klick ab. Wenn Sie das Geld zurückerhalten, erfassen Sie die Rückzahlung.
Steuerverwaltung
Der zentrale Ort für alle Steuerangelegenheiten der Baufirma. Hier hinterlegen Sie Freistellungsbescheinigungen von der Bauabzugsteuer (Freistellung §48b — dank ihr zahlt der Kunde Ihnen den vollen Betrag, ohne 15 % einzubehalten), Fahrzeuge mit AfA, Kredite mit Tilgungsplan und Zinsen, Vorauszahlungen zur Einkommen- und Kirchensteuer sowie Umsatzsteuervoranmeldungen. Sie geben monatliche oder vierteljährliche USt-Voranmeldungen ab, und einmal im Jahr erstellen Sie die jährliche Umsatzsteuererklärung — das System berechnet sie, und Sie laden die fertige XML-Datei zur Übermittlung an elster.de sowie ein PDF fürs Archiv herunter. Es berücksichtigt die Sondervorauszahlung (1/11, bei Fristverlängerung) und den Export außerhalb der EU. Das System behält die Gültigkeitsdaten der Bescheinigungen und die Termine der Vorauszahlungen im Blick, damit Ihnen nichts verloren geht.
EÜR
Die EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) ist eine vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung, mit der die meisten Ein-Personen-Baufirmen in Deutschland abrechnen. Menschlich gesagt: Einnahmen minus Ausgaben ergibt das Ergebnis, von dem die Steuer berechnet wird. Das System stellt sie automatisch aus Ihren Rechnungen (Einnahmen) und Ausgaben zusammen — Sie müssen nichts manuell summieren. Die Einnahmen teilt es nach Umsatzsteuersatz auf (19 %, 7 %, 0 % beim Reverse Charge), und die Ausgaben nach Kategorie. Die fertige Rechnung können Sie im DATEV-Format exportieren und dem Buchhalter übergeben.
Cashflow
Der Cashflow zeigt, wann und wie viel Geld zufließt und wie viel aus der Firma abfließt — in einer Listen- oder Kalenderansicht. Das System berücksichtigt gestellte Rechnungen (erwartete Zahlungseingänge), geplante Ausgaben und Verbindlichkeiten, damit Sie im Voraus sehen, wann es mit dem Bargeld eng werden könnte. Das ist ein Werkzeug, das warnt, bevor das Geld für Löhne oder Material fehlt.
Kontrolling
Das Kontrolling ist die Analyse, womit Sie wirklich verdienen und womit Sie verlieren. Drei Dinge an einem Ort: die Entwicklung der Firma Monat für Monat (Einnahmen und Ausgaben), die Kundenrentabilität (welcher Kunde Gewinn bringt und welcher nur Arbeit) und der Auftragsvergleich Plan gegen Ist (wie viele Stunden und Kosten Sie angesetzt haben und wie viel es wirklich wurde). Dadurch wissen Sie, welchen Kunden Sie die Preise erhöhen sollten und wo Sie sich bei den Kalkulationen verrechnen.
Prognose
Die Prognose blickt 3 bis 12 Monate in die Zukunft und warnt vor Liquiditätsproblemen, bevor sie auftreten. Das ist eine Cashflow-Simulation: das System berechnet die erwarteten Zahlungseingänge aus offenen Rechnungen, anstehende Steuervorauszahlungen und Kreditraten, und wenn sich herausstellt, dass der Saldo unter null fallen könnte — schlägt es von selbst Alarm. Separat planen Sie den Jahresgewinn: Sie setzen ein Ziel und sehen, ob die Firma in die richtige Richtung steuert. Das gibt Ihnen Zeit zu reagieren, bevor das Geld ausgeht.
Betriebsprüfung
Wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung ankündigt, rettet Ihnen dieses Modul den Kopf — Sie haben an einem Ort alle Dokumente und Exporte, die der Betriebsprüfer verlangt. Statt panisch nach Papieren zu suchen, laden Sie fertige Dateien herunter: GDPdU-Export (Daten für das Prüferprogramm IDEA), DATEV-Export für den Buchhalter, Beschreibung der Buchhaltungsprozesse (Verfahrensdokumentation) auf Deutsch und in Ihren Worten, Protokoll aller Änderungen im System sowie eine Aufstellung der Arbeitsstunden (MiLoG) für die Zollkontrolle. Dazu eine Checkliste, was vorzubereiten ist, und ein separater Zugang für den Prüfer. Alles gemäß der Anforderung der elektronischen Archivierung (GoBD, §147 AO).
Steuer-Wächter
Der Steuer-Wächter ist Ihr automatischer Risikosensor. Einmal pro Woche prüft er Ihre Rechnungen und Daten und untersucht 5 typische Steuerrisiken, die mit einer Strafe vom Finanzamt enden können — zum Beispiel Fehler beim Reverse Charge oder das Überschreiten von Grenzwerten. Wenn etwas gefährlich auszusehen beginnt, erhalten Sie eine Frühwarnung, bevor das Finanzamt es bemerkt. Das ist nicht dasselbe wie der Finanzberater (der sucht nach Einsparungen) — der Wächter passt auf, dass Sie nicht in Schwierigkeiten geraten.
Buchhalter-Portal
Das Portal für Ihr Buchhaltungsbüro oder Ihren Steuerberater. Statt dem Buchhalter Dateien per E-Mail zu schicken, geben Sie ihm einen sicheren Nur-Lese-Zugang — er sieht Rechnungen, Ausgaben, EÜR, Archiv und Fahrzeuge, ändert aber nichts. Er meldet sich mit einem speziellen Token an (ohne Passwort), und Sie entscheiden, ab welchem Jahr die Daten für ihn sichtbar sind. Alles, was der Buchhalter ansieht, wird im Audit-Journal festgehalten, sodass Sie die volle Kontrolle haben.
Archiv
Digitales Archiv aller Firmendokumente, konform mit den deutschen Aufbewahrungsvorschriften (GoBD) — Dokumente bewahren Sie die geforderten 10 Jahre auf. Rechnungen, Verträge, Steuerbescheide, Belege, Bescheinigungen und Korrespondenz ordnen Sie nach Quartalen (Q1–Q4), damit Sie den Überblick behalten. Ein einmal archiviertes Dokument lässt sich nicht mehr ändern (GoBD-Sperre) — das ist Ihr Schutz bei einer Prüfung. Die Suche durchsucht alles, auch den aus Scans ausgelesenen Text (OCR), sodass Sie jedes Papier in wenigen Sekunden finden.
Firmenkonfiguration
Alle Daten und Dokumente Ihrer Firma an einem Ort — das ist das Fundament, das das gesamte System nutzt. Sie tragen Adresse, Steuernummer, USt-ID, Freistellung §48b und Bankverbindung ein, und diese Daten fließen automatisch auf Rechnungen, Angebote und Mahnungen. Hier hinterlegen Sie auch die offiziellen Firmendokumente: die Gewerbeanmeldung, die eigene Freistellungsbescheinigung und andere — das System überwacht ihre Gültigkeit. Ein separater Reiter ist die Firmenhistorie, also die Chronologie der wichtigsten Änderungen.
AGB
Die AGB sind Ihre Leistungsbedingungen — die Regeln, nach denen Sie mit Kunden arbeiten. Das System führt sie in Versionen: die aktive Version fließt automatisch in jeden Vertrag und ins Kundenportal, und der Kunde akzeptiert sie bei der Registrierung (so verlangt es das Gesetz, §305 BGB). Wenn Sie die Bedingungen ändern, entsteht eine neue Version, und die alten bleiben in der Historie — es ist immer klar, welche Version der jeweilige Kunde akzeptiert hat. Sie müssen nichts manuell versenden oder verfolgen, wer was unterschrieben hat.
Einstellungen
Die Einstellungen sind der Ort, an dem Sie das System auf sich und Ihre Firma abstimmen. Sie konfigurieren das Benutzerprofil und das Passwort, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für die Sicherheit, die Sprache der Oberfläche, Sätze, die Rechnungsnummerierung, die Fußzeile und das Logo auf den Dokumenten, die Bankkonten für den Import der Auszüge, die Uhrzeit und die Art der Benachrichtigungen sowie Integrationen. Sie haben auch ein Aktivitätsjournal (wer wann was getan hat) und eine Rechnungsvorschau. Von hier aus aktivieren Sie den automatischen täglichen Export aller Daten (Export Pro) — das System packt einmal täglich die Datenbank und die Dokumente in ein ZIP und schickt den Link per E-Mail, damit Sie immer eine in der EU aufbewahrte Sicherungskopie haben.
Lager
Lagerwirtschaft auf Basis Ihres Materialkatalogs. Sie buchen Zugänge (was vom Großhandel kam) und Abgänge (was auf die Baustelle ging), und das System zeigt die Bestände laufend an und warnt, wenn das Material zur Neige geht. Wenn Sie Material für einen konkreten Auftrag ausgeben, fließt sein Wert als reale Kosten in die Rentabilität dieses Auftrags (Kontrolling) — ohne Doppelzählung in der Steuer. Am Jahresende machen Sie eine Inventur (Bestandsaufnahme). Das ist ein Zusatzmodul — Sie aktivieren es, wenn Sie das Material im Bestand im Griff haben wollen.
Mitarbeiter
Verwaltung der Mitarbeiter der Baufirma — persönliche Daten, Beschäftigungsbedingungen, Arbeitszeit und Lohnabrechnungen. Das Wichtigste ist die Sofortmeldung — die sofortige Anmeldung des Mitarbeiters zur Sozialversicherung (§28a SGB IV), die im Baugewerbe VOR dem ersten Arbeitstag abzugeben ist. Wenn Sie das nicht rechtzeitig tun, drohen hohe Strafen. Das System erinnert an diese Pflicht, überwacht den Mindestlohn Bau und berechnet die Löhne (Brutto, Netto, Versicherung, Steuer).
Subunternehmer
Die Datenbank Ihrer Subunternehmer samt Dokumenten, Zertifikaten und steuerlichen Kontrollpunkten. Das Wichtigste: das System überwacht die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung von der Bauabzugsteuer (§48b). Warum ist das wichtig? Weil das Gesetz Ihnen, wenn der Subunternehmer keine gültige Freistellung hat, vorschreibt, 15 % seiner Rechnung einzubehalten und ans Finanzamt abzuführen (Bauabzugsteuer) — das System bereitet eine solche Berechnung vor. Dazu helfen Bewertungen und die Historie der Zusammenarbeit dabei, bewährte Leute auszuwählen, und Warnungen erinnern an ablaufende Dokumente.
Kundenportal
Das Kundenportal ist die Seite, auf der sich Ihr Kunde anmeldet und laufend sieht, was mit seinem Auftrag passiert — ohne Anrufe und E-Mails mit der Frage „und wie läuft's?". Der Kunde unterschreibt im Portal die Arbeitsstunden (bestätigt, dass das Team da war), sieht Baustellenfotos, das Bautagebuch, Abrechnungen, Angebote und Verträge, akzeptiert die AGB, meldet Mängel, schreibt Nachrichten und vereinbart Termine. Am Ende der Arbeit bestätigt er das Abnahmeprotokoll (Abnahme) — ab diesem Moment läuft die Gewährleistungszeit. Er sieht auch seine Sicherheitseinbehalte. Sie haben Ruhe, und der Kunde ein Gefühl von Kontrolle und professioneller Betreuung.
Finanzberater (Doradca)
Der Finanzberater zeigt Ihnen legale Wege, weniger Steuern zu zahlen — 21 Optimierungsregeln, zugeschnitten auf das Bauhandwerk in Deutschland. Sie füllen einmal Ihr Profil aus (Familienstand, Rechtsform, Branche, Familie, Mitarbeiter, Steuerdaten), und das System stellt nur Fragen zu den Regeln, die Sie betreffen könnten. Bevor Sie für irgendetwas zahlen, sehen Sie eine Zusammenfassung: wie viele Regeln passen, wie hoch das Einsparpotenzial ist und was der vollständige Bericht kostet (15 € je aktive Regel). Der Bericht beschreibt alles menschlich, mit Rechtsgrundlage und Fragen an den Buchhalter — Sie nehmen ihn zum Steuerberater als fertige Liste mit.
GPS-Tracker
Der GPS-Tracker ist ein Premium-Modul, das Ihr Fahrtenbuch von selbst führt. Sie stecken ein kleines Gerät ins Auto (Plug-and-play), und es zeigt live den Standort des Fahrzeugs und speichert automatisch jede Fahrt — die Kilometer nimmt es direkt vom Kilometerzähler des Autos, sodass sie auf den Kilometer genau sind. Der Assistent erkennt selbst, ob eine Fahrt geschäftlich oder privat war (anhand der Kundenadressen und Uhrzeiten), und Sie können jede Fahrt manuell umklassifizieren oder die Adresse korrigieren. Er erkennt auch Arbeitsstopps (Pausen auf der Baustelle). Alles ist manipulationssicher und hat eine vollständige Prüfspur für das Finanzamt (§4 EStG). Im Cockpit sehen Sie den Kilometerstand, Fehlercodes (DTC) und Fahrzeugereignisse. Schluss mit dem manuellen Eintragen von Strecken.
Benachrichtigungen über ntfy
BauFin nutzt ntfy — ein offenes Benachrichtigungssystem ohne Telefonnummer und ohne Meta-Konto. Statt WhatsApp-Gruppen erhalten Sie einen separaten Kanal mit Warnungen zu Rechnungen, Zahlungen und Terminen. Sie installieren die ntfy-App, scannen den QR-Code und wählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten.
Warum kein WhatsApp? Mehr erfahren →SOWA — jemand muss Ihre Zahlungstermine im Blick behalten!
SOWA — jemand muss Ihre Zahlungstermine im Blick behalten!
SOWA ist ein Bonusmodul zur Verwaltung der monatlichen Fixkosten — Miete, Leasing, Versicherung, Telefon, Internet usw. Ein Kalenderblatt mit 31 Tagen zeigt auf einen Blick, wann welche Zahlung fällig ist. Automatische ntfy-Erinnerungen helfen, die Termine im Blick zu behalten. Warum SOWA? …weil eine verspätete Rate mehr schmerzt als ein Wecker.
