Bedienungsanleitung
Alle BauFin!app-Module an einem Ort
Für Einzelunternehmer und GbR im Bau- und Dienstleistungsgewerbe — Fliesenleger, Maurer, Maler, Dachdecker, Elektriker und alle anderen Handwerker. BauFin!app nutzt die EÜR (Einnahmenüberschussrechnung), die vereinfachte Buchführung für die meisten Handwerksbetriebe.
Dashboard
Das Dashboard ist dein Cockpit — das Erste, was du nach dem Login siehst. Auf einem Bildschirm hast du das Bild deiner gesamten Firma für das laufende Arbeitsjahr: wie viel du verdient hast (Umsatz aus Aufträgen), wie viel du ausgegeben hast (Material, Subunternehmer, Fahrzeuge), was netto übrig bleibt (Gewinn) und wie viel du dem Finanzamt an Umsatzsteuer schuldest. Das Monatsdiagramm und der Trend zeigen, welche Monate stark und welche schwach waren. Die Auftragskarte zeigt, wo du dieses Jahr gearbeitet hast. Das Dashboard hebt überfällige Rechnungen von selbst hervor (wer wie viel schuldet) sowie anstehende Termine. Du musst nichts rechnen — die Daten laden sich von selbst, und das Jahr wechseln du mit einem Klick.
Kunden
Die Datenbank all deiner Kunden an einem Ort — sowohl Firmen als auch Privatpersonen. Hier hinterlegst du Adressen, Telefonnummern, E-Mails, Steuernummer und USt-ID. Das wichtigste Feld ist die Kennzeichnung §13b — die setz, wenn der Kunde ein Bauunternehmer ist. Warum ist das wichtig? Weil du solchen Kunden Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellen (Reverse Charge), und wenn du dich irrst, kann das Finanzamt beanstanden. Aus der Kundenkarte erstelle ihm sofort ein Angebot oder eine Rechnung — die Daten übernehmen sich von selbst, du tippst nichts ein zweites Mal.
Lieferanten
Die Großhändler und Firmen, bei denen du Material kaufst — mit den Konditionen, die du dort ausgehandelt hast. Wichtig ist die Zeile mit dem Rabatt: viele Handwerker haben beim Baustoffhändler 15, 20 oder 30 Prozent, aber je nach Warengruppe unterschiedlich. Genau dafür sind die Rabattgruppen da. Trag ein, was du wirklich bekommst, und das Programm rechnet beim Wareneingang mit deinem Preis, nicht mit dem Listenpreis. Dazu die Zahlungskonditionen: Skonto und Zahlungsziel. Zwei Prozent Skonto bei zehn Tagen sind aufs Jahr gerechnet mehr, als die meisten denken — das System erinnert dich, solange die Frist läuft.
Leistungskatalog (VOB)
Deine Preisliste für Arbeitsleistungen, aufgebaut nach VOB/C — also nach der Ordnung, die Architekten und öffentliche Auftraggeber kennen. Statt in jedem Angebot „Fliesen legen" neu zu tippen, wählst du die Position aus dem Katalog: Code, Bezeichnung, Einheit und dein Preis stehen fest. Der Katalog kennt zu jeder Position einen Richtpreis als Orientierung, aber entscheidend ist die Spalte „Mein Preis" — deiner, nicht der aus dem Buch. Wer einmal sauber gepflegt hat, schreibt Angebote danach in Minuten und rechnet nie wieder mit zwei verschiedenen Preisen für dieselbe Arbeit.
Angebote
Das Angebot ist dein Kostenvoranschlag für den Kunden — schriftlich zeig, was du wofür machst. Jede Position trag mit Einkaufs- und Verkaufspreis ein, sodass du sofort die Marge sehen und keinen Auftrag unter der Grenze annehmen. Für Bauunternehmen bereitet das System das Reverse Charge (§13b) vor. Im PDF kannst du die Aufteilung in Material und Arbeitsleistung zeigen — das ist für Privatkunden wichtig, denn die Arbeitsleistung kann er von der Steuer absetzen (§35a). Das Angebot schickst du per E-Mail als PDF, und das System verfolgt, ob der Kunde es geöffnet hat. Wenn der Kunde Änderungen möchte, erstelle einen Klon des Angebots als neue Version (v2, v3 …) mit Link zum Original — du verlierst die Verhandlungshistorie nicht. Ein angenommenes Angebot verwandeln du mit einem Klick in einen Auftrag. Du kannst einen prozentualen Anzahlung festlegen und das Angebot für einen anderen Kunden kopieren.
Verträge
Erstelle rechtskräftige Verträge — alle, die ein Bauunternehmen braucht, nicht nur die mit Kunden. Werkverträge (als Subunternehmer für den Generalunternehmer nach VOB/B, als Hauptauftragnehmer für einen Firmenkunden, oder Renovierung für einen Privatkunden nach BGB), Verträge mit deinem Nachunternehmer sowie Personalverträge: Arbeitsvertrag (auch Minijob), Ausbildungsvertrag, Praktikumsvertrag und Freier-Mitarbeiter-Vertrag, dazu Dienstwagenüberlassung, Aufhebungsvertrag, Mietvertrag und Wartungsvertrag. Das System übernimmt die Daten automatisch aus dem Profil des Kunden, Mitarbeiters, Nachunternehmers oder Fahrzeugs und achtet auf die gesetzlichen Vorgaben (Reverse Charge §13b, Freistellungsbescheinigung §48b, Mindestlohn). Den Vertrag unterschreibt zuerst deine Firma, dann die Gegenseite — der Kunde im Kundenportal.
Projekte
Ein Projekt ist eine Mappe, die mehrere zusammenhängende Aufträge zu einem größeren Vorhaben bündelt — ein großer Auftrag, dessen Ausführung viele Etappen erfordert (z. B. Hausbau: Fundament, Wände, Ausbau — jede als eigener Auftrag). Das Projekt ersetzt den Auftrag nicht, es ist ein Aufbau darüber. Auf einem Dashboard sieh die summierten Stunden, Umsatz, Kosten und Marge aus allen Etappen auf einmal, und separat den Fortschritt (Plan gegen Ist) und den Cashflow des Projekts, also die Geldbewegungen. Dem Projekt weist du einen Kunden und eine Baustellenadresse zu, Aufträge füg jederzeit hinzu und lösen sie wieder, und jede Änderung landet im Journal.
Aufträge
Der Auftrag ist die Grundeinheit deiner Arbeit — eine Arbeit bei einem Kunden und das Fundament jeder Rechnung. Er kann aus einem angenommenen Angebot entstehen oder du legst ihn manuell an. Der Auftrag durchläuft die Etappen: Neu → In Ausführung → Abgeschlossen → Abgerechnet. Du rechnest ihn stundenweise (Stundensatz) oder pauschal ab, und bei größeren Arbeiten stell mit Abschlag und Schlussrechnung in Rechnung. Zum Auftrag füg die Arbeitsstunden des Teams, Materialkosten, Baustellenfotos, Dokumente, Notizen (du kannst sie per Sprache diktieren) und Fahrten aus dem GPS hinzu. Wenn du eine ähnliche Arbeit übernimmst, klonst du den Auftrag mit einem Klick — es entsteht ein neuer mit denselben Daten (das System lässt nicht zu, denselben Auftrag zweimal am selben Tag zu klonen). Du kannst auch einen Folgeauftrag erstellen, und die Verknüpfungskette (was aus was entstanden ist — Klon, Folge, Storno) hast du immer griffbereit. Jede Änderung landet im Journal, was wichtig ist, falls eine Prüfung kommt.
Planung
Die Planung ist dein Arbeitsplan in drei Ansichten, damit sich zeitlich nichts überschneidet und nichts verloren geht. Das Board (Kanban) zeigt Aufträge als Kärtchen in Spalten nach Status — du ziehst sie von „Zu erledigen" nach „In Arbeit" und „Fertig". Die Zeitachse (Gantt) zeigt Aufträge als Balken im Kalender, sodass du sofort siehst, ob sich zwei Arbeiten an denselben Tagen überlappen. Der Ressourcenplan erlaubt es, Mitarbeiter Aufträgen zuzuweisen, damit du nicht dasselbe Team an zwei Orte gleichzeitig schickst. Alles filtern du nach Jahr, Kunde, Projekt und Status.
Arbeitszeiten
Erfassung der Arbeitszeit deines Teams — für jeden Mitarbeiter und jeden Auftrag separat. Du trägst die Uhrzeit von Kommen, Gehen und Pause ein, und das System berechnet die geleisteten Stunden und den Tageslohn nach Stundensatz von selbst. Zum Eintrag kannst du Baustellenfotos anhängen. Die Kalenderansicht zeigt den ganzen Monat — Arbeitstage grün hervorgehoben. Diese Daten fließen direkt in die Abrechnung stundenweiser Aufträge, in die Stundennachweise für den Kunden sowie in die bei der Zollkontrolle (MiLoG) und von der SOKA-BAU geforderte Evidenz. Das System warnt, wenn die Stunden gegen die Arbeitszeitvorschriften verstoßen.
Katalog
Deine eigene Preisliste für Baumaterialien — Gipsplatten, Zement, Fliesen, Kabel und was du sonst noch montierst. Statt in jedem Angebot alles neu einzutragen, füg das Material einmal mit Einkaufs- und Verkaufspreis hinzu und wählen es dann nur aus der Liste — Beschreibung, Einheit und Preis springen von selbst hinein, und die Marge ist sofort sichtbar. Das System vergibt selbst eine Artikelnummer und erstellt einen deutschen Namen für Angebote und Rechnungen. Die gesamte Preisliste vom Großhandel lade aus einer DATANORM-Datei, und reine Preisaktualisierungen aus einer DATPREIS-Datei — mit Vorschau, was neu ist und wo sich der Preis geändert hat, bevor du bestätigst.
Fuhrpark
Verwaltung der gesamten Firmenflotte an einem Ort — jedes Auto, jeder Bus oder Anhänger. Das System behält für du alle Termine im Blick: Prüfung (HU/AU, also TÜV/DEKRA), Haftpflicht- und Kaskoversicherung, Kfz-Steuer sowie den Leasingvertrag. Einige Wochen vor Ablauf erhältst du eine Warnung, damit du kein Termin überrascht. Hier sammeln du Werkstattrechnungen und Reparaturen, Tankbelege, führen ein Fahrtenbuch, und das System berechnet die Gesamtkosten des Fahrzeugbesitzes (TCO) und die AfA. Jedes Fahrzeug kennzeichnest du als geschäftlich oder privat — das entscheidet, wie viel Kosten du von der Steuer absetzt.
Scanner / Belege
Schluss mit dem Abtippen von Belegen. Du fotografierst einen Beleg oder eine Rechnung (für Material, Werkzeug, Kraftstoff), und der Assistent liest Betrag, Datum, Verkäufer und Kategorie von selbst aus. Du prüfst nur, ob er richtig gelesen hat, und bestätigen — das System erstellt daraus sofort eine buchungsfertige Betriebsausgabe. Separat erkennt es Tankbelege und ordnet sie dem Fahrzeug zu. Wenn das Auslesen unsicher ist oder das Foto nicht wie ein Dokument aussieht, erhältst du eine Warnung. Du kannst auch den Rohtext ansehen, den das System auf dem Foto erkannt hat, und Statistiken der gescannten Dokumente verfolgen.
Wartungen
Die Übersicht über alles, was aus deinen Wartungsverträgen demnächst ansteht — und bei wem. Du legst hier nichts von Hand an: sobald ein Vertrag mit Wartungsintervall existiert, erscheinen die Termine von selbst. Das ist der Unterschied zwischen einem Wartungsvertrag, der Geld bringt, und einem, der im Ordner vergessen wird. Überfällige Termine stehen oben und sagen, seit wie vielen Tagen sie hängen. Jede Zeile zeigt den Betrag pro Wartung, du siehst also auf einen Blick, wie viel planbarer Umsatz in den nächsten Monaten liegt.
Rechnungen
Rechnungen für Bauarbeiten erstellen und im Blick behalten. Positionen in verschiedenen Einheiten (Stunden, m², Stück, Pauschale), und für Bauunternehmen das Reverse Charge (§13b). Bei großen Arbeiten rechnest du in Etappen ab: Abschlagsrechnung (Abschlag), Teilabnahme (Teilschluss) und Schlussrechnung (Schluss) mit Verrechnung der geleisteten Anzahlungen — alles gemäß §14 UStG. Die Rechnung schickst du per E-Mail als PDF, auch als E-Rechnung ZUGFeRD (die immer häufiger von Firmen und Ämtern gefordert wird). Wenn du dich irrst, lösch die Rechnung nicht — du machst ein Storno, das eine Korrekturrechnung mit obligatorischem Grund erstellt (eine stornierte Rechnung lässt sich nicht mehr reaktivieren, das verlangt das Gesetz). Eine ähnliche Rechnung klonst du als neue. Nach der Bestätigung erhält die Rechnung eine Nummer und eine Bearbeitungssperre; wenn der Kunde nicht zahlt, schlägt das System eine Mahnung vor.
Sonstige Einnahmen
Nicht jede Einnahme der Firma ist eine Rechnung für eine Arbeit. Hier trag alle anderen Gelder ein, die in die Firma fließen: Erstattung des SOKA-BAU-Beitrags, Zuschüsse, Versicherungsentschädigungen, Zinsen vom Konto oder Einnahmen aus Gerätevermietung. Das ist wichtig, denn diese Beträge sind ebenfalls Einnahmen der Firma und müssen in die Jahresabrechnung (Ergebnisrechnung) einfließen, sonst stimmen die Bücher nicht. Du trägst Betrag, Datum, Kategorie und eine kurze Beschreibung ein, und das System fügt es neben den Rechnungen zu den Einnahmen hinzu. Das System weiß selbst, welche dieser Eingänge umsatzsteuerpflichtig sind und welche nicht — SOKA-BAU-Erstattung, Zuschuss, Entschädigung und Zinsen sind es nicht, also rechnet es sie nicht in die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Bei der Gerätevermietung fragen wir nach, weil es dort vom Vertrag abhängt.
Betriebsausgaben
Alles Geld, das du für die Firma ausgibst — Material, Kraftstoff, Werkzeuge, Versicherungen, Telefon. Jede Ausgabe ordne einer Kategorie zu und kennzeichnen sie als geschäftlich, damit sie die Steuer senkt. Das System trennt Netto und Umsatzsteuer — diese Umsatzsteuer (Vorsteuer) holst du dir vom Finanzamt zurück, sofern du einen ordentlichen Beleg hast. Die Ausgabe trag manuell ein, lesen sie per Belegfoto (OCR) ein oder importieren sie als E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) — dann fließen die Daten von selbst ein, ohne Abtippen. Du kannst auch größere Anschaffungen im Voraus planen und sie als gekauft kennzeichnen oder den Plan stornieren.
Kassenbuch
Das Kassenbuch ist die Evidenz der Firmenbarkasse — jeder Euro, der in die Kasse fließt oder aus ihr herausgeht. Wenn du bar einnimmst oder zahlst, musst du das hier erfassen. Das ist kein normales Notizbuch — das Finanzamt (§146 AO) verlangt die Erfassung am selben Tag, und die Kasse darf nicht unter null fallen. Am Tagesende machst du den Tagesabschluss — danach werden die Einträge dieses Tages nicht mehr geändert. Wenn du dich bei einem Eintrag irrst, lösch ihn nicht — du machst ein Storno, das einen Gegeneintrag mit obligatorischem Grund erstellt. Wenn du nicht mit Bargeld arbeitest, bleibt das Modul leer.
Kontoauszüge
Import der Auszüge von deinem Firmenkonto — statt jede Transaktion manuell abzutippen, lade eine CSV-Datei von der Bank hoch (Revolut, Commerzbank, Sparkasse, Deutsche Bank, N26, Wise, ING, Postbank, Volksbank/Raiffeisen — und wenn deine Bank nicht dabei ist, liest das Programm eine normale CSV-Datei), und der Assistent schlägt für jede Position selbst eine Kategorie vor und ordnet Zahlungen deinen Rechnungen und Ausgaben zu. Das verkürzt die Buchhaltung enorm. Sichere Transaktionen bestätige im Stapel, unsichere prüf manuell. Das System achtet darauf, dass ein erneuter Import dieselben Transaktionen nicht dupliziert, und private Überweisungen kannst du ignorierst.
Mahnungen
Wenn ein Kunde nicht rechtzeitig zahlt, fängt das System das von selbst ab und hilft dir, das Geld zurückzuholen. Es erkennt überfällige Rechnungen und zeigt, wie viele Tage der Kunde im Verzug ist. Die Mahnungen laufen der Reihe nach in vier Eskalationsstufen: freundliche Erinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung und letzte — auf jeder kannst du Verzugszinsen (berechnet auf Basis des aktuellen Basiszinssatzes der Bundesbank) sowie eine Mahngebühr aufschlagen. Jede Mahnung ist ein PDF, das du per E-Mail, per Post oder auf beiden Wegen zugleich versenden; du kannst auch einstellen, dass das System sie automatisch nach einer bestimmten Anzahl von Tagen ab Fälligkeit versendet. Wenn der Kunde zahlt, kennzeichnest du die Rechnung als bezahlt und die Mahnung schließt sich von selbst.
Sicherheitseinbehalte
Bei großen Arbeiten für Firmen (B2B) behält der Kunde oft einen Teil deiner Zahlung als Sicherheitseinbehalt (§17 VOB/B) ein — eine Absicherung für den Fall von Mängeln, in der Regel für die Gewährleistungszeit, sogar bis zu 5 Jahren. Man vergisst so einen Einbehalt leicht und verliert Geld. Dieses Modul behält sie für du im Blick: der Einbehalt entsteht automatisch nach der Zahlung einer B2B-Rechnung mit aktiver Klausel, und das System erinnert du, wann der Kunde ihn zurückgeben sollte. Der Kunde kann über das Portal auch vorschlagen, den Einbehalt gegen eine Bankbürgschaft zu tauschen — du akzeptierst oder lehnst mit einem Klick ab. Wenn du das Geld zurückerhältst, erfasse die Rückzahlung.
Steuerverwaltung
Der zentrale Ort für alle Steuerangelegenheiten der Baufirma. Hier hinterlegst du Freistellungsbescheinigungen von der Bauabzugsteuer (Freistellung §48b — dank ihr zahlt der Kunde dir den vollen Betrag, ohne 15 % einzubehalten), Fahrzeuge mit AfA, Kredite mit Tilgungsplan und Zinsen, Vorauszahlungen zur Einkommen- und Kirchensteuer sowie Umsatzsteuervoranmeldungen. Du gibst monatliche oder vierteljährliche USt-Voranmeldungen ab, und einmal im Jahr erstelle die jährliche Umsatzsteuererklärung — das System berechnet sie, und du lädst die fertige XML-Datei zur Übermittlung an elster.de sowie ein PDF fürs Archiv herunter. Es berücksichtigt die Sondervorauszahlung (1/11, bei Fristverlängerung) und den Export außerhalb der EU. Das System behält die Gültigkeitsdaten der Bescheinigungen und die Termine der Vorauszahlungen im Blick, damit dir nichts verloren geht.
EÜR
Die EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) ist eine vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung, mit der die meisten Ein-Personen-Baufirmen in Deutschland abrechnen. Menschlich gesagt: Einnahmen minus Ausgaben ergibt das Ergebnis, von dem die Steuer berechnet wird. Das System stellt sie automatisch aus deinen Rechnungen (Einnahmen) und Ausgaben zusammen — du musst nichts manuell summieren. Es zählt der Tag, an dem das Geld eingegangen ist — nicht der Tag der Rechnungsstellung. Eine Dezember-Rechnung, die im Januar bezahlt wird, geht ins Ergebnis des neuen Jahres (Zuflussprinzip, §11 EStG). Die Einnahmen teilt es nach Umsatzsteuersatz auf (19 %, 7 %, 0 % beim Reverse Charge), und die Ausgaben nach Kategorie. Die fertige Rechnung kannst du im DATEV-Format exportieren und dem Buchhalter übergeben.
Cashflow
Der Cashflow zeigt, was tatsächlich in die Firma geflossen ist und was abgeflossen ist — nicht aus gestellten Rechnungen, sondern vom Bankkonto und aus der Kasse. Du wählst das Jahr und siehst Monat für Monat: was reinkam, was rausging, welcher Saldo blieb und wie er sich aufsummierte. Klickst du einen Monat an, klappt die Liste der einzelnen Zu- und Abflüsse auf — samt Umbuchungen, Privateinlagen und Erstattungen. Das ist eine Aufnahme des echten Geldstands, keine buchhalterische Näherung. Was erst noch kommt, zeigt dir die Prognose.
Kontrolling
Das Kontrolling ist die Analyse, womit du wirklich verdienst und womit du verlierst. Drei Dinge an einem Ort: die Entwicklung der Firma Monat für Monat (Einnahmen und Ausgaben), die Kundenrentabilität (welcher Kunde Gewinn bringt und welcher nur Arbeit) und der Auftragsvergleich Plan gegen Ist (wie viele Stunden und Kosten du angesetzt hast und wie viel es wirklich wurde). Dadurch weißt du, welchen Kunden du die Preise erhöhen sollten und wo du dich bei den Kalkulationen verrechnen.
Prognose
Die Prognose blickt 3 bis 12 Monate in die Zukunft und warnt vor Liquiditätsproblemen, bevor sie auftreten. Das ist eine Cashflow-Simulation: das System berechnet die erwarteten Zahlungseingänge aus offenen Rechnungen, anstehende Steuervorauszahlungen und Kreditraten, und wenn sich herausstellt, dass der Saldo unter null fallen könnte — schlägt es von selbst Alarm. Separat plan den Jahresgewinn: du setzt ein Ziel und sehen, ob die Firma in die richtige Richtung steuert. Das gibt dir Zeit zu reagieren, bevor das Geld ausgeht.
Betriebsprüfung
Wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung ankündigt, rettet dir dieses Modul den Kopf — du hast an einem Ort alle Dokumente und Exporte, die der Betriebsprüfer verlangt. Statt panisch nach Papieren zu suchen, lade fertige Dateien herunter: GDPdU-Export (Daten für das Prüferprogramm IDEA), DATEV-Export für den Buchhalter, Beschreibung der Buchhaltungsprozesse (Verfahrensdokumentation) auf Deutsch und in deinen Worten, Protokoll aller Änderungen im System sowie eine Aufstellung der Arbeitsstunden (MiLoG) für die Zollkontrolle. Dazu eine Checkliste, was vorzubereiten ist, und ein separater Zugang für den Prüfer. Alles gemäß der Anforderung der elektronischen Archivierung (GoBD, §147 AO).
Steuer-Wächter
Der Steuer-Wächter ist dein automatischer Risikosensor. Einmal pro Woche prüft er deine Rechnungen und Daten und untersucht 5 typische Steuerrisiken, die mit einer Strafe vom Finanzamt enden können — zum Beispiel Fehler beim Reverse Charge oder das Überschreiten von Grenzwerten. Wenn etwas gefährlich auszusehen beginnt, erhältst du eine Frühwarnung, bevor das Finanzamt es bemerkt. Das ist nicht dasselbe wie der Spar-Check (der sucht nach Einsparungen) — der Wächter passt auf, dass du nicht in Schwierigkeiten gerätst.
Buchhalter-Portal
Das Portal für dein Buchhaltungsbüro oder deinen Steuerberater. Statt dem Buchhalter Dateien per E-Mail zu schicken, gibst du ihm einen sicheren Zugang — er sieht Rechnungen, Ausgaben, EÜR, Archiv und Fahrzeuge. Standardmäßig nur zum Ansehen, aber wenn du willst, kannst du ihm zusätzlich erlauben, Ausgaben nachzutragen oder Rechnungen zu korrigieren. Er meldet sich mit eigener E-Mail und einem Passwort an, das du ihm vergibst, und du entscheidest, ab welchem Jahr die Daten für ihn sichtbar sind. Alles, was der Buchhalter ansieht, wird im Audit-Journal festgehalten, sodass du die volle Kontrolle hast.
Private Einlagen und Entnahmen
Was du im Lauf des Jahres aus der Firma für dich genommen und was du aus eigener Tasche hineingelegt hast. Klingt nach Buchhalterkram, ist aber der Punkt, an dem das Finanzamt bei Einzelunternehmern besonders genau hinsieht: aus Einlagen und Entnahmen ergibt sich, ob deine Zinsen für den Betriebskredit voll abziehbar sind (§ 4 Abs. 4a EStG). Wer viel entnimmt und wenig einlegt, verliert einen Teil des Zinsabzugs — nicht aus Bosheit, sondern weil das Gesetz es so vorsieht. Derselbe Nachweis steht auch unten in der Jahresrechnung; dieser Bildschirm ist die Abkürzung dorthin, unter dem Namen, unter dem das Amt danach fragt.
Archiv
Digitales Archiv aller Firmendokumente, konform mit den deutschen Aufbewahrungsvorschriften (GoBD) — Dokumente bewahre so lange auf, wie es das Gesetz verlangt. Rechnungen, Verträge, Steuerbescheide, Belege, Bescheinigungen und Korrespondenz ordne nach Quartalen (Q1–Q4), damit du den Überblick behältst. Ein einmal archiviertes Dokument lässt sich nicht mehr ändern (GoBD-Sperre) — das ist dein Schutz bei einer Prüfung. Die Suche durchsucht alles, auch den aus Scans ausgelesenen Text (OCR), sodass du jedes Papier in wenigen Sekunden findest.
Firmenkonfiguration
Alle Daten und Dokumente deiner Firma an einem Ort — das ist das Fundament, das das gesamte System nutzt. Du trägst Adresse, Steuernummer, USt-ID, Freistellung §48b und Bankverbindung ein, und diese Daten fließen automatisch auf Rechnungen, Angebote und Mahnungen. Hier hinterlegst du auch die offiziellen Firmendokumente: die Gewerbeanmeldung, die eigene Freistellungsbescheinigung und andere — das System überwacht ihre Gültigkeit. Ein separater Reiter ist die Firmenhistorie, also die Chronologie der wichtigsten Änderungen.
AGB
Die AGB sind deine Leistungsbedingungen — die Regeln, nach denen du mit Kunden arbeitest. Das System führt sie in Versionen: die aktive Version fließt automatisch in jeden Vertrag und ins Kundenportal, und der Kunde akzeptiert sie bei der Registrierung (so verlangt es das Gesetz, §305 BGB). Wenn du die Bedingungen änderst, entsteht eine neue Version, und die alten bleiben in der Historie — es ist immer klar, welche Version der jeweilige Kunde akzeptiert hat. Du musst nichts manuell versenden oder verfolgen, wer was unterschrieben hat.
Einstellungen
Die Einstellungen sind der Ort, an dem du das System auf sich und deine Firma abstimmen. Du konfigurierst das Benutzerprofil und das Passwort, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für die Sicherheit, die Sprache der Oberfläche, Sätze, die Rechnungsnummerierung, die Fußzeile und das Logo auf den Dokumenten, die Bankkonten für den Import der Auszüge, die Uhrzeit und die Art der Benachrichtigungen sowie Integrationen. Du hast auch ein Aktivitätsjournal (wer wann was getan hat) und eine Rechnungsvorschau. Von hier aus aktiviere den automatischen täglichen Export aller Daten (Export Pro) — das System packt einmal täglich die Datenbank und die Dokumente in ein ZIP und schickt den Link per E-Mail, damit du immer eine in der EU aufbewahrte Sicherungskopie hast.
Startklar-Check
Die Liste dessen, was eingerichtet sein muss, bevor du mit dem Programm ernsthaft arbeitest — mit einer Prozentzahl, wie weit du bist. Der Check unterscheidet drei Stufen: blockierend, offen und optional. Blockierend heißt, dass etwas fehlt, ohne das eine Rechnung nicht rechtssicher wäre — zum Beispiel Steuernummer oder Rechnungsnummernkreis. Offen sind Dinge, die du bald brauchst, aber die dich heute nicht aufhalten. Der Punkt ist: du sollst nicht mit einer halb eingerichteten Firma die erste Rechnung schreiben und es erst merken, wenn der Kunde sie zurückschickt.
Datenexport
Jede Nacht wird automatisch eine vollständige Kopie deiner Firmendaten erstellt, die du herunterladen kannst. Warum das wichtig ist: deine Daten gehören dir, und niemand sollte in der Lage sein, dich von ihnen abzuschneiden — auch wir nicht. Das Archiv enthält die Belege und Dokumente mit, nicht nur die Tabellen. Wenn dein Steuerberater etwas braucht, wenn du das Programm wechseln willst oder wenn das Finanzamt eine Prüfung ankündigt, hast du alles griffbereit. Der Bildschirm zeigt auch, ob die letzte automatische Sicherung durchgelaufen ist — wenn nicht, wirst du gewarnt und musst nicht darauf vertrauen, dass es schon passen wird.
Modul Benutzer
Jeder arbeitet mit seinem eigenen Konto und kommt nur an das, was er für seine Arbeit braucht. Solange du allein arbeitest, reicht ein Konto. Sobald eine Bürokraft, das Steuerbüro und drei Leute auf der Baustelle dazukommen, stellt sich die Frage: Wer soll Umsätze und Löhne sehen und wem reicht es, Stunden einzutragen und einen Beleg hochzuladen. Du legst jedem ein eigenes Konto an und wählst aus der Liste, wer die Person im Betrieb ist. Den Rest stellt das Programm selbst ein — du gehst keine Einstellungen Punkt für Punkt durch. Bei jeder Auswahl siehst du sofort, was diese Person sieht und was nicht. Du legst so viele Konten an, wie du brauchst. Der Preis ändert sich nicht.
Lager
Lagerwirtschaft auf Basis deines Materialkatalogs. Du buchst Zugänge (was vom Großhandel kam) und Abgänge (was auf die Baustelle ging), und das System zeigt die Bestände laufend an und warnt, wenn das Material zur Neige geht. Wenn du Material für einen konkreten Auftrag ausgibst, fließt sein Wert als reale Kosten in die Rentabilität dieses Auftrags (Kontrolling) — ohne Doppelzählung in der Steuer. Am Jahresende machst du eine Inventur (Bestandsaufnahme). Das ist ein Zusatzmodul — du aktivierst es, wenn du das Material im Bestand im Griff haben willst.
Mitarbeiter
Verwaltung der Mitarbeiter der Baufirma — persönliche Daten, Beschäftigungsbedingungen, Arbeitszeit und Lohnabrechnungen. Das Wichtigste ist die Sofortmeldung — die sofortige Anmeldung des Mitarbeiters zur Sozialversicherung (§28a SGB IV), die im Baugewerbe VOR dem ersten Arbeitstag abzugeben ist. Wenn du das nicht rechtzeitig tun, drohen hohe Strafen. Das System erinnert an diese Pflicht, überwacht den Mindestlohn Bau und berechnet die Löhne (Brutto, Netto, Versicherung, Steuer).
Subunternehmer
Die Datenbank deiner Subunternehmer samt Dokumenten, Zertifikaten und steuerlichen Kontrollpunkten. Das Wichtigste: das System überwacht die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung von der Bauabzugsteuer (§48b). Warum ist das wichtig? Weil das Gesetz dir, wenn der Subunternehmer keine gültige Freistellung hat, vorschreibt, 15 % seiner Rechnung einzubehalten und ans Finanzamt abzuführen (Bauabzugsteuer) — das System bereitet eine solche Berechnung vor. Dazu helfen Bewertungen und die Historie der Zusammenarbeit dabei, bewährte Leute auszuwählen, und Warnungen erinnern an ablaufende Dokumente.
Kundenportal
Das Kundenportal ist die Seite, auf der sich dein Kunde anmeldet und laufend sieht, was mit seinem Auftrag passiert — ohne Anrufe und E-Mails mit der Frage „und wie läuft's?". Der Kunde unterschreibt im Portal die Arbeitsstunden (bestätigt, dass das Team da war), sieht Baustellenfotos, das Bautagebuch, Abrechnungen, Angebote und Verträge, akzeptiert die AGB, meldet Mängel, schreibt Nachrichten und vereinbart Termine. Am Ende der Arbeit bestätigt er das Abnahmeprotokoll (Abnahme) — ab diesem Moment läuft die Gewährleistungszeit. Er sieht auch seine Sicherheitseinbehalte. Du hast Ruhe, und der Kunde ein Gefühl von Kontrolle und professioneller Betreuung.
Spar-Check
Spar-Check — prüft deinen Betrieb gegen 21 Regeln, zugeschnitten auf das Bauhandwerk in Deutschland. Du füllst einmal dein Profil aus (Familienstand, Rechtsform, Branche, Familie, Mitarbeiter, Steuerdaten), und das System stellt nur Fragen zu den Regeln, die dich betreffen könnten. Bevor du für irgendetwas zahlst, sieh eine Zusammenfassung: wie viele Regeln passen, wie hoch das Einsparpotenzial ist und was der vollständige Bericht kostet (15 € je aktive Regel). Der Bericht beschreibt alles menschlich, mit Rechtsgrundlage und Fragen an den Buchhalter — du nimmst ihn zum Steuerberater als fertige Liste mit.
GPS-Tracker
Der GPS-Tracker ist ein Premium-Modul, das dein Fahrtenbuch von selbst führt. Du steckst ein kleines Gerät ins Auto (Plug-and-play), und es zeigt live den Standort des Fahrzeugs und speichert automatisch jede Fahrt — die Kilometer nimmt es direkt vom Kilometerzähler des Autos, sodass sie auf den Kilometer genau sind. Der Assistent erkennt selbst, ob eine Fahrt geschäftlich oder privat war (anhand der Kundenadressen und Uhrzeiten), und du kannst jede Fahrt manuell umklassifizieren oder die Adresse korrigieren. Er erkennt auch Arbeitsstopps (Pausen auf der Baustelle). Alles ist manipulationssicher und hat eine vollständige Prüfspur für das Finanzamt (§146 AO). Im Cockpit sieh den Kilometerstand, Fehlercodes (DTC) und Fahrzeugereignisse. Schluss mit dem manuellen Eintragen von Strecken.
Benachrichtigungen über ntfy
BauFin!app nutzt ntfy — ein offenes Benachrichtigungssystem ohne Telefonnummer und ohne Meta-Konto. Statt WhatsApp-Gruppen erhältst du einen separaten Kanal mit Warnungen zu Rechnungen, Zahlungen und Terminen. Du installierst die ntfy-App, scannen den QR-Code und wählen, welche Benachrichtigungen du erhalten möchtest.
Warum kein WhatsApp? Mehr erfahren →EULE — jemand muss deine Zahlungstermine im Blick behalten!
EULE — jemand muss deine Zahlungstermine im Blick behalten!
EULE ist ein Bonusmodul zur Verwaltung der monatlichen Fixkosten — Miete, Leasing, Versicherung, Telefon, Internet usw. Ein Kalenderblatt mit 31 Tagen zeigt auf einen Blick, wann welche Zahlung fällig ist. Automatische ntfy-Erinnerungen helfen, die Termine im Blick zu behalten. Warum EULE? …weil eine verspätete Rate mehr schmerzt als ein Wecker.
