Leitfaden: Firma in Deutschland führen

• ●Einzelunternehmen — die häufigste Wahl. Kein Mindestkapital, einfache Anmeldung (nur Gewerbeanmeldung), Abrechnung per EÜR (Einnahmenüberschussrechnung). Steuern: Einkommensteuer + Gewerbesteuer. Volle persönliche Haftung mit Privatvermögen.

• ●GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) — für 2+ Personen, die gemeinsam ein Handwerk betreiben. Kein Mindestkapital, volle persönliche Haftung aller Gesellschafter. Einfache Form, kein Notar, ebenfalls EÜR.

Was du brauchst:

• ●Personalausweis oder Reisepass (EU-Bürger: keine zusätzlichen Genehmigungen)
• ●Formular Gewerbeanmeldung (GewA 1)
• ●Eintragung in die Handwerksrolle (falls dein Handwerk meisterpflichtig ist — siehe unten)
• ●Gebühr: 20-60€ je nach Gemeinde

Nach der Anmeldung informiert das Gewerbeamt automatisch:

• ●Finanzamt — du erhältst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
• ●IHK oder Handwerkskammer
• ●Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung)
• ●Statistisches Landesamt

• ●Anlage A — zulassungspflichtige Handwerke (53 Berufe, Meisterpflicht). Baubeispiele: Maurer und Betonbauer (Nr. 1), Zimmerer (Nr. 3), Dachdecker (Nr. 4), Maler und Lackierer (Nr. 10), Installateur und Heizungsbauer (Nr. 24), Elektrotechniker (Nr. 25), Fliesen-, Platten- und Mosaikleger (Nr. 42).

• ●Anlage B1 — zulassungsfreie Handwerke (kein Meister erforderlich). Beispiele: Bodenleger, Asphaltierer, Fuger.

• ●Anlage B2 — handwerksähnliche Gewerbe. Kein Meister erforderlich.

• ●Steuernummer — vom lokalen Finanzamt vergeben. Format: XXX/XXX/XXXXX. Pflichtangabe auf Rechnungen (§14 UStG), in Steuererklärungen, im Schriftverkehr mit dem Amt.

• ●USt-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) — Format: DE123456789. Benötigt für innergemeinschaftliche Geschäfte (mit Firmen aus anderen EU-Ländern). Nicht zwingend bei reinem Inlandsgeschäft, aber empfehlenswert.

• ●Identifikationsnummer (IdNr) — persönliche 11-stellige Steuernummer, die jeder in Deutschland gemeldeten Person zugewiesen wird. Nicht mit der Steuernummer verwechseln.

Im Fragebogen fragt das Finanzamt u.a. nach:

• ●Voraussichtlichem Umsatz und Gewinn im ersten Jahr
• ●Ob du die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) nutzen möchten
• ●Bankverbindung
• ●Besteuerungsform

Geschäftskonto:

• ●Einzelunternehmer — gesetzlich kein separates Geschäftskonto vorgeschrieben, ABER dringend empfohlen. Vermischung privater und geschäftlicher Finanzen ist bei einer Betriebsprüfung ein Albtraum.
• ●GmbH/UG — eigenes Geschäftskonto ist PFLICHT.
• ●Kosten: 0-15€/Monat (viele Banken bieten kostenlose Geschäftskonten an).

Pflichtversicherungen:

• ●Krankenversicherung — PFLICHT für jeden in Deutschland. Selbstständige: privat (PKV) oder freiwillig gesetzlich (GKV). Kosten: 200-800€/Monat je nach Einkommen und Variante.
• ●Berufsgenossenschaft (BG Bau) — gesetzliche Unfallversicherung, PFLICHT für Baubetriebe. Anmeldung innerhalb einer Woche nach Betriebsbeginn.
• ●Betriebshaftpflicht (Betriebliche Haftpflichtversicherung) — gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis UNVERZICHTBAR. Ohne sie kommst du auf die meisten Baustellen nicht. Schützt vor Schadensersatzansprüchen.

Zusätzlich (empfohlen):

• ●Rentenversicherung — für Handwerker der Anlage A in den ersten 18 Jahren Pflicht (§2 Nr. 8 SGB VI)
• ●Rechtsschutzversicherung
• ●Berufsunfähigkeitsversicherung

• ●EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) — vereinfachte Methode: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn. Für: Einzelunternehmer, GbR, Freiberufler mit Umsatz bis 600.000€ ODER Gewinn bis 60.000€ jährlich. Die meisten Handwerker nutzen die EÜR.

• ●Doppelte Buchführung (Bilanz) — vollständige Buchführung mit Bilanz. Pflicht für: GmbH, UG, im Handelsregister eingetragene Unternehmen sowie Betriebe, die die EÜR-Grenzen überschreiten.

• ●Unveränderbarkeit — einmal gespeicherte Dokumente dürfen nicht ohne Protokollierung geändert oder gelöscht werden. Jede Änderung muss protokolliert werden (wer, wann, was).

• ●Lückenlose Nummerierung — Rechnungen, Dokumente, Buchungen müssen fortlaufend nummeriert sein. Lücken = rote Flagge für den Prüfer.

• ●Aufbewahrungsfristen — Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre (§14b UStG, §147 AO). Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare: 10 Jahre. Handelsbriefe und sonstige Korrespondenz: 6 Jahre.

• ●Lesbarkeit — Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.

• ●Verfahrensdokumentation — du musst beschreiben, WIE du deine Buchführung führen.

Anwendung (§13b Abs. 2 Nr. 4 i.V.m. Abs. 5 UStG):

• ●Leistung = Bauleistung (Werklieferung/sonstige Leistung am Bauwerk)
• ●Empfänger = bauleistender Unternehmer (≥10% Weltumsatz aus Bauleistungen)

Pflichtangaben auf der §13b-Rechnung:

• ●Alle 8 Pflichtangaben aus §14 UStG
• ●Beträge NETTO (ohne USt)
• ●Formel: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (BMF-Schreiben 27.01.2023)
• ●USt-IdNr. des Empfängers

NICHT auf der §13b-Rechnung:

• ●Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag

• ●ZUGFeRD — Hybrid: PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei (EN 16931). Der Empfänger sieht ein normales PDF, das Buchhaltungssystem liest die XML-Daten automatisch.

• ●XRechnung — reines XML, Standard EN 16931. Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) über 1.000€.

Typische Betriebsausgaben:

• ●Baumaterial, Werkzeuge
• ●Kraftstoff, Fahrzeugkosten
• ●Telefon, Internet (betrieblicher Anteil)
• ●Betriebliche Versicherungen
• ●Miete für Büro/Werkstatt
• ●Arbeitskleidung
• ●Fortbildungen

§4 Abs. 5 EStG begrenzt bestimmte Abzüge:

• ●Bewirtungskosten — max. 70% abzugsfähig
• ●Geschenke — max. 50€ pro Person jährlich

Anforderungen:

• ●Jede Barbewegung erfassen: Datum, Betrag, Beschreibung, Saldo
• ●Der Kassenbestand darf NIEMALS negativ sein
• ●Einträge müssen chronologisch und lückenlos sein
• ●GoBD: Unveränderbarkeit — einmal erfasste Buchungen dürfen nicht gelöscht werden

• ●Entfernungspauschale — ab 2026 0,38 € je vollem Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG). Du gilt für den einfachen Weg; der Höchstbetrag beträgt grundsätzlich 4.500 € jährlich, mit Ausnahmen u.a. bei Nutzung eines eigenen oder überlassenen Pkw.

• ●Fahrtenbuch — jede Fahrt dokumentieren: Datum, Start, Ziel, Zweck, km-Stand Anfang/Ende. Das bereitet die Prüfung des betrieblichen Nutzungsanteils und der Fahrzeugkosten vor.

• ●Auswärtstätigkeit/Dienstreise — wenn keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt und die Fahrt steuerlich als Auswärtstätigkeit einzuordnen ist, können bei privatem Pkw 0,30 €/km je gefahrenem Kilometer oder tatsächliche Fahrzeugkosten relevant sein. Inländische Verpflegungspauschalen richten sich nach Abwesenheitsdauer (14 €/28 €).

Richtig korrigieren:

• ●Stornorechnung — hebt die Rechnung mit negativen Beträgen vollständig auf, danach neue Rechnung.
• ●Rechnungskorrektur — berichtigt einzelne Positionen unter Bezug auf Nummer und Datum des Originals.

Ansprüche im B2B-Verzug:

• ●Verzugszinsen: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte. Der Basiszinssatz ändert sich halbjährlich — seit 1. Juli 2026: 1,52 %.
• ●Verzugspauschale von 40 € — unabhängig von der Rechnungshöhe und ohne Nachweis.

• ●Winter (Januar-März, Dezember) — 38h/Woche. Montag-Donnerstag je 8h, Freitag 6h.
• ●Sommer (April-November) — 41h/Woche. Montag-Donnerstag je 8,5h, Freitag 7h.

Feste Daten:

• ●1. Januar — Neujahr
• ●1. Mai — Tag der Arbeit
• ●3. Oktober — Tag der Deutschen Einheit
• ●25. Dezember — 1. Weihnachtstag
• ●26. Dezember — 2. Weihnachtstag

Bewegliche (abhängig von Ostern):

• ●Karfreitag — 2 Tage vor Ostern
• ●Ostermontag — 1 Tag nach Ostern
• ●Christi Himmelfahrt — 39 Tage nach Ostern
• ●Pfingstmontag — 50 Tage nach Ostern

• ●Gesetzlicher Mindestlohn — 13,90€/Stunde brutto (Stand 2026). Gilt für ALLE Arbeitnehmer in Deutschland, ausnahmslos.

• ●Branchenmindestlohn Bau — HÖHER als der gesetzliche. Wird im Tarifvertrag festgelegt und vom BMAS allgemeinverbindlich erklärt. Gilt für ALLE Baubetriebe in Deutschland — auch nicht tarifgebundene.

Leistungen der SOKA-BAU:

• ●Urlaubskasse — Urlaubsvergütung. Bauarbeiter haben 30 Urlaubstage. Beiträge zahlt der Arbeitgeber, SOKA-BAU zahlt das Urlaubsentgelt aus.
• ●Zusatzversorgung — zusätzliche Altersvorsorge für Bauarbeiter.
• ●Berufsbildung — berufliche Aus- und Weiterbildung.

Pflichtabzüge vom Bruttolohn:

• ●Lohnsteuer — Einkommensteuer-Vorauszahlung (Höhe abhängig von der Steuerklasse)
• ●Solidaritätszuschlag — 5,5% der Lohnsteuer (nur bei höheren Einkommen)
• ●Kirchensteuer — 8-9% der Lohnsteuer (wenn der Arbeitnehmer Kirchenmitglied ist)
• ●Krankenversicherung — ~7,3% + Zusatzbeitrag (je hälftig AG/AN)
• ●Rentenversicherung — 9,3% (je hälftig)
• ●Arbeitslosenversicherung — 1,3% (je hälftig)
• ●Pflegeversicherung — ~1,7% (je hälftig, höher für Kinderlose)

Wann du sie brauchst:

• ●du beauftragst einen Subunternehmer mit Bauleistungen
• ●Hat der Subunternehmer KEINE Freistellungsbescheinigung — MÜSSEN du 15% seiner Rechnung einbehalten und ans Finanzamt abführen
• ●Hat er eine gültige Bescheinigung — zahlst du den vollen Betrag

So funktioniert es:

• ●Der Subunternehmer beantragt die Bescheinigung bei seinem Finanzamt
• ●Das Finanzamt stellt sie mit Gültigkeitsdatum aus (i.d.R. 1-3 Jahre)
• ●du kannst die Echtheit beim BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) prüfen

Wann einbehalten:

• ●Der Subunternehmer hat keine Freistellungsbescheinigung
• ●ODER die Bescheinigung ist abgelaufen

Was tun mit den einbehaltenen 15%:

• ●Anmeldung über den Steuerabzug bei Bauleistungen beim Finanzamt einreichen (bis zum 10. des Folgemonats)
• ●Den einbehaltenen Betrag an das Finanzamt überweisen

• ●Die Rechnung ist NETTO (ohne USt)
• ●Auf der Rechnung steht „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”
• ●DU als Empfänger musst die USt in deiner UStVA erklären
• ●Gleichzeitig hast du Vorsteuerabzugsrecht — Nettoeffekt = null

• ●Schriftlicher Vertrag (Werkvertrag oder Subunternehmervertrag) — Leistungsumfang, Termin, Vergütung, Zahlungsbedingungen
• ●Kopie der Gewerbeanmeldung des Subunternehmers
• ●Kopie der Freistellungsbescheinigung §48b EStG (aktuell!)
• ●Kopie der Betriebshaftpflichtversicherung
• ●A1-Bescheinigung (falls Subunternehmer aus einem anderen EU-Land)
• ●USt 1 TG (bei §13b-Rechnungen)

Ohne diese Dokumente riskierst du:

• ●Haftung für Sozialversicherungsbeiträge des Subunternehmers (Nachunternehmerhaftung)
• ●Bußgelder wegen Schwarzarbeit
• ●Haftung für die Bauabzugsteuer

Kriterien:

• ●Weisungsgebundenheit bei Zeit, Ort und Art der Tätigkeit
• ●Eingliederung in die Organisation des Auftraggebers, Arbeit mit dessen Mitteln
• ●Fehlendes unternehmerisches Risiko

Steuertarif 2026 (§32a EStG):

• ●Bis 11.784€ — 0% (Grundfreibetrag)
• ●11.785€ - 17.005€ — 14-24% (progressiv)
• ●17.006€ - 66.760€ — 24-42%
• ●66.761€ - 277.825€ — 42%
• ●Ab 277.826€ — 45% (Reichensteuer)

Erklärungen:

• ●UStVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) — monatliche oder vierteljährliche Voranmeldung. Frist: 10. des Folgemonats. Verlängerung um einen Monat möglich (Dauerfristverlängerung).
• ●USt-Jahreserklärung — jährliche Umsatzsteuererklärung. Frist wie Einkommensteuer.

Monatlich oder vierteljährlich:

• ●Erstes Geschäftsjahr — IMMER monatlich
• ●USt-Zahllast > 7.500€/Jahr — monatlich
• ●USt-Zahllast 1.000-7.500€ — vierteljährlich
• ●USt-Zahllast < 1.000€ — Befreiung von UStVA möglich (nur Jahreserklärung)

Voraussetzungen (§19 UStG):

• ●Umsatz im VORJAHR ≤ 25.000€
• ●Umsatz im LAUFENDEN Jahr ≤ 100.000€ (voraussichtlich)

Wenn beide Bedingungen erfüllt — kannst du auf die USt-Erhebung verzichten. Folgen:

• ●Keine USt auf deinen Rechnungen
• ●Keine UStVA (Voranmeldungen)
• ●ABER: kein Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen

Berechnung:

• ●Grundlage: Gewinn aus dem Gewerbebetrieb
• ●Freibetrag: 24.500€ — für Einzelunternehmer und GbR. verdienst du weniger, zahlst du keine Gewerbesteuer.
• ●Steuermessbetrag: 3,5% vom übersteigenden Betrag
• ●Hebesatz: kommunaler Multiplikator (z.B. Hamburg: 470%, Berlin: 410%). Jede Gemeinde hat einen anderen.

Kirchensteuer:

• ●Zahlen Mitglieder der katholischen oder evangelischen Kirche in Deutschland
• ●Satz: 8% (Bayern, Baden-Württemberg) oder 9% (übrige Länder) der Einkommensteuer
• ●Kirchenaustritt ist möglich — dann entfällt die Steuer
• ●Für viele ausländische Handwerker: Wenn du in Deutschland keiner Kirche beigetreten sind — zahlst du nicht

Solidaritätszuschlag:

• ●5,5% der Einkommensteuer
• ●Seit 2021: nur bei höheren Einkommen. Die meisten Einzelunternehmer mit typischem Handwerkereinkommen zahlen KEINEN Soli.
• ●Freigrenze: Einkommensteuer > 18.130€ (Alleinstehende) / 36.260€ (Verheiratete) — darunter: 0%.

• ●Bei MONATLICHER Abgabe ist eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Vorjahres-Umsatzsteuer fällig. Du wird später mit der Jahreserklärung verrechnet.
• ●Bei QUARTALSWEISER Abgabe entfällt die Sondervorauszahlung.
• ●Antrag elektronisch über ELSTER.

• ●GWG (§6 Abs. 2 EStG) — Sofortabschreibung beweglicher Wirtschaftsgüter bis 800€ netto
• ●IAB (§7g EStG) — 50% der geplanten Anschaffungskosten vor dem Kauf abziehen (Gewinn ≤ 200.000€)
• ●AfA (§7 EStG) — lineare oder degressive Abschreibung gemäß amtlichen BMF-Tabellen

• ●Homeoffice-Pauschale: 6€/Tag, max. 1.260€/Jahr
• ●Telefon/Internet: 20% der Rechnung, max. 20€/Monat (vereinfachte Methode)

So bereitest du dich vor:

• ●Buchführung laufend führen — nicht auf den letzten Drücker
• ●ALLE Belege archivieren — Rechnungen, Quittungen, Verträge, Schriftverkehr
• ●Lückenlose Rechnungsnummerierung beachten
• ●Kassenbuch immer aktuell, Bestand nie negativ
• ●Verfahrensdokumentation bereithalten (siehe unten)
• ●Subunternehmer-Unterlagen vollständig (Freistellungsbescheinigung, A1, Verträge)

• ●Vollständigkeit der Einnahmen — sind alle Rechnungen erfasst, stimmen Kontobewegungen mit Rechnungen überein
• ●Betriebsausgaben — belegt, betrieblich veranlasst, nicht privat
• ●Kassenbuch — Vollständigkeit, Bestand, Übereinstimmung mit Ein-/Auszahlungen
• ●Rechnungsnummerierung — fortlaufend, lückenlos
• ●Umsatzsteuer — korrekte Berechnung und Abführung, korrekte Anwendung Reverse Charge
• ●Subunternehmer — Freistellungsbescheinigung, Bauabzugsteuer, A1
• ●Fahrtenbuch — falls Fahrzeugkosten geltend gemacht
• ●GoBD — Unveränderbarkeit, Änderungsprotokoll, Archivierung

Inhalt:

• ●Beschreibung des Buchführungssystems (welche Software, welche Module)
• ●Abläufe: Wie werden Rechnungen erstellt, Belege archiviert, USt abgerechnet
• ●Berechtigungen: Wer hat Zugang zu den Daten, wer darf ändern
• ●Datensicherung: Wie und wo werden Daten gesichert
• ●IT-Sicherheit: Beschreibung der Schutzmaßnahmen

Drei Zugriffsstufen (Z1/Z2/Z3):

• ●Z1 (unmittelbarer Zugriff) — der Prüfer sieht Daten in deinem System
• ●Z2 (mittelbarer Zugriff) — der Prüfer beauftragt du, Auswertungen zu erstellen
• ●Z3 (Datenträgerüberlassung) — der Prüfer fordert Daten auf einem Datenträger in bestimmtem Format

Was exportiert werden muss:

• ●Alle Rechnungen (ausgestellt und erhalten)
• ●Buchungen (EÜR)
• ●Kassenbuch
• ●Kunden- und Subunternehmerdaten
• ●Änderungsprotokoll (Audit Trail)